Forschungsdatenmanagement im Projekt praktisch umsetzen

Vom Datenmanagementplan zur nachnutzbaren Ablage

Forschungsdatenmanagement klingt nach Verwaltung, entscheidet aber darüber, ob Ihre Daten in zwei Jahren noch verwendbar sind. Fördergeber verlangen zunehmend einen Datenmanagementplan, und auch für Abschlussarbeiten lohnt sich eine klare Struktur. Diese Anleitung zeigt, was dazugehört und wie viel Aufwand angemessen ist.

Worum es dabei genau geht

Ein Datenmanagementplan beschreibt, welche Daten entstehen, in welchen Formaten sie vorliegen, wie sie benannt und gespeichert werden, wer Zugriff hat, wie lange sie aufbewahrt werden und ob sie später veröffentlicht werden. Für die Nachnutzbarkeit haben sich die FAIR-Prinzipien etabliert: auffindbar, zugänglich, interoperabel und wiederverwendbar. Bei personenbezogenen Daten kommen datenschutzrechtliche Anforderungen hinzu.

Der Aufwand rechnet sich am schnellsten bei der eigenen Arbeit: Wer Dateien systematisch benennt und versioniert, findet sechs Monate später noch den richtigen Stand. Alles Weitere ist Zugabe für Nachnutzung und Fördergeber.

Schritt für Schritt vorgehen

1. Datenarten, Formate und erwartete Mengen vorab beschreiben
2. Benennungsschema und Ordnerstruktur festlegen und dokumentieren
3. Speicherorte mit Sicherung an mindestens zwei Standorten wählen
4. Metadaten und Codebuch parallel zur Erhebung pflegen
5. Aufbewahrungsfrist, Löschung und mögliche Veröffentlichung regeln

Halten Sie Entscheidungen und Abweichungen während des gesamten Ablaufs schriftlich fest. Bei Forschungsdatenmanagement entscheidet die Dokumentation häufig darüber, ob sich eine Frage später klären lässt oder nur noch aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden kann.

Ein durchgehendes Beispiel

Für eine Interviewstudie legt eine Doktorandin fest: Audiodateien im offenen Format, Benennung nach Datum, Fallnummer und Version, Ablage auf dem Hochschullaufwerk mit täglicher Sicherung. Die Schlüsselliste mit der Zuordnung von Klarnamen zu Fallnummern liegt getrennt und verschlüsselt. Ein Codebuch dokumentiert Variablen und Kategorien. Nach Abschluss werden Audiodateien gelöscht, anonymisierte Transkripte zehn Jahre archiviert.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Dateien nach Gefühl benennen und Versionen mit final überschreiben
• die Schlüsselliste im selben Ordner wie die Daten ablegen
• Metadaten erst nach Abschluss der Erhebung rekonstruieren wollen
• keine zweite Sicherung an einem anderen Ort vorhalten

Ein brauchbarer Plan passt auf zwei bis drei Seiten und wird bei Änderungen fortgeschrieben. Wählen Sie offene Formate, wo möglich, weil proprietäre Formate nach Jahren nicht mehr lesbar sein können. Klären Sie früh, ob Ihre Hochschule ein Repositorium bereitstellt und welche Aufbewahrungsfristen für Ihr Fach gelten, denn die gute wissenschaftliche Praxis nennt hierzu konkrete Vorgaben.

Kontrollfragen vor dem nächsten Schritt

Bevor Sie bei Forschungsdatenmanagement weitermachen, lohnt sich ein kurzer Abgleich. Die folgenden Fragen greifen die Arbeitsschritte von oben auf und übersetzen sie in eine Selbstkontrolle:

• Haben Sie den Schritt „Datenarten, Formate und erwartete Mengen vorab beschreiben“ vollständig erledigt und belegbar dokumentiert?
• Haben Sie den Schritt „Benennungsschema und Ordnerstruktur festlegen und dokumentieren“ vollständig erledigt und belegbar dokumentiert?
• Haben Sie den Schritt „Speicherorte mit Sicherung an mindestens zwei Standorten wählen“ vollständig erledigt und belegbar dokumentiert?
• Haben Sie den Schritt „Metadaten und Codebuch parallel zur Erhebung pflegen“ vollständig erledigt und belegbar dokumentiert?
• Haben Sie den Schritt „Aufbewahrungsfrist, Löschung und mögliche Veröffentlichung regeln“ vollständig erledigt und belegbar dokumentiert?

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht mit einer konkreten Textstelle beantworten können, ist der Punkt offen. Ein außenstehender Blick findet solche Stellen zuverlässiger als das eigene Nachlesen, weil der eigene Text beim Wiederlesen automatisch ergänzt wird. Klären Sie offene Punkte, bevor Sie fortfahren: Später lassen sie sich häufig nur noch mit deutlich mehr Aufwand korrigieren, weil Fristen abgelaufen sind oder Entscheidungen bereits feststehen.

Weiterführende Ratgeber

Passende Beiträge zum Thema Forschungsdatenmanagement: gute wissenschaftliche Praxis, Ethikantrag vorbereiten, Sekundäranalyse, Open Access veröffentlichen, Transkriptionsregeln.

Diese Beiträge vertiefen einzelne Aspekte, die hier nur im Überblick behandelt werden konnten. Verbindlich sind in jedem Fall die Vorgaben Ihrer Hochschule beziehungsweise die geltende Ordnung, denn Zuständigkeiten und Fristen unterscheiden sich zwischen Einrichtungen und teilweise sogar zwischen Fakultäten.

Wenn Sie unsicher sind, welche Regelung für Sie gilt, fragen Sie schriftlich bei der zuständigen Stelle nach und heben Sie die Antwort auf. Eine mündliche Auskunft hilft im Zweifelsfall wenig, weil sie sich später nicht belegen lässt. Gerade bei Forschungsdatenmanagement entscheidet diese Dokumentation häufig darüber, ob eine spätere Rückfrage schnell geklärt ist oder zu einem längeren Verfahren führt.