Betreuungsvereinbarung: was sie regelt und was nicht
Betreuungsvereinbarung für die Abschlussarbeit: Inhalt und Ablauf
Du schreibst eine Bachelor- oder Masterarbeit und fragst dich, ob und wie du mit deiner Betreuungsperson eine schriftliche Betreuungsvereinbarung triffst. Dieser Text erklärt, was eine solche Vereinbarung ist, wann sie an einzelnen Hochschulen verlangt wird, was typischerweise darin steht, wie du sie ansprichst und was sie rechtlich bewirkt.
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E-Mail an den Betreuer: vier Musterschreiben
Die Betreuungsvereinbarung für die Abschlussarbeit, dazu zum Herunterladen Muster für Betreuungsanfrage, Terminbitte, Nachfrage und Themenänderung mit Betreff, Anrede und Platzhaltern, außerdem der Hinweis, was in Mails schiefgeht, ohne Anmeldung.
Was eine Betreuungsvereinbarung ist und wann sie verlangt wird
Eine Betreuungsvereinbarung hält schriftlich fest, wie Studierende und Betreuungsperson bei der Abschlussarbeit zusammenarbeiten. Sie nennt die Beteiligten, das Thema und den zeitlichen Rahmen der Betreuung und macht sichtbar, was beide Seiten voneinander erwarten. Wer eine Betreuungsperson sucht, bringt diesen Schritt erst nach der Zusage ins Gespräch; ein eigener Ratgeber zu Betreuer für die Bachelorarbeit finden beschreibt, wie diese Zusage zustande kommt.
Wie ein solches Formular aussehen kann, zeigt ein Beispiel der Universität Greifswald für den Studiengang Klinische Pflegewissenschaft: ihre Betreuungsvereinbarung für die Bachelorarbeit (Stand 02/2024) nennt als Zweck, die Arbeit in hoher Qualität und angemessener Zeit durchzuführen. Sie erfasst die Beteiligten, einen Themenvorschlag sowie den voraussichtlichen Beginn und das voraussichtliche Ende der Betreuung. Das ist die Regelung dieser einen Universität und kein allgemeiner Standard.
Ob eine solche Vereinbarung Pflicht ist, hängt von der einzelnen Einrichtung ab. Das Lateinamerika-Institut der Freien Universität Berlin verlangt für seinen Master Interdisziplinäre Lateinamerikastudien eine Kopie zu Beginn des vierten Fachsemesters. Ein Leitfaden einer Professur für Klinische Psychologie des Kindes- und Jugendalters an der Universität Jena nennt die schriftliche Vereinbarung unter den formalen Voraussetzungen für Bachelor- und Masterarbeiten. Die Richtlinien des Lehrstuhls für Klinische Psychologie und Psychotherapie der Universität Greifswald verlangen eine Betreuungsvereinbarung mit der lehrstuhlinternen Betreuungsperson. Jede dieser Vorgaben gilt nur für die genannte Einrichtung.
Eine allgemeine Pflicht für alle Bachelor- und Masterarbeiten ist damit nicht bekannt. Ob eine Vereinbarung verlangt wird, steht in der Prüfungsordnung, im Leitfaden des Lehrstuhls oder beim Prüfungsamt. Die Leitfäden der Universität Hannover und der TH Deggendorf kennen vor allem Absprachen mit der Betreuungsperson, ohne dafür ein eigenes Formular vorzusehen. Wer sich zu einem Thema ein eigenes Konzept überlegt, findet dazu Hinweise in einem Ratgeber zu Exposé Bachelorarbeit.
Was in einer Betreuungsvereinbarung stehen kann
Eine brauchbare Vereinbarung regelt wenige Punkte so klar, dass beide Seiten danach arbeiten können. Dazu gehören die Beteiligten und das Thema, ein Zeitplan mit Meilensteinen, der Rhythmus der Treffen und die Form der Rückmeldung.
Das Formular der Freien Universität Berlin für den Master Interdisziplinäre Lateinamerikastudien nennt als Beispiel einer Universität den Arbeitstitel, gegebenenfalls eine Zweitbetreuung, die Eckpunkte und einen Zeitplan. Es sieht für die Vorlesungszeit mindestens eine Sprechstunde pro Monat vor, für die vorlesungsfreie Zeit mindestens eine Sprechstunde oder einen Bericht per E-Mail, verweist auf gute wissenschaftliche Praxis, nennt 22 Wochen Bearbeitungszeit und verlangt, Abweichungen umgehend mitzuteilen.
