Wie sprichst du Lehrende in E-Mails richtig an?
Siezen oder duzen: Anrede und Gruß an der Hochschule
Hochschulen geben in ihren Leitfäden unterschiedliche Hinweise zur Anrede von Lehrenden, und eine formelle erste E-Mail gilt dabei als sicherer Start. Die Hinweise von Universität Vechta, KIT und Hochschule Niederrhein unterscheiden sich in Details, die auch die Schreibweise von Anredepronomen betreffen.
Sie und du richtig schreiben
Wer in einer E-Mail siezt, schreibt Sie, Ihr und Ihnen immer groß. Laut Gesellschaft für deutsche Sprache werden diese Anredepronomen durchgehend großgeschrieben, und zwar mitten im Satz, am Satzanfang und auch in Fragebögen oder kurzen Rückfragen an eine Lehrperson. Diese Schreibweise betrifft ausschließlich die Groß- oder Kleinschreibung und sagt nichts darüber aus, ob Siezen im jeweiligen Kontext überhaupt die passende Anredeform ist. Diese Unterscheidung bleibt wichtig, denn die Wahl zwischen Siezen und Duzen hängt von anderen Faktoren ab als von der reinen Rechtschreibung. Die Großschreibung von Sie in der Anrede gilt dabei unabhängig davon, ob eine E-Mail an Lehrende oder an eine andere Hochschulstelle gerichtet ist.
Beim Duzen liegt der Fall anders: Die Gesellschaft für deutsche Sprache erklärt, dass die vertraute Anrede mit du seit der Rechtschreibreform in Briefen nicht länger zwingend großgeschrieben werden muss. In Briefen und briefähnlichen Texten wie E-Mail und SMS bleibt eine Großschreibung aber weiterhin erlaubt, ohne dass daraus eine Pflicht entsteht; wer unsicher ist, kann sich also für beide Varianten entscheiden. Die Hochschule Niederrhein schreibt in ihrem eigenen Leitfaden Anredepronomen groß und legt damit für die eigene Kommunikation eine Schreibweise fest, auch wenn die allgemeine Regel der Gesellschaft für deutsche Sprache mehr Spielraum lässt. Beim Schreiben mit du bleibt die Entscheidung zwischen Klein- und Großschreibung offen, außer wenn ein Hochschulleitfaden ausdrücklich eine Variante vorgibt. Dieselben Regeln für Sie, Ihr und Ihnen gelten beim Verfassen einer E-Mail-Bewerbung ebenso wie im Schriftverkehr mit Lehrenden an der Hochschule.
Anrede an Lehrende im Hochschulvergleich
Die Hinweise verschiedener Hochschulen zur Anrede an Lehrende unterscheiden sich in Details, auch wenn formelle Formulierungen in allen drei genannten Hinweisen eine Rolle spielen. Die folgende Tabelle stellt drei Hochschulen mit ihren jeweiligen Angaben gegenüber.
| Hochschule | Anrede | Hinweis |
|---|---|---|
| Universität Vechta | Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr mit Familiennamen | Liebe Frau oder Lieber Herr ist möglich, wenn man die Lehrkraft näher kennt oder sie selbst so anredet |
| KIT Germanistik | Sehr geehrter Herr Professor Mustermann | Auf Lieber Herr wird verzichtet, Hallo und Hi werden vermieden |
| Hochschule Niederrhein | Formelle Anrede bei der ersten E-Mail | Nur der höchste Titel wird genannt |
Aus diesen drei Hinweisen lässt sich ableiten, dass eine formelle Anrede der sichere Start in die Kommunikation mit einer Lehrperson ist, während sich Abweichungen davon erst an der Antwort der Lehrperson zeigen. Die Universität Vechta ergänzt dazu, dass Titel im akademischen Alltag als irrelevant gelten und dort nur Professor und Doktor gebraucht werden, während das KIT ausdrücklich den ausgeschriebenen höchsten Titel in der Anrede verlangt. Diese beiden Hinweise zeigen, dass Lieber Herr an der einen Hochschule unter Bedingungen akzeptiert wird, an einer anderen Hochschule aber ausdrücklich vermieden werden soll. Daraus folgt nicht, dass jede Hochschule dieselbe Erwartung an die Anrede stellt, und wer unsicher ist, kann die Hinweise des eigenen Fachbereichs prüfen. Diese Unterschiede zwischen Hochschulen lassen sich sinngemäß auch auf eine E-Mail an das Prüfungsamt übertragen, da eine formelle Anrede auch dort als Ausgangspunkt gelten kann.
Grußformel und Ton am Ende der E-Mail
Die Grußformel am Ende der E-Mail muss zur Anrede passen. Die Hochschule Niederrhein nennt dafür Mit freundlichen Grüßen, Viele Grüße und Beste Grüße als passende Formulierungen und rät von MfG, Lieben Grüßen und Herzlichen Grüßen ab. Zugleich empfiehlt sie, sich an der Grußformel der Gegenseite zu orientieren, wenn eine Lehrperson bereits geantwortet hat. Diese Orientierung an der Antwort der Lehrperson betrifft die Formulierung am Ende der Nachricht und lässt offen, wie streng einzelne Lehrstühle davon abweichende Formulierungen bewerten. Der Hinweis der Hochschule Niederrhein zur Grußformel gilt besonders für die erste E-Mail, bei der noch keine Vorantwort als Orientierung vorliegt.
Das KIT warnt in seinem Leitfaden zur universitären Kommunikation ausdrücklich vor Hallo und Hi als Gruß am Anfang einer Nachricht an Dozierende, was den Ton der gesamten E-Mail betrifft. Die Universität Vechta rechnet für E-Mails an Lehrende mit denselben Regeln, die auch für Briefe gelten, und ordnet die E-Mail damit in eine ältere Form der schriftlichen Kommunikation ein. Das Pronomen Ihnen groß oder klein zu schreiben folgt dabei derselben Grundregel der Gesellschaft für deutsche Sprache, die auch für Sie und Ihr gilt. Die Empfehlung, Grußformel und Anrede aufeinander abzustimmen, stammt von der Hochschule Niederrhein, während KIT und Universität Vechta jeweils eigene Hinweise zum Ton von Anrede und Gruß nennen, ohne sich selbst zur Abstimmung von Gruß und Anrede zu äußern.
So entscheidest du dich in der Praxis
Für die konkrete Entscheidung zwischen Siezen und Duzen sowie für die passende Formulierung lassen sich die Hinweise der genannten Hochschulen in eine Schrittfolge übersetzen. Diese Schritte ersetzen keine individuelle Prüfung der Hinweise des eigenen Fachbereichs.
- Hinweise der Hochschule oder des Lehrstuhls lesen, sofern ein eigener Leitfaden vorliegt
- Bei der ersten E-Mail formell beginnen, wie es die Hochschule Niederrhein und die Universität Vechta beschreiben
- Die Anrede der Antwort übernehmen, sobald eine Lehrperson selbst geantwortet hat
- Die Grußformel an die gewählte Anrede anpassen
- Pronomen wie Sie, Ihr und Ihnen in der richtigen Schreibweise verwenden
Diese Reihenfolge fasst zusammen, dass eine formelle erste E-Mail als Ausgangspunkt gilt und die weitere Anpassung an der Antwort der Gegenseite erfolgt, wie es die Hochschule Niederrhein beschreibt. Eine allgemeine Pflicht zum Siezen lässt sich daraus nicht ableiten, da die Quellen das Duzen nicht ausschließen, sondern nur die formelle Anrede als sicheren Einstieg nennen. Neben der Anrede betrifft die formale Gestaltung einer E-Mail, etwa Betreffzeile und Aufbau, einen eigenen Bereich, der in DIN 5008 für E-Mails beschrieben wird, während die Anrede selbst nach den hier genannten Hochschulhinweisen gewählt wird. Wer nach diesen Schritten vorgeht, bleibt mit den Hinweisen aus Vechta, Karlsruhe und Niederrhein in Einklang, auch wenn sich die Formulierungen im Detail unterscheiden.
Quellen und Stand
- Gesellschaft für deutsche Sprache: du, dich, dein, dir, Groß- oder Kleinschreibung bei den Anredepronomen: gfds.de (geprüft am 2026-10-02)
- Universität Vechta, Germanistische Sprachwissenschaft: Hinweise zum E-Mail-Verkehr: www.uni-vechta.de (geprüft am 2026-10-02)
- Karlsruher Institut für Technologie, Germanistik: Do's und Don'ts der universitären Kommunikation (Stand Juni 2019): www.geistsoz.kit.edu (geprüft am 2026-10-02)
- Hochschule Niederrhein: E-Mails schreiben, Tipps für internationale Studierende: www.hs-niederrhein.de (geprüft am 2026-10-02)
Die Einordnung „Wie sprichst du Lehrende in E-Mails richtig an?“ fasst den vollständigen Zusammenhang zusammen.