Wie bekommst du deine Reise zur Tagung bezahlt?

Tagungsreise bezahlen: So klärst du Genehmigung und Zuschuss

Eine Tagungsreise wird erst nach der Zusage, aber vor der Buchung finanziell und formal geklärt. Hier siehst du, welche Stellen du fragst und in welcher Reihenfolge du vorgehst.

Dienstreise vor der Buchung genehmigen lassen

Die Zusage für deinen Vortrag oder dein Poster klärt noch nicht, wie du die Fahrt finanzieren kannst. Der erste Schritt ist deshalb die Frage, ob deine Reise als Dienstreise gilt. Für Nordrhein-Westfalen beantwortet das Landesreisekostengesetz diese Frage in der Fassung vom 01.01.2026 (LRKG NRW). Dienstreisen sind danach Fahrten, mit denen du dienstliche Aufgaben außerhalb der Dienststätte erledigst, und sie müssen von der zuständigen Behörde angeordnet oder genehmigt sein.

Nach dem LRKG NRW wird die Reisekostenvergütung auf Antrag gewährt, und zwar für dienstlich veranlasste notwendige Mehraufwendungen. Verspätete Anträge verlieren die Erstattung: Wer die Vergütung nicht binnen sechs Monaten beantragt, kann sie später nicht mehr geltend machen. Nach § 1 gilt das Gesetz für Beamtinnen, Beamte und weitere dort genannte Personengruppen des Landes Nordrhein-Westfalen. Ob du dazu gehörst, klärst du bei der Personalstelle, bevor du eine Buchung auslöst. Erst mit dieser Klärung weißt du, welcher Antrag überhaupt in Frage kommt.

Dieses Gesetz deckt andere Bundesländer und Anstellungsformen nicht ab, deshalb frage bei der Personalstelle oder im Sekretariat nach, welche Regeln für dich gelten. Wer erst nach der Zusage plant, startet die Klärung spät, denn vor der Buchung sollte die Reise geklärt sein, auch wenn du den Beitrag bei der Tagung einreichen willst.

Praktisch heißt das: Notiere vor dem Gespräch mit der Personalstelle, ob die Tagung in einer anderen Stadt oder einem anderen Land stattfindet, welche Übernachtungen anfallen und ob die Anreise mit dem eigenen Pkw oder der Bahn geplant ist. Diese Angaben helfen, die Anfrage zu strukturieren, und machen es leichter, den Antrag rechtzeitig zu stellen.

Erfundenes Beispiel: Mira hat eine Zusage für einen Vortrag erhalten. Bevor sie bucht, fragt sie im Sekretariat nach, ob ihre Fahrt als Dienstreise angeordnet oder genehmigt werden muss und welche Unterlagen dafür nötig sind. Die Antwort holt sie ein, bevor sie einen Platz reserviert. Fragen zum Reisekostenrecht und zur steuerlichen Absetzbarkeit klärst du mit der Personalstelle oder mit einer Steuerberatung.

Zuschuss der Graduiertenschule beantragen

Die Regeln für Zuschüsse legen die einzelnen Stellen fest, und sie unterscheiden sich von Hochschule zu Hochschule. Die Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät in Köln nennt in ihrer Ausschreibung vom Juni 2025 eine Förderung für Reisen zu Tagungen, bei denen du aktiv mitwirkst. Bis zu 350 Euro sind für das Inland vorgesehen, bis zu 700 Euro für das europäische Ausland und bis zu 1.000 Euro für Reisen außerhalb Europas. Förderfähig sind Mitglieder mit regelmäßiger aktiver Beteiligung. Das Rahmenprogramm und private Weiterreisen fallen nicht unter die Förderung. Den Antrag reichst du noch vor Reiseantritt ein, und zwar an einem der drei Stichtage im Jahr: am 15.02., am 15.06. oder am 15.10. Eine Antragstellung nach der Reise ist ausgeschlossen.

Auf ihrer Seite zur Reisekostenförderung nennt die Potsdam Graduate School Zuschüsse für Reise- und Teilnahmekosten, die sich an Promovierende und Postdocs richten. Zwei Bedingungen sind zu erfüllen: Du musst Mitglied der Graduate School sein und selbst ein Poster oder einen Vortrag präsentieren. Gestellt wird der Antrag rechtzeitig vor der Reise. Den Dienstreiseantrag und die Abrechnung erledigst du über deine Fakultät oder dein Institut. Laut der Seite war das Budget für 2026 am 06.10.2026 bereits erschöpft.