Die Jenaer Professur für Klinische Psychologie des Kindes- und Jugendalters setzt in ihrem Leitfaden eigene Vorgaben: Abwesenheiten von mehr als zwei Wochen sind abzusprechen, die Betreuung ist auf höchstens zwölf Monate befristet, Termine werden ein bis drei Wochen vorher vereinbart, bei längerer Pause gibt es etwa einmal im Monat einen kurzen Zwischenstand, nach jedem Treffen entsteht ein Ergebnisprotokoll, für Rückmeldungen zum Manuskript sind drei Wochen vorgesehen, dazu kommen ein Formblatt zum Umgang mit Publikationen und bei sensiblen Daten eine Schweigepflichtserklärung. Diese Werte gelten nur an dieser einen Professur, nicht als Standard.
Der Leitfaden des Fachgebiets Usable Security and Privacy an der Leibniz Universität Hannover beschreibt kurze Treffen idealerweise alle zwei Wochen, eine Zwischenbewertung nach sechs Wochen bei der Bachelorarbeit beziehungsweise acht Wochen bei der Masterarbeit und sechs Wochen Korrekturzeit nach der Abgabe. Bei Arbeiten mit einem Unternehmen formuliert laut dem Leitfaden der Technischen Hochschule Deggendorf die prüfende Person die Aufgabenstellung nach Vorgesprächen, und der Arbeitsaufwand wird mit der Betreuungsperson abgesprochen. Regeln zu Sperrvermerk und Vertraulichkeit bei externen Arbeiten gehören in die Betreuungsvereinbarung und nicht allein in die Absprache mit dem Unternehmen; ein eigener Ratgeber erklärt die Abstimmung des Sperrvermerks mit einem Unternehmen ausführlich. Die Jenaer Professur nennt als Beispiel, dass sie die Nutzung von ChatGPT und ähnlichen Programmen an diesem Lehrstuhl nicht gestattet; schweigt die eigene Ordnung dazu, kann es sich lohnen, den Umgang mit KI-Werkzeugen im Gespräch zu klären. Wer sich auf dieses Gespräch vorbereiten will, findet Hilfe in einem Ratgeber zu Erstes Betreuungsgespräch vorbereiten, und wer später mehr Zeit braucht, findet den Ablauf in einem Ratgeber zu Fristverlängerung beantragen.
| Punkt | Was die Vereinbarung klären sollte | Beispiel aus einer Einrichtung |
|---|---|---|
| Beteiligte und Thema | Wer beteiligt ist und welches Thema bearbeitet wird | Greifswald: Themenvorschlag im Formular der Klinischen Pflegewissenschaft |
| Zeitplan und Meilensteine | Welche Schritte bis wann erreicht sein sollen | FU Berlin: Zeitplan und 22 Wochen Bearbeitungszeit im Masterformular |
| Treffen und Form | Wie oft und in welcher Form man sich austauscht | Hannover: Treffen idealerweise alle zwei Wochen |
| Rückmeldefristen | Wie lange die Betreuungsperson für Rückmeldungen braucht | Jena: drei Wochen für Rückmeldungen zum Manuskript |
| Abwesenheit und Vertretung | Was bei längerer Abwesenheit einer Seite gilt | Jena: Abwesenheiten über zwei Wochen sind abzusprechen |
| Daten und Unternehmen | Wie bei externen Arbeiten mit einem Unternehmen verfahren wird; Sperrvermerk und Vertraulichkeit in die Vereinbarung, nicht nur ins Unternehmensformular | Deggendorf: Aufgabenstellung der prüfenden Person nach Vorgesprächen |
| Umgang mit KI-Werkzeugen | Ob und wie KI-Werkzeuge genutzt werden dürfen | Jena: ChatGPT und ähnliche Programme an diesem Lehrstuhl nicht gestattet |
| Umgang mit Verzug | Was bei Abweichungen vom Zeitplan passiert | FU Berlin: umgehende Mitteilung bei relevanten Abweichungen |
Die Vereinbarung ansprechen und Punkte aushandeln
Der beste Zeitpunkt für die Vereinbarung ist das erste Gespräch nach der Zusage. Laut dem Leitfaden der Jenaer Professur und dem Leitfaden des Hannoveraner Fachgebiets folgt auf die Anfrage zunächst ein Kennenlerngespräch, in dem Ausrichtung, Zeitplanung und Modalitäten besprochen werden; erst danach fällt die Entscheidung zur Betreuung beziehungsweise wird das Thema festgelegt. Der Leitfaden der Technischen Hochschule Deggendorf rät, zu Beginn nach der gewünschten Form der Zusammenarbeit zu fragen.
