Wie führst du deine Befragung Schritt für Schritt durch?

Umfrage durchführen: Ablauf und Datenschutz

Du hast einen Fragebogen und willst die Befragung ordentlich abwickeln. Hier findest du den Ablauf von Pretest bis Abschluss.

Der Ablauf einer Befragung in Schritten

Wenn du deine Umfrage durchführen willst, hilft dir eine klare Abfolge von Schritten. Fragebogenentwicklung, Auswertung und Pretest sind entscheidend, damit Fragen, Materialien und Abläufe Daten bester Qualität liefern. Deshalb lohnt es sich, nicht gleich mit der Einladung zu starten, sondern den Ablauf vorher zu strukturieren und für jeden Schritt zu wissen, was er bringt und was danach kommt. Hier geht es um die Durchführung der Befragung selbst, also den Weg vom fertigen Fragebogen bis zur abgeschlossenen Datensicherung. Wer den Fragebogen erst noch bauen muss, findet unter Umfrage erstellen den Aufbau für Abschlussarbeiten.

Die folgende Schrittfolge zeigt, welche Phasen du durchläufst, bevor die eigentliche Auswertung beginnt. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und wirkt sich auf die Qualität der späteren Daten aus.

1. Pretest: den Fragebogen an einer kleinen Gruppe testen, bevor er live geht
2. Anpassung: Formulierungen und Struktur nach dem Pretest überarbeiten
3. Einladung: Begleitschreiben und Datenschutzhinweis vorbereiten und versenden
4. Feldphase: die Befragung laufen lassen und den Rücklauf beobachten
5. Erinnerung: Personen ohne Teilnahme auf fairem Weg erneut ansprechen
6. Abschluss und Datensicherung: Befragung schließen, Daten exportieren und sichern

Für das Erstellen des Fragebogens, den Vergleich von Werkzeugen, die Auswertung und die Suche nach Teilnehmenden gibt es eigene, ausführlichere Seiten. Hier geht es ausschließlich um die Durchführung selbst, also um das, was zwischen fertigem Fragebogen und abgeschlossener Datenerhebung passiert. Diese Abgrenzung hilft dir, die passende Seite für dein jeweiliges Problem zu finden, ohne Inhalte doppelt lesen zu müssen. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Abschnitten genauer erklärt, damit du weißt, worauf du bei Pretest, Einladung, Feldphase und Abschluss konkret achten kannst.

Den Fragebogen vor dem Start testen

Bevor du deinen Fragebogen an die eigentliche Zielgruppe verschickst, lohnt sich ein Pretest. Wichtig ist dabei, dass Fragen einheitlich verstanden werden und die Befragten sie beantworten können und wollen. Ein Fragebogen, der für dich als Autor klar ist, kann für Lesende trotzdem mehrdeutig wirken, etwa weil ein Begriff fachsprachlich gemeint ist oder eine Antwortskala nicht zur Frage passt. Genau solche Stellen soll der Pretest aufdecken, bevor sie sich auf die gesamte Erhebung auswirken.

Für den Pretest gibt es unterschiedliche Methoden. Kognitive Interviews sind eine gängige Pretest-Methode, Online-Pretests erlauben größere Stichproben, beide ergänzen sich. Du musst dich also nicht für eine einzige Methode entscheiden, sondern kannst je nach Fragestellung und verfügbarer Zeit kombinieren. Ein kognitives Interview liefert dir tiefe Einblicke in einzelne Verständnisprobleme, ein Online-Pretest zeigt dir eher, wie eine größere Gruppe mit dem gesamten Bogen zurechtkommt.

Ein mögliches Vorgehen als Beispiel: Du lässt drei bis fünf Personen den Fragebogen ausfüllen und dabei laut denken, also ihre Gedanken beim Beantworten offen aussprechen. So erkennst du, an welchen Fragen Personen zögern, welche Begriffe sie anders verstehen als gedacht und wo die Beantwortung zu lange dauert. Notiere dir die Rückmeldungen direkt, damit du sie für die Anpassung des Fragebogens nutzen kannst, bevor die eigentliche Feldphase beginnt. Wer den Pretest planen will, findet unter Fragebogen pilotieren die einzelnen Schritte. Kläre bei offenen methodischen Fragen zum Pretest am besten mit der betreuenden Person oder dem Leitfaden deines Fachbereichs, welches Vorgehen für deine Arbeit passend erscheint.

Einladung, Datenschutzhinweis und Einwilligung formulieren

Die Einladung zur Befragung ist der erste Kontakt mit den Befragten und kann sich auf die Teilnahmebereitschaft auswirken. Das Begleitschreiben enthält Betreff, zielgruppengerechte Anrede, Thema, Zweck und Relevanz, einen Hinweis auf Freiwilligkeit, Kontaktinformationen, die benötigte Zeit, den Link zur Befragung, einen Datenschutzhinweis, Hinweise zur Veröffentlichung der Ergebnisse und eine Grußformel. Ein Beispiel für einen solchen Betreff könnte lauten: Einladung zur Teilnahme an einer Befragung im Rahmen einer Abschlussarbeit. Achte darauf, dass jeder dieser Bausteine in deinem eigenen Schreiben tatsächlich vorkommt, damit die Einladung vollständig und nachvollziehbar wirkt.

