Reicht ein Scan oder eine digitale Signatur unter der Erklärung zur Selbstständigkeit?

Digitale Unterschrift: Scan, Foto oder Signatur unter der Erklärung der Abschlussarbeit

Welche Form der Unterschrift unter der Erklärung zur Selbstständigkeit gilt, hängt von der jeweiligen Hochschule ab. Die Vorgaben reichen von der Originalunterschrift auf Papier bis zur digitalen Signatur im PDF. Vier Hochschulbeispiele zeigen, wie unterschiedlich die Anforderungen ausfallen.

Vier Formen der Unterschrift: Was gilt bei der digitalen Abgabe?

Unter der Erklärung zur Selbstständigkeit kann eine handschriftliche Unterschrift, ein Scan davon, eine eingefügte Bilddatei oder eine digitale Signatur stehen, und welche davon gilt, bestimmt die Hochschule. Für diesen Artikel lassen sich die vier Formen so einteilen: Eine handschriftliche Unterschrift entsteht mit Stift auf Papier. Ein Scan oder ein Foto davon ist eine digitale Abbildung dieser Unterschrift. Eine eingefügte Bilddatei ist eine gespeicherte Grafikdatei, die in ein Textdokument eingebettet wird. Eine elektronische Signatur ist ein digitales Verfahren ohne Papier als Zwischenschritt. Diese Begriffsordnung dient der Orientierung im Artikel, nicht als Zitat einer bestimmten Quelle.

Das Gemeinsame Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät der Universität Kiel hält auf seiner Seite (Stand August 2024) fest, dass eingefügte Kopien von Unterschriften oder digitale Signaturen in vielen Fällen nicht ausreichen und stattdessen die Originalunterschrift verlangt wird. Der dort beschriebene Weg ist: Erklärung ausdrucken, unterschreiben, anschließend einscannen oder fotografieren. Das gilt nach Angabe dieser Stelle besonders für Selbstständigkeitserklärungen bei Haus-, Bachelor- und Masterarbeiten. Da die Seite in vielen Fällen schreibt und nicht in allen, ist das eine Regelung dieses Prüfungsamts und keine allgemeine Aussage über jede deutsche Hochschule.

Im Alltag wird die Erklärung zur Selbstständigkeit auch eidesstattliche Erklärung genannt. Die hier ausgewerteten Quellen verwenden die Begriffe Selbstständigkeitserklärung, Eigenständigkeitserklärung und Plagiatserklärung. Den genauen Namen und den verbindlichen Wortlaut legt die jeweilige Prüfungsordnung fest. Eidesstattliche Erklärung richtig formulieren zeigt, wie der Inhalt einer solchen Erklärung strukturiert werden kann und welche Bestandteile eine solche Erklärung enthalten kann.

Vier Hochschulen im Vergleich: So verschieden sind die Vorgaben

Eigenständigkeitserklärung für die Hausarbeit und für Abschlussarbeiten: Die Anforderung an die Unterschrift ist an vier Hochschulen jeweils anders geregelt. Die folgende Tabelle fasst die belegten Angaben zusammen.

Aus den vier Beispielen lässt sich ablesen, dass dieselbe Frage an unterschiedlichen Stellen unterschiedliche Antworten erhält. Schon der Abgabeweg, also ob die Arbeit gedruckt oder als PDF eingereicht wird, verändert die Anforderung an die Unterschrift. Deshalb ist die eigene Hochschulvorgabe der verbindliche Maßstab und kein Vergleich mit anderen Hochschulen ersetzt diese Prüfung.

Zu den Quellen ist ergänzend anzumerken: Die Universität Leipzig veröffentlichte ihre Regelung im Jahr 2023, und die Universität Kiel nennt August 2024 als Stand. Die Angabe der Universität Bielefeld entstammt einem Merkblatt des Prüfungsamts der Fakultät für Erziehungswissenschaft. All diese Vorgaben können inzwischen geändert sein. Der Vergleich macht außerdem deutlich, dass die Quellen keine einheitliche Bezeichnung verwenden: Kiel spricht von Selbstständigkeitserklärungen, Eichstätt-Ingolstadt von der Plagiatserklärung, Leipzig von der Selbstständigkeitserklärung und Bielefeld von der Eigenständigkeitserklärung. Eine Rangfolge der Hochschulen oder eine Aussage darüber, welche Form an den meisten Stellen gilt, lässt sich aus diesen vier Beispielen nicht ableiten.

Das Verwaltungsverfahrensgesetz und die qualifizierte elektronische Signatur

Selbstständigkeitserklärung richtig verstehen bedeutet auch, einen gesetzlichen Rahmen zu kennen, ohne daraus Schlüsse für die eigene Hochschule zu ziehen. Paragraf 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Bundes regelt, dass eine gesetzlich angeordnete Schriftform gegen eine elektronische Form ausgetauscht werden kann, wenn keine abweichende Sonderregel gilt. Als ausreichende elektronische Form benennt das Gesetz ein Dokument, das eine qualifizierte elektronische Signatur trägt. Ausdrücklich unzulässig ist dabei nach dieser Vorschrift die Verwendung eines Pseudonyms.

Diese Vorschrift ist eindeutig als Bundesgesetz für Behörden des Bundes einzuordnen. Sie sagt nicht, dass eine Hochschule eine qualifizierte elektronische Signatur als Ersatz für die Unterschrift unter der Erklärung annehmen muss. Die Prüfungsordnung kann eine andere Regelung bestimmen, und das Gesetz erstreckt sich nicht automatisch auf Hochschulen der Länder.