Beim Formular der Freien Universität Berlin erarbeiten die Studierenden die Eckpunkte und den Zeitplan selbst und legen sie der Betreuungsperson zur Besprechung vor. Daraus lässt sich als Einordnung ableiten: Wer einen eigenen Entwurf mitbringt, macht das Gespräch leichter, auch wenn dies keine an allen Hochschulen belegte Regel ist. Ein Satz wie 'Ich habe schon Eckpunkte und einen Zeitplan vorbereitet, den wir als Ausgangspunkt nehmen könnten' lässt sich nach der Zusage gut ins erste Gespräch einbringen.
Verhandelbar sind nach den vorliegenden Leitfäden vor allem der Rhythmus und die Form der Treffen, die laut dem Hannoveraner Fachgebiet beide Seiten gemeinsam absprechen, dort auch der Arbeitsort als Präsenz oder online, sowie Termine und Teilziele, wie es der Deggendorfer Leitfaden beschreibt. Nicht verhandelbar bleiben die Vorgaben der Prüfungsordnung und die darin festgelegten Fristen.
Ein Zeitplan aus dem eigenen Exposé kann als Grundlage für die Vereinbarung dienen, wie sowohl der Hannoveraner Leitfaden als auch die Greifswalder Richtlinien zur Psychologie nahelegen. Wer das erste Treffen vorbereiten, eine Betreuungsperson finden oder die Arbeit anmelden will, findet dazu mehr in den jeweils eigenen Ratgebern, ohne dass diese Seite deren Inhalt wiederholt. Bleibt eine Antwort der Betreuungsperson aus, hilft ein eigener Ratgeber zu Wenn der Betreuer nicht antwortet: strukturiert Vorgehen weiter, und bei einer Arbeit mit einem Unternehmen zeigt ein Ratgeber zu Sperrvermerk mit einem Unternehmen abstimmen, wie sich Vertraulichkeit und Sperrvermerk in der Vereinbarung abstimmen lassen.
Rechtliche Wirkung der Vereinbarung und Umgang mit Konflikten
Die Betreuungsvereinbarung ersetzt die Prüfungsordnung nicht, sie ergänzt sie. Die DFG-Empfehlung hält für Promotionen fest, dass die Promotionsordnung Vorrang genießen soll und Arbeits- oder Stipendienverträge davon unberührt bleiben. Die Greifswalder Richtlinien zur Psychologie betonen, dass grundsätzlich die Prüfungs- und Studienordnungen gelten und Fristen den Ordnungen zu entnehmen sind. Der Deggendorfer Leitfaden nennt, dass eine Verlängerung der Bearbeitungsdauer in Ausnahmefällen nur die Prüfungskommission genehmigt, wenn die Gründe nicht bei den Studierenden liegen. Daraus folgt: Fristen, Themenausgabe und Bewertung regelt die Ordnung, die Vereinbarung regelt nur die Zusammenarbeit.
Ob eine Betreuungsvereinbarung einklagbar oder rechtlich bindend wie ein Vertrag ist, dazu treffen die vorliegenden Leitfäden keine Aussage. Ein Streit über Prüfungsfragen läuft über das Prüfungsamt und den Prüfungsausschuss, nicht über die Betreuungsvereinbarung selbst.
Die DFG nennt Regelungen bei Konfliktfällen als Punkt jeder Vereinbarung für Promovierende. Zwei Beispiele aus dem Bereich der Abschlussarbeit zeigen eine ähnliche Richtung: Der Jenaer Leitfaden verlangt, bei bedeutsamen Schwierigkeiten sofort die Betreuung zu informieren, und das Formular der Freien Universität Berlin verlangt die umgehende Mitteilung bei Abweichungen vom Zeitplan. Als Ergebnis gilt: früh melden und die Absprache schriftlich festhalten.
