Wie du einen Gastaufenthalt während der Promotion planst

Forschungsaufenthalt planen: Ziel, Förderung und Absicherung

Ein Forschungsaufenthalt während der Promotion ist je nach Förderer und Hochschule unterschiedlich geregelt, deshalb prüfst du Fristen beim jeweiligen Programm selbst. Hier siehst du, wie du Inhalt, Förderung, Gastbetreuung und Versicherung in eine feste Reihenfolge bringst.

Inhaltliche Planung des Aufenthalts

Ein Forschungsaufenthalt während der Promotion ist je nach Förderer und Hochschule unterschiedlich geregelt. Deshalb prüfst du Fristen, Formulare und Zuständigkeiten direkt beim jeweiligen Programm und bei deiner Betreuung, bevor du Termine festlegst. Zuerst geht es um die inhaltliche Planung, denn daraus ergibt sich, was du vor Ort brauchst.