Wie du Referenzen angibst und das Einverständnis einholst
Referenzen angeben: So gehst du vor
In Deutschland ist es üblich, schriftliche Arbeitszeugnisse statt Referenzpersonen einzureichen. Referenzen kommen in Betracht, wenn kein Zeugnis eines früheren Arbeitgebers vorliegt, nach vorheriger Absprache. Vor dem Nennen einer Referenzperson steht die Frage nach dem Einverständnis und dem richtigen Format.
Was Referenzen sind und wann man sie braucht
Bei einer Bewerbung in Deutschland stellt sich die Frage, ob Referenzen angegeben werden sollten. Die Goethe-Universität Frankfurt schreibt in ihren Hinweisen zum Bewerbungsprozess, dass hierzulande schriftliche Arbeitszeugnisse eingereicht werden, statt persönliche Referenzen zu nennen. Diese Zeugnisse enthalten laut dem Hinweis Angaben zu den Aufgaben und eine Bewertung der Leistungen. Ist von einzelnen Arbeitgebern kein Zeugnis vorhanden, lassen sich diese Arbeitgeber stattdessen als Referenz nennen, und zwar nach vorheriger Absprache.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen mehreren Begriffen. Eine Referenzperson ist die Person, die du als Kontakt angibst. Ein Referenzschreiben ist laut dem Career Service der Universität Duisburg-Essen allgemein gehalten und richtet sich an keinen bestimmten Adressaten. Ein Empfehlungsschreiben richtet sich dagegen an eine konkrete Empfängerin oder einen konkreten Empfänger und legt den Schwerpunkt auf zukünftige Tätigkeiten. Das Arbeitszeugnis ist dagegen ein schriftliches Dokument mit Angaben zu den Aufgaben und einer Bewertung der Leistungen. Zeugnis und Referenzperson sind also unterschiedliche Dinge. Welche Unterlagen die ausschreibende Stelle konkret wünscht, klärst du bei dieser Stelle, bevor du die Mappe zusammenstellst und Zeugnisse oder Referenzen auswählst.
Auch die Georg-August-Universität Göttingen nennt in ihrer Checkliste für die Bewerbung neben Lebenslauf und Anschreiben Zeugnisse und Nachweise, darunter Nachweise über Zusatzqualifikationen und Referenzen. Im Anschreiben kann laut dieser Checkliste optional auf die Bereitschaft verwiesen werden, weitere Fragen zu beantworten, oder auf Referenzen. Der Verweis ist dort als optional gekennzeichnet.
Wer ohnehin ein Zeugnis vorlegt, kann sich vorab mit dem Thema Arbeitszeugnis verstehen befassen, bevor das Dokument in die Mappe kommt. Damit du ein Arbeitszeugnis verstehen und einordnen kannst, lohnt der Blick auf die Bewertung der Leistungen. Das ist eine Lesehilfe und keine Vorgabe für die Bewertung selbst. Stimmst du die Dokumente in der Mappe aufeinander ab, kannst du leichter eine Bewerbung gut schreiben. Fragen zur Form klärst du am besten direkt mit der Stelle, bei der du dich bewirbst.
Die beiden Hochschulen setzen leicht andere Schwerpunkte: Frankfurt verweist auf Arbeitszeugnisse, Göttingen auf Zeugnisse und Referenzen. Lege vor dem Versand fest, welche Zeugnisse und Nachweise du beilegst, und halte diese Auswahl in einer kurzen Notiz fest.
Wen du nennst und wie du fragst
Bevor du jemanden nennst, lohnt ein Blick auf die Art des Schreibens, das du brauchst. Der Career Service der Universität Duisburg-Essen unterscheidet Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben. Empfehlungsschreiben richten sich meist an eine bestimmte Person und legen den Schwerpunkt auf künftige Tätigkeiten. Referenzschreiben sind allgemein gehalten und stellen bisherige Tätigkeiten und erworbene Qualifikationen in den Mittelpunkt. Wer ein Schreiben von der Hochschule braucht, plant für Empfehlungsschreiben von Professoren mindestens vier Wochen Vorlauf ein. Dem Merkblatt zufolge stellt an der Universität eine Professorin oder ein Professor das Schreiben aus. Ob du eher ein Empfehlungs- oder ein Referenzschreiben brauchst, kläre mit der Stelle, bei der du dich bewirbst.
Das Merkblatt rät, der ausstellenden Person genug Bedenkzeit einzuräumen und mindestens vier Wochen Vorlauf einzuplanen. Die Anfrage kannst du per E-Mail oder in der Sprechstunde stellen; notwendige Unterlagen wie Zeugnisse und Lebenslauf legst du von dir aus bei. Die folgenden Schritte sind als Vorschlag gedacht:
- Wähle die Person aus, die deine Arbeit oder dein Studium konkret erlebt hat.
- Frage persönlich, per Mail oder in der Sprechstunde an.
- Gib die Unterlagen und die Stelle mit, bei der du dich bewirbst.
- Gib der Person Zeit für das Schreiben.
- Bedanke dich danach bei ihr.
