Darf eine andere Person die Abschlussarbeit im Prüfungsamt abgeben?
Vertretung: Vollmacht, Abgabewege und Fristnachweis
Einzelne Hochschulen lassen die Abgabe der Abschlussarbeit durch eine andere Person zu, manche verlangen dafür eine Vollmacht, andere schreiben dazu nichts. Sechs Beispiele zeigen, wer vertreten darf, was eine Vollmacht enthalten kann, welche Abgabewege genannt werden und wie sich der Eingang nachweisen lässt.
Wer die Abschlussarbeit abgeben darf
Ob eine andere Person die Abschlussarbeit abgeben darf, legt jede Hochschule selbst fest. Einige Prüfungsämter beschreiben das ausdrücklich, andere Seiten äußern sich dazu nicht. Die Universität Greifswald hält fest, dass die Arbeit nicht persönlich eingereicht werden muss: Sie kann durch jemanden abgegeben, in den Fristenbriefkasten geworfen oder per Post an das Zentrale Prüfungsamt geschickt werden. Bei der Post gilt dort der Tag des Poststempels als Tag der Einreichung.
Die Universität Innsbruck in Österreich beschreibt für die Diplomarbeit eine stellvertretende Abgabe: Kann die Arbeit nicht selbst gebracht werden, darf eine andere Person das im Prüfungsreferat erledigen. Dafür ist dort eine Vollmacht vorzulegen, eine Vorlage dazu wird auf Anfrage zugeschickt. Diese Regel betrifft die Diplomarbeit an einer österreichischen Universität und lässt sich nicht auf deutsche Hochschulen übertragen. Die LMU München stellt im Servicecenter für wirtschaftswissenschaftliche Prüfungen eine eigene Vollmachtsvorlage bereit. Darin lässt sich unter anderem der Zweck Abgabe der Abschlussarbeit ankreuzen, neben weiteren Zwecken wie der Abholung von Zeugnisdokumenten.
Aus diesen drei Beispielen folgt: Wo eine Vertretung bei der Abgabe vorgesehen ist, verlangt das Prüfungsamt dafür oft eine Vollmacht. Welche Regel am eigenen Fachbereich gilt, klärt am sichersten eine Rückfrage beim zuständigen Prüfungsamt vor dem Abgabetermin. Ein Fristende am Wochenende schließt die persönliche Abgabe während der Bürozeiten aus; für eine Vertretung bleiben dann nur der Fristenbriefkasten oder der Postweg, soweit das jeweilige Prüfungsamt diese Wege vorsieht.
Was eine Vollmacht enthalten kann
Die Vorlage für eine Vollmacht der LMU München zeigt beispielhaft, welche Angaben ein solches Formular enthalten kann. Sie richtet sich an Studierende, die eine andere Person mit einer Aufgabe im Prüfungsamt beauftragen wollen, darunter die Abgabe der Abschlussarbeit.
- Name, Matrikelnummer, Studiengang, Geburtsdatum, Anschrift und E-Mail der studierenden Person
- Name der bevollmächtigten Person
- Ankreuzen des Zwecks, zum Beispiel die Abgabe der Abschlussarbeit
- Ort, Datum und Unterschrift
Nach dieser Vorlage muss die bevollmächtigte Person die Vollmacht und den eigenen Personalausweis vorlegen, damit die Identität im Prüfungsamt geprüft werden kann. Die Universität Innsbruck nennt für die Diplomarbeit einen ähnlichen Weg: Eine Vorlage wird dort auf Anfrage zugeschickt, und die Vollmacht ist im Prüfungsreferat vorzulegen. Eine E-Mail ans Prüfungsamt ist deshalb ein sinnvoller erster Schritt, um zu erfahren, ob ein eigenes Formular verlangt wird oder ein formloses Schreiben reicht.
Daraus lässt sich vorsichtig folgern, dass eine Vollmacht beim zuständigen Amt besser vorab erfragt wird, bevor eine Vertretung zum Abgabetermin geschickt wird. Ob die eigene Hochschule dafür ein eigenes Formular bereithält oder ein formloses Schreiben akzeptiert, steht nicht in jeder Quelle, und nicht jede Hochschule beschreibt diesen Punkt überhaupt auf ihrer Seite.
Abgabewege und Fristnachweis im Vergleich
Mehrere Hochschulen beschreiben auf ihren Seiten, welche Abgabewege sie für die Abschlussarbeit vorsehen und wie dabei die Frist nachgewiesen wird. Die folgende Tabelle fasst vier Beispiele zusammen, jeweils mit dem für die Fristwahrung maßgeblichen Nachweis.
| Hochschule | Abgabeweg | Fristwahrung |
|---|---|---|
| Universität Greifswald | persönlich, durch eine andere Person, Fristenbriefkasten oder Post | bei Post gilt der Poststempel |
| Pädagogische Hochschule Weingarten | Büro, Pforte oder Fristenbriefkasten, Post mit dem Zusatz Prüfungsamt | der Eingangsstempel der Hochschule ist maßgebend, nicht der Poststempel |
| Universität Kiel | Paketkasten, Fristenbriefkasten, Sprechzeiten oder Post | bei Post gilt der Poststempel |
| Universität Frankfurt, Fachbereich 03 | Sprechstunden, Briefkasten oder Post | außerhalb der Sprechstunden werden ausgedruckte Exemplare nicht persönlich angenommen |
Aus diesen vier Beispielen folgt: Ob der Poststempel oder der Eingangsstempel der Hochschule zählt, unterscheidet sich von Hochschule zu Hochschule. Eine Vertretung sollte deshalb den Weg wählen, bei dem der Eingang am geplanten Abgabetag sicher belegt werden kann, etwa durch eine persönliche Abgabe zu den genannten Zeiten oder durch den Einwurf in den passenden Briefkasten.