Die Praxis an den Hochschulen zeigt zwei verschiedene Wege: Das Prüfungsamt der Universität Kiel hält fest, dass dort, wo die Vorgaben das Wort schriftlich enthalten, die Originalunterschrift nötig ist, sofern nicht alternativ eine andere Form genannt wird. Die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät der Universität Leipzig nennt dagegen die digitale Signatur ausdrücklich als zulässige Form beim Einreichen der Selbstständigkeitserklärung. Angaben zur technischen Beschaffenheit einer qualifizierten Signatur, zu Anbietern oder zur europäischen Signaturverordnung enthält dieser Artikel nicht, da die vorliegenden Quellen dazu keine überprüften Aussagen machen.

Vom Ausdruck bis zum hochgeladenen PDF: Ein Beispielablauf

Muster für eine eidesstattliche Erklärung können zeigen, welchen Wortlaut die Erklärung haben soll. Bevor die fertige Arbeit hochgeladen wird, muss die Unterschrift korrekt in das Dokument eingebunden sein. Der folgende Ablauf ist ein Beispiel, das sich aus den Angaben der Universitäten Kiel, Leipzig und Bielefeld zusammensetzt. Er dient der Orientierung und gilt nicht als verbindliche Anweisung für jede Hochschule.

1. Erklärung mit dem Wortlaut der eigenen Hochschule ausdrucken.
2. Die ausgedruckte Erklärung handschriftlich unterschreiben.
3. Die unterschriebene Seite einscannen oder fotografieren. Ein Foto nennt die Universität Kiel als Weg; ob das an der eigenen Hochschule gilt, ist vorab zu klären.
4. Das Bild als letzte Seite in das PDF einfügen. Die Universität Bielefeld benennt ausdrücklich die letzte Seite des PDFs, die Universität Leipzig verlangt die Erklärung am Ende des Dokuments.
5. Die fertige Datei vor dem Hochladen öffnen und prüfen, ob die Unterschrift lesbar ist.

Die Universität Leipzig beschreibt die Abgabe als eine einzige PDF-Datei über das Campusmanagementsystem. Zur Bildgröße, zum Dateiformat der Unterschrift oder zur Bildqualität machen die hier ausgewerteten Quellen keine Angaben. Ob ein Foto der Unterschrift ausreicht, ist nur dort belegt, wo die Hochschule es ausdrücklich nennt, wie das bei der Universität Kiel der Fall ist. Wer unsicher ist, sollte diese Punkte vor der Abgabe beim Prüfungsamt erfragen.

Vor der Abgabe klären: Was die Quellen nicht beantworten

Die Quellen zeigen Beispiele von vier Hochschulen, sie ersetzen nicht die Vorgabe der eigenen Prüfungsordnung und des Prüfungsamts. Wer seine Abschlussarbeit einreicht, sollte vor der Abgabe gezielt nachfragen, welche Form der Unterschrift verlangt wird. Die folgenden Punkte sind Vorschläge für Fragen an das Prüfungsamt, keine belegten Regeln.

• Wird die Arbeit gedruckt oder als PDF abgegeben?
• Gilt für die Erklärung eine Originalunterschrift?
• Ist ein Scan oder ein Foto der Unterschrift erlaubt?
• Wird eine digitale Signatur angenommen?
• Wo steht die Erklärung im Dokument?
• Bis wann kann sie nachgereicht werden?

Die Beispiele in diesem Artikel stammen aus Kiel (Stand August 2024), aus Eichstätt-Ingolstadt, aus Leipzig (Mitteilung von 2023) und aus Bielefeld (Merkblatt einer Fakultät). Keines dieser Beispiele ist eine bundesweite Regel. Was passiert, wenn eine Unterschrift fehlt oder vom Prüfungsamt nicht anerkannt wird, steht in keiner der ausgewerteten Quellen. Für diese Frage hilft nur die Rückfrage beim Prüfungsamt vor der Abgabefrist.

Dieser Artikel gibt keine Rechtsberatung. Eine Erklärung mit falschen Angaben kann Folgen haben, die die jeweilige Prüfungsordnung regelt. Eigenständigkeitserklärung mit KI-Hinweis ist ein weiteres Thema, das entstehen kann, wenn KI-Werkzeuge beim Verfassen der Arbeit eingesetzt wurden. Ob und wie das in der Erklärung angegeben werden muss, regeln die Prüfungsordnung und die Vorgaben des Prüfungsamts.

Quellen und Stand

• Universität Kiel, Philosophische Fakultät, Gemeinsames Prüfungsamt: Signature on applications and declarations of authorship: www.gpa.uni-kiel.de (geprüft am 2026-10-01)
• Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt, Prüfungsamt: Abschlussarbeit (Bachelorarbeit, Masterarbeit): www.ku.de (geprüft am 2026-10-01)
• Universität Leipzig, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät: Elektronische Einreichung von Abschlussarbeiten (15.03.2023): www.wifa.uni-leipzig.de (geprüft am 2026-10-01)
• Universität Bielefeld, Fakultät für Erziehungswissenschaft, Prüfungsamt: Anmeldung und Abgabe der Abschlussarbeit (PDF): www.uni-bielefeld.de (geprüft am 2026-10-01)
• Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), § 3a Elektronische Kommunikation (gesetze-im-internet.de): www.gesetze-im-internet.de (geprüft am 2026-10-01)