Die Reihenfolge ist ein Vorschlag. Laut dem Merkblatt wirken Schreiben gleichrangiger Kolleginnen und Kollegen unglaubwürdig. Daraus lässt sich als Vorschlag ableiten, auf eine Person zu achten, die nicht gleichrangig mit dir ist. Bei der Auswahl hilft daher die Frage, ob die Person deine Arbeit konkret erlebt hat. Wenn du Rückfragen zu deinem Werdegang erwartest, kannst du ihr vorab eine kurze Übersicht mit Stationen und Zielstelle schicken.
Wie die Referenzliste aussieht
Die Orientierungswerte des Merkblatts der Universität Duisburg-Essen lauten: höchstens eine DIN-A4-Seite und höchstens drei Referenzschreiben pro Bewerbung. Gesetzliche Vorgaben dazu gibt es laut diesem Merkblatt nicht. Wer die Bewerbungsmappe aufbaut, kann als Vorschlag die Referenzen hinter den tabellarischen Lebenslauf und die Zeugnisse ordnen. Die Reihenfolge ist ein Vorschlag; Rückfragen dazu richtest du an die Stelle, bei der du dich bewirbst.
Als Vorschlag kann eine kurze Liste mit vier Angaben die wichtigsten Informationen übersichtlich festhalten. Die Spalten Angabe, Beispiel und Hinweis helfen dabei, jede Angabe in einer Zeile unterzubringen. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel, wie du die Angaben strukturieren kannst. Alle Beispiele darin sind erfunden und dienen nur der Orientierung.
| Angabe | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Name | Dr. Anna Beispiel (erfunden) | Vollständig und mit korrekter Schreibweise angeben |
| Position und Organisation | Projektleiterin, Musterfirma GmbH (erfunden) | Die Stelle so nennen, wie sie im Zeugnis steht |
| Verhältnis zu dir | Ehemalige Vorgesetzte im Praktikum (erfunden) | Kurz benennen, in welcher Rolle ihr zusammengearbeitet habt |
| Kontakt | [email protected] (erfunden) | Nur angeben, nachdem die Person zugestimmt hat |
Die Liste kann auf einer eigenen Seite stehen oder erst auf Nachfrage als Vorschlag vorgelegt werden. Eine Referenzliste ist keine Pflicht. Die Anzahl der Referenzschreiben nennt das Merkblatt mit höchstens drei pro Bewerbung. Beim Abgleich mit den Unterlagen lohnt der Blick darauf, ob Zeugnisdaten und Angaben zur Position übereinstimmen. Ersetze die erfundenen Beispiele durch deine echten Angaben, bevor du die Liste verwendest, und prüfe Schreibweise und Kontaktdaten vor dem Versand.
Einverständnis und Datenschutz
Die folgende Einschätzung stammt aus Arbeitgebersicht und ist kein Rechtsrat. Die IHK Region Stuttgart schreibt zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren, dass nicht abschließend entschieden sei, ob eine Anfrage beim ehemaligen Arbeitgeber zulässig ist. Es bleibe eine rechtlich nicht abschließend geklärte Grauzone. Die IHK empfiehlt deshalb, vor der Nachfrage beim früheren Betrieb die Einwilligung der Bewerbenden einzuholen.
Daraus folgt für dich vorsichtig: Ohne Einverständnis solltest du niemanden als Referenz nennen. Die IHK weist außerdem darauf hin, dass für jede Einwilligung die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit mit Wirkung für die Zukunft zu nennen ist. Eine Einwilligung lässt sich also später zurücknehmen, wirkt dann aber nur für die Zukunft.
Als Vorschlag kannst du die Referenzperson vorher fragen, ob sie als Kontakt genannt werden darf, und sie über die Bewerbung informieren. Wenn die Person zustimmt, notiere dir Name, Position und den Zeitpunkt der Zusage, damit du später nachvollziehen kannst, wer was bestätigt hat. Wer die Mappe für den Berufseinstieg zusammenstellt, kann im Lebenslauf für Berufseinsteiger die Referenzen als kurzen Hinweis aufnehmen, statt eine ausführliche Liste anzulegen. Vor der Nennung sollte die Person zustimmen, wie es der IHK-Hinweis für Anfragen beim früheren Arbeitgeber empfiehlt.
Für die Praxis gilt als Vorschlag: Arbeite mit dem Einverständnis der Person, bevor ihr Name und ihre Kontaktdaten in einer Bewerbung auftauchen. Offene Fragen zur Zulässigkeit klärst du mit einer fachkundigen Stelle.
Quellen und Stand
- Goethe-Universität Frankfurt: Bewerbungsprozess: www.uni-frankfurt.de (geprüft am 2026-10-06)
- Universität Duisburg-Essen, Career Service: Empfehlungsschreiben (PDF): www.uni-due.de (geprüft am 2026-10-06)
- Georg-August-Universität Göttingen: Checkliste für die Bewerbung: www.uni-goettingen.de (geprüft am 2026-10-06)
- IHK Region Stuttgart: Datenschutz im Bewerbungsverfahren: www.ihk.de (geprüft am 2026-10-06)