Wer mit einem Poster anreist, sollte nach der Zusage den Poster-Pitch vorbereiten, weil die Potsdam Graduate School eine eigene Präsentation als Voraussetzung nennt.

Die Übersicht zeigt die beiden Hochschulen mit den hier genannten Regeln. Ob deine eigene Hochschule eine Graduiertenschule mit Reisekostenzuschuss hat, prüfst du auf der Förderseite deiner Hochschule oder fragst bei der Graduiertenschule nach. Ob ein Zuschuss für deine Fakultät gilt, bleibt offen, bis du die aktuelle Ausschreibung gelesen hast.

Für deine Planung lohnt sich ein kurzer Überblick: Lege fest, welche Reise du planst, schätze die Kosten für Anreise und Übernachtung und vergleiche sie mit den Obergrenzen der Ausschreibung. Prüfe danach, welche Kosten die Obergrenze übersteigen und wie du sie anderweitig deckst.

Reihenfolge und Fristen im Überblick

Die Reihenfolge entscheidet darüber, ob ein Antrag rechtzeitig vor der Reise liegt. Bei der Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät in Köln sind rückwirkende Anträge ausgeschlossen. Nach dem LRKG NRW erlischt der Anspruch auf Vergütung, wenn der Antrag nicht innerhalb von sechs Monaten gestellt wird. Gehe deshalb die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge durch.

1. Annahme abwarten, bevor du etwas verbindlich buchst.
2. Reise bei der zuständigen Stelle genehmigen lassen.
3. Zuschuss vor der Reise beantragen.
4. Belege sammeln.
5. Abrechnung fristgerecht einreichen.

Eine frühe Buchung kann günstiger sein, ist aber erst nach der Genehmigung sicher. Buche deshalb nicht, bevor die Genehmigung vorliegt.

Dein Abstract entscheidet über die Reise, denn auf dem Abstract für die Konferenz hängt der ganze Zeitplan, weil erst die Annahme Antrag und Genehmigung auslöst.

Prüfe bei der zuständigen Stelle, bis wann die Abrechnung eingereicht werden muss, und trage den Termin in deinen Kalender ein. Die Stichtage der Graduiertenschule in Köln und die Sechsmonatsfrist nach dem LRKG NRW sind verschiedene Fristen, die du getrennt notierst.

Andere Geldgeber prüfen

Neben Hochschule und Landesrecht lohnt der Blick auf weitere Geldgeber. Ein Merkblatt des DAAD zu Vortragsreisen trägt den Stand 01.10.2012 und ist daher als alt zu kennzeichnen. Es betrifft Vortragsreisen für Promovierende und ausdrücklich nicht Kongressreisen.

Das Merkblatt verlangt den Antrag im Original spätestens einen Monat vor der Reise, mit Stellungnahme der Betreuung. Gefördert wird nur alle zwölf Monate, und die Förderung ist nachrangig zu anderen Drittmitteln. Antragsberechtigt sind Promovierende im deutschen Wissenschaftssystem. Ob der DAAD heute noch so fördert, prüfst du auf der aktuellen Seite des DAAD, bevor du dich entscheidest.

Gehst du ins Ausland, plane genug Zeit ein, um die DAAD-Bewerbung vorbereiten zu können, denn das Merkblatt setzt eine Vorlaufzeit von einem Monat vor der Reise voraus.

Dein Vortrag ist der Anlass, den du prüfst, denn das Merkblatt bezieht sich auf Vortragsreisen und nicht auf Kongressreisen. Ob dein Vortrag auf der Konferenz zu diesem Fall passt, klärst du mit der Betreuung.

Frage am Institut, beim Lehrstuhl und bei den Fachgesellschaften nach, welche weiteren Förderungen für Tagungsreisen bekannt sind. Beträge und Zusagen erfährst du nur dort selbst, und die Antworten solltest du schriftlich festhalten.

Quellen und Stand

• Land Nordrhein-Westfalen: Landesreisekostengesetz (LRKG NRW), Stand 01.01.2026: recht.nrw.de (geprüft am 2026-10-06)
• Universität zu Köln, Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät: Ausschreibung Reisekostenzuschüsse (Juni 2025): hf-graduiertenschule.uni-koeln.de (geprüft am 2026-10-06)
• Universität Potsdam, Potsdam Graduate School: Reisekosten: www.uni-potsdam.de (geprüft am 2026-10-06)
• DAAD: Merkblatt Vortragsreisen (Stand 01.10.2012, über IMPRS LIFE): www.imprs-life.mpg.de (geprüft am 2026-10-06)