Was steht in einer Promotionsvereinbarung und wie kommst du dorthin?

Vereinbarung abschließen: Das gehört in die Promotionsvereinbarung

Eine Promotionsvereinbarung hält die Absprachen zwischen dir als Doktorandin oder Doktorand und deinen Betreuenden fest. Ob sie für dich Pflicht oder Empfehlung ist, bestimmt die Promotionsordnung deiner Hochschule. Die Vorgaben der Universitäten Bielefeld und Leipzig nennen dafür Angaben zu Beteiligten, Thema, Zeitplan und Pflichten beider Seiten, und das Muster der TU Berlin verweist bei Konflikten auf eine Ansprechstelle.

Was die Promotionsvereinbarung regelt

Eine Promotionsvereinbarung ist eine Absprache zwischen dir und deinen Betreuenden für die Zeit deiner Promotion, die schriftlich festgehalten wird. Laut der Rahmenpromotionsordnung der Universität Bielefeld (Stand 1. Juni 2023) ist vorgesehen, dass eine Vereinbarung dieser Art zwischen den Betreuenden und dem Promovierenden abgeschlossen wird. Die Graduiertenakademie der Universität Leipzig beschreibt sie als Dokument, das Absprachen festhält sowie die Rechte und Pflichten beider Seiten.

Ob die Vereinbarung für dich verpflichtend oder nur empfohlen ist, entnimmst du deiner eigenen Promotionsordnung, denn Bielefeld und Leipzig sind hier nur Beispiele. Die Universität Leipzig empfiehlt in ihrer Satzung den Abschluss für Promovierende, und zwar im Sinne guter wissenschaftlicher Praxis. Notiere beim Lesen, wer die Vorgaben zur Vereinbarung festlegt und ob dort eine Frist genannt wird. Wenn du bei einer Formulierung unsicher bist, frage bei deiner Betreuung nach, bevor du unterschreibst.

Eine Vereinbarung für Abschlussarbeiten ist etwas anderes. Für Bachelor- und Masterarbeiten ist das Stichwort die Betreuungsvereinbarung für die Abschlussarbeit, deren Vorgaben du gesondert prüfst. Wenn unklar ist, welches Dokument gemeint ist, lies zuerst die Vorgaben deiner Hochschule zu Abschlussarbeiten und zur Promotion nacheinander.

Welchen Inhalt und Aufbau deine Vereinbarung hat, regelt deine Hochschule, und im Alltag kannst du sie als Arbeitsgrundlage nutzen. Prüfe bei einem Wechsel des Themas, der Stelle oder der Betreuung, ob die Vereinbarung den Punkt schon enthält, und halte Änderungen mit Datum schriftlich fest. Ein erfundenes Beispiel: Du schreibst an einer Dissertation über Lieferketten im Maschinenbau und merkst nach einem Jahr, dass ein Teilbereich mehr Zeit braucht. Dann kannst du mit deinen Betreuenden besprechen, ob der Umfang angepasst wird. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur einen Ablauf.

Notiere dir vor einem Gespräch mit deinen Betreuenden, welche Punkte dir wichtig sind, zum Beispiel Betreuungsrhythmus, Erreichbarkeit während Forschungsaufenthalten und Umgang mit Veröffentlichungen. Du kannst außerdem festhalten, wie Ergebnisse veröffentlicht werden und wer als Mitautor genannt wird, und diese Liste in das Gespräch mitnehmen. Im Gespräch kannst du den Entwurf Satz für Satz durchgehen. Lege außerdem fest, wann ihr den nächsten Stand besprecht.

Welche Angaben in die Vereinbarung gehören

Die Rahmenpromotionsordnung der Universität Bielefeld nennt als Mindestangaben die Beteiligten, das Thema der Dissertation mit gegebenenfalls einem Arbeitstitel, einen vorläufigen Zeit- und Arbeitsplan mit der voraussichtlichen Dauer, die Aufgaben beider Seiten, die Verpflichtung auf gute wissenschaftliche Praxis und gegebenenfalls eine Regelung für Konflikte.

Die Graduiertenakademie der Universität Leipzig nennt in ihrer Betreuungsvereinbarung unter anderem Betreuungspersonen, Arbeitstitel und einen strukturierten Zeit- und Arbeitsplan. Ordnet man diese Punkte zusammen, ergeben sich vier Bereiche, die je nach Hochschule unterschiedlich ausfallen.

Den Zeitplan baust du so auf, dass er den Stand deiner Arbeit abbildet, und ein Zeitplan für die Promotion mit Meilensteinen kann dafür als Gerüst dienen. Der Arbeitsplan enthält dann Etappen, die sich später überprüfen lassen. Ein erfundenes Beispiel: Für das erste Jahr legst du die Literaturübersicht fest, für das zweite die Datenerhebung und für das dritte das Schreiben der Kapitel. Diese Etappen sind nur erfunden und keine feste Vorgabe. Achte darauf, dass die Angaben zu deinem Vorhaben passen, denn verlangt wird ein vorläufiger Plan mit voraussichtlicher Dauer.