Hilft die frühe Meldung nicht weiter oder bleibt eine Antwort aus, geben eigene Ratgeber Orientierung, ohne dass diese Seite deren Inhalt vorwegnimmt. Für einen Wechsel der Betreuung beschreibt ein Ratgeber zu Betreuerwechsel bei der Abschlussarbeit klären, wie sich ein solcher Schritt einordnen lässt; einen Anspruch auf einen Betreuerwechsel nennen die vorliegenden Quellen nicht. Wer mehr Zeit braucht, findet die nächsten Schritte in einem Ratgeber zur Fristverlängerung.
Promotion: eigene Regeln, die sich nicht übertragen lassen
Für die Promotion gibt es dagegen eigene Empfehlungen, die sich nicht auf Abschlussarbeiten übertragen lassen. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft empfiehlt Betreuungsvereinbarungen zwischen Promovierenden und Betreuenden in von ihr geförderten Projekten und nennt als Mindestpunkte unter anderem einen Zeit- und Arbeitsplan, Berichtspflichten, die Einbindung in eine Arbeitsgruppe, einen Arbeitsplatz und eine Regelung für Konfliktfälle.
Die Hochschulrektorenkonferenz nennt in ihrer Empfehlung von 2012 eine Promotionsvereinbarung empfehlenswert und schreibt, dass die Annahme von Doktorandinnen und Doktoranden die Hochschule zur wissenschaftlichen Betreuung verpflichtet. Beide Papiere betreffen die Promotion und die jeweilige Promotionsordnung der einzelnen Hochschule, nicht die Bachelor- oder Masterarbeit.
Für Bachelor- und Masterarbeiten gibt es keine entsprechende bundesweite Empfehlung. Hier zählen die Prüfungsordnung und die Vorgaben der jeweiligen Einrichtung, wie sie in den vorangehenden Abschnitten an mehreren Beispielen beschrieben sind. Wer die eigene Arbeit anmelden will, findet den Ablauf in einem Ratgeber zu Bachelorarbeit anmelden: Frage und Ablauf.
Diese Seite behandelt deshalb allein die Betreuungsvereinbarung bei Bachelor- und Masterarbeiten anhand der genannten Beispiele aus Berlin, Jena, Hannover, Deggendorf und Greifswald. Fragen zur Promotion an einer einzelnen Hochschule oder zum Promotionsrecht gehören nicht in diesen Text und sind hier nicht beantwortet.
Quellen und Stand
- Empfehlungen für das Erstellen von Betreuungsvereinbarungen, DFG-Vordruck 1.90 (08/22), Deutsche Forschungsgemeinschaft: www.dfg.de (geprüft am 2026-10-02)
- Zur Qualitätssicherung in Promotionsverfahren, Empfehlung der Hochschulrektorenkonferenz (23.4.2012): www.hrk.de (geprüft am 2026-10-02)
- Schriftliche Betreuungsvereinbarung zur Masterarbeitsbetreuung, Lateinamerika-Institut der Freien Universität Berlin (Master Interdisziplinäre Lateinamerikastudien, SPO 2023): www.lai.fu-berlin.de (geprüft am 2026-10-02)
- Leitfaden für Abschlussarbeiten (Stand 12.11.2025), Professur Klinische Psychologie des Kindes- und Jugendalters, Friedrich-Schiller-Universität Jena: www.fsv.uni-jena.de (geprüft am 2026-10-02)
- Leitfaden zur Erstellung studentischer Abschlussarbeiten (Stand 24.10.2023), Fachgebiet Usable Security and Privacy, Institut für IT-Sicherheit, Leibniz Universität Hannover: www.itsec.uni-hannover.de (geprüft am 2026-10-02)
- Leitfaden Abschlussarbeiten, über die Seiten der Technischen Hochschule Deggendorf abrufbar: www.th-deg.de (geprüft am 2026-10-02)
- Betreuungsvereinbarung für die Bachelorarbeit im Studiengang Klinische Pflegewissenschaft (Stand 02/2024), Universität Greifswald: ecampus2.med.uni-greifswald.de (geprüft am 2026-10-02)
- Richtlinien zur Verfassung der Bachelor- und Masterarbeiten (V 11/2020), Lehrstuhl für Klinische Psychologie und Psychotherapie, Universität Greifswald: psychologie.uni-greifswald.de (geprüft am 2026-10-02)