Sobald die Befragung eine Einwilligung voraussetzt, gelten zusätzliche Anforderungen. Nach der DSGVO müssen Freiwilligkeit und Informiertheit der Einwilligung gegeben sein. Für die Informiertheit braucht es eine umfassende Aufklärung über Ziele, Inhalte, Datenerhebung und Datenverarbeitung. Die Sprache der Einwilligungserklärung soll außerdem zur jeweiligen Zielgruppe passen, damit die Angaben auch wirklich verstanden werden. Ein unverhältnismäßig hohes Entgelt kann dabei die Freiwilligkeit der Zustimmung gefährden. Wer ein Formular für die Zustimmung braucht, findet unter Einwilligungserklärung für Studienteilnehmer die Bausteine.

Anders sieht es aus, wenn deine Befragung anonym bleibt. In diesem Fall verlangt der Datenschutz keine gesonderte Einwilligung. Aus forschungsethischer Sicht lohnt es sich trotzdem, kurz über Ziele, verantwortliche Stelle, Zweck der Erhebung sowie darüber zu informieren, dass keine personenbezogenen Daten gesammelt werden. Welche Variante für deine eigene Erhebung zutrifft, hängt von der Art der Datenerhebung ab. Wer den Umgang mit den Daten festhalten muss, findet unter Datenschutzkonzept für Abschlussarbeiten ein Gliederungsmuster. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Offene Fragen zu Ethik und Datenschutz solltest du direkt an die Datenschutzstelle deiner Hochschule richten, bevor du die Befragung startest.

Feldphase, Rücklauf und Erinnerung begleiten

Sobald die Befragung läuft, beginnt die Feldphase. In dieser Zeit beobachtest du den Rücklauf und entscheidest, ob und wie du Personen erinnerst, die noch nicht teilgenommen haben. Dafür bieten sich personalisierte Links an: Über sie lässt sich eine Erinnerung gezielt an jene Personen schicken, die bislang nicht geantwortet haben, während die Auswertung dieser Information allein über die eingesetzte Software läuft und du als Forschende oder Forschender keinen direkten Einblick in die Zuordnung erhältst. Da eine E-Mail-Adresse ein personenbezogenes Datum ist, brauchst du für ihre Nutzung zusätzlich eine entsprechende Zustimmung der betroffenen Person.

Für die Speicherung während der Feldphase gilt: Adressdaten und Erhebungsdaten gehören an getrennte Orte, und Adressdaten sollten so früh wie möglich gelöscht werden. Im Erinnerungsschreiben selbst lohnt sich zudem ein kurzer Satz dazu, dass die Kennung der noch nicht Teilnehmenden ausschließlich der Kontrolle des Rücklaufs dient und keinem anderen Zweck. Formuliere diesen Hinweis so, dass die Befragten erkennen, wofür ihre Kennung während der Feldphase genutzt wird und wofür nicht.

Zu Zahlen rund um Rücklaufquoten oder zum Abstand zwischen Erinnerungen lässt sich hier keine allgemeine Aussage treffen, das solltest du mit der betreuenden Person deiner Abschlussarbeit abstimmen. Wer noch Befragte sucht, findet unter Teilnehmer für Umfragen finden Wege zur Ansprache. Plane die Feldphase so, dass du jederzeit nachvollziehen kannst, welche Daten wo liegen und wer worauf Zugriff hat, auch wenn du mit einer externen Software arbeitest und deren Hosting berücksichtigen musst.

Befragung abschließen und Daten sichern

Nach dem Ende der Feldphase schließt du die Befragung, exportierst die Daten, sicherst die Rohdaten und trennst oder löschst die Adressdaten nach dem vorher festgelegten Datenschutzkonzept. Nimm dir für diesen Abschluss bewusst Zeit, statt ihn als reine Formalie zu behandeln, denn hier entscheidet sich, wie sauber deine Datenbasis für die spätere Auswertung aussieht.

Wenn du für die Befragung externe Software genutzt hast, gehört an dieser Stelle ein Hinweis auf die externe Speicherung dazu, bei der Softwarewahl ist das Hosting der Daten entscheidend. Prüfe also anhand der Dokumentation des Anbieters, wo genau deine Erhebungsdaten technisch liegen, und halte das Ergebnis in deinem Datenschutzkonzept fest. Ein Beispiel: Du notierst dir den Hosting-Standort aus den Nutzungsbedingungen des Tools und besprichst offene Fragen dazu mit der betreuenden Person.

Erst wenn Daten exportiert, Rohdaten gesichert und Adressdaten entsprechend behandelt sind, ist die Erhebung abgeschlossen. Wer die Daten danach auswerten will, findet unter Umfrage auswerten die nächsten Schritte. Wer noch das passende Werkzeug wählt, findet unter Umfrage-Tools im Vergleich die Unterschiede. So kannst du die Ergebnisse deiner Befragung mit einer sauberen Datenbasis in deine Abschlussarbeit einbauen, ohne nachträglich Lücken bei der Dokumentation schließen zu müssen.

Quellen und Stand

• Survey Methods: Insights from the Field (Kaplan und Edgar, U.S. Bureau of Labor Statistics, 2020): surveyinsights.org (geprüft am 2026-10-09)
• Universität Rostock, Checkliste Standards Begleitschreiben: www.uni-rostock.de (geprüft am 2026-10-09)
• Forschungsdatenverbund Bildung, fdbinfo 11, Datenschutzrechtliche Anforderungen bei Online-Umfragen (2025): www.pedocs.de (geprüft am 2026-10-09)