Regelmäßige Gespräche zum Promotionsfortschritt nennt das Muster der TU Berlin als Teil eines sorgfältigen Betreuungsverhältnisses, deshalb plane dafür einen festen Termin. Ob es an deiner Fakultät eine Ansprechstelle für Konflikte gibt, frage bei der Fakultät nach, denn die Angabe der TU Berlin gilt nur dort.

So kommst du zur Vereinbarung

Bevor du ein Formular ausfüllst, verschaffst du dir einen Überblick über die Regeln. Welche Pflichten verlangt werden, klärst du zuerst: Vor dem Gespräch solltest du die Promotionsordnung lesen, die an deiner Fakultät gilt. Die Vorlage der eigenen Hochschule hat Vorrang, deshalb passt du die folgenden Schritte an deine Unterlagen an.

1. Promotionsordnung nachlesen: Prüfe, ob der Abschluss einer Vereinbarung für dich vorgesehen ist und welche Angaben die Ordnung verlangt.
2. Vorlage der Hochschule besorgen: Frage nach dem offiziellen Muster. Die Vorlage der eigenen Hochschule hat Vorrang vor fremden Beispielen.
3. Entwurf mit den Betreuenden besprechen: Gehe Thema, Arbeitstitel und Pflichten beider Seiten gemeinsam durch.
4. Zeitplan eintragen: Halte den vorläufigen Arbeitsplan mit den wichtigsten Etappen fest.
5. Unterschreiben: Lass die Vereinbarung von allen Beteiligten unterschreiben, sobald beide Seiten die Inhalte geprüft haben.
6. Später überprüfen: Lege fest, wann ihr den Stand gemeinsam kontrolliert, und halte Änderungen schriftlich fest.

Ein erfundenes Beispiel: Anna Beispiel beginnt ihre Promotion im Fach Geschichte und bespricht mit ihrer Betreuerin den Entwurf. Sie prüft zuerst, welche Pflichten die Ordnung ihrer Fakultät verlangt. Erst danach trägt sie den Zeitplan ein. Die Namen und Angaben sind erfunden und zeigen nur den Ablauf, nicht eine Regel deiner Hochschule.

Halte bei jedem Schritt fest, wer welche Angabe bestätigt hat, und lege den Stand in einer Mappe ab, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Wenn ein Schritt bei dir anders abläuft, notiere die Abweichung und kläre sie mit deiner Betreuung.

Was du bei Konflikten und Änderungen tust

Die TU Berlin benennt in ihrem Muster für Konfliktfälle als Ansprechstelle die Promotionsbeauftragte der Fakultät, an die sich beide Seiten wenden können. Als Teil eines sorgfältigen Betreuungsverhältnisses nennt dasselbe Muster regelmäßige Gespräche zum Promotionsfortschritt. Ob es an deiner Fakultät eine solche Stelle gibt, frage bei der Fakultät nach; die Angabe bezieht sich nur auf die TU Berlin.

Fällt die Betreuung weg, kannst du einen neuen Doktorvater suchen und die Vereinbarung neu schließen; prüfe vorher in deiner Promotionsordnung, ob sie für diesen Fall eigene Schritte vorsieht. Welche Rolle die betreuende Person übernehmen soll, notierst du dir mit Blick auf die Rolle des Doktorvaters, bevor du neu verhandelst. So kannst du prüfen, welche Erwartungen du an die neue Betreuung stellst.

Änderungen am Zeitplan hältst du schriftlich fest und lässt beide Seiten den neuen Stand bestätigen. Dokumentiere dabei das Datum, die beteiligten Personen und den neuen Stand, damit später nachvollziehbar ist, welche Fassung gilt. Plane zusätzlich feste Termine für Gespräche über den Fortschritt, denn regelmäßige Gespräche nennt das Muster der TU Berlin als Teil eines sorgfältigen Betreuungsverhältnisses.

Offene Punkte klärst du zuerst mit deiner Betreuung und danach mit der zuständigen Stelle, die du in deinen offiziellen Unterlagen findest. Das ist keine Rechtsberatung. Kläre bei Unsicherheit, welche Form für deine Hochschule passt.

Quellen und Stand

• Universität Bielefeld: Rahmenpromotionsordnung (1. Juni 2023): www.uni-bielefeld.de (geprüft am 2026-10-06)
• Universität Leipzig, Graduiertenakademie: Betreuungsvereinbarung zwischen Promovierenden und Betreuer:innen: www.fa.uni-leipzig.de (geprüft am 2026-10-06)
• Technische Universität Berlin: Promotionsvereinbarung (Muster): www.static.tu.berlin (geprüft am 2026-10-06)