Keine der hier genannten Quellen beschreibt, dass eine Vertretung die Frist verlängert oder dass ein Einwurf am letzten Tag automatisch als fristgerecht gilt. Nach der Abgabe ist deshalb Abgabequittung der Abschlussarbeit aufbewahren ein sinnvoller Schritt, damit ein Nachweis für den Eingang vorliegt, falls später Fragen zur Frist entstehen.
Beispielhafter Ablauf für die Vertretung
Die folgende Schrittfolge zeigt beispielhaft, wie eine Abgabe durch eine Vertretung ablaufen kann. Sie fasst Punkte aus den Seiten der Universität Greifswald und der Pädagogischen Hochschule Weingarten zusammen und ersetzt keine Auskunft des eigenen Prüfungsamts.
- Beim Prüfungsamt erfragen, ob und wie eine Vertretung bei der Abgabe zulässig ist
- Vollmacht ausstellen und unterschreiben
- Exemplare und Erklärung zusammenstellen
- Vertretung mit Ausweis zum Abgabetermin schicken
- Eingang oder Einwurf belegen lassen
Die Universität Greifswald verlangt spätestens zum Abgabetermin die gebundenen Exemplare in Thermo- oder Klebebindung zusammen mit der Selbstständigkeitserklärung, die nicht in die Arbeit eingebunden wird. Die Pädagogische Hochschule Weingarten nennt für den Postweg den Zusatz Prüfungsamt auf dem Kuvert, damit die Sendung dort richtig zugeordnet wird. Wenn unklar ist, ob eine Vertretung am letzten möglichen Tag die Frist wahrt, geht es um das Thema Abschlussarbeit zu spät abgegeben; das beantwortet das eigene Prüfungsamt.
Ob man die Abschlussarbeit früher abgeben darf, lässt sich vorab beim zuständigen Prüfungsamt erfragen. Welche Schritte am eigenen Fachbereich zusätzlich nötig sind, zeigt sich am zuverlässigsten im direkten Gespräch mit dem Prüfungsamt vor dem geplanten Termin.
Grenzen dieser Beispiele
Die Beispiele zeigen einzelne Hochschulen, sie ersetzen nicht die eigene Prüfungsordnung. Greifswald, die LMU München, Innsbruck, Weingarten, Kiel und Frankfurt beschreiben auf ihren Seiten Abgabe, Vollmacht oder Fristwahrung, aber nicht alle sechs Quellen behandeln jeden Punkt. Eine Vollmacht für die Abgabe nennen unter diesen sechs Quellen nur die LMU München und die Universität Innsbruck, die anderen vier Seiten beschreiben dazu nichts.
Ob die eigene Hochschule für eine Vertretung bei der Abgabe eine Vollmacht verlangt und wie die Frist in diesem Fall nachzuweisen ist, steht nicht in diesem Text, sondern in der Prüfungsordnung, einem Merkblatt des Fachbereichs oder in der Antwort des zuständigen Prüfungsamts auf eine direkte Rückfrage.
Stand dieses Artikels ist Oktober 2026, Vorgaben einzelner Hochschulen können sich seitdem geändert haben. Wer auf Nummer sicher gehen will, prüft die aktuelle Fassung der eigenen Prüfungsordnung und fragt im Zweifel direkt beim Prüfungsamt nach, bevor eine Vertretung losgeschickt wird.
Quellen und Stand
- Universität Greifswald: FAQ zur Abschlussarbeit (Zentrales Prüfungsamt): www.uni-greifswald.de (geprüft am 2026-10-02)
- LMU München: Vorlage für eine Vollmacht (ISC Wirtschaftswissenschaftliche Prüfungen): cms-cdn.lmu.de (geprüft am 2026-10-02)
- Universität Innsbruck: Prüfungsreferat (Fakultäten-Servicestelle): www.uibk.ac.at (geprüft am 2026-10-02)
- Pädagogische Hochschule Weingarten: Abschlussarbeiten (Prüfungsamt): www.ph-weingarten.de (geprüft am 2026-10-02)
- Universität Kiel: Submission of the Bachelor's / Master's thesis (Gemeinsames Prüfungsamt): www.gpa.uni-kiel.de (geprüft am 2026-10-02)
- Universität Frankfurt: Abschlussarbeiten in den B.A. und M.A.-Studiengängen (Fachbereich 03): www.fb03.uni-frankfurt.de (geprüft am 2026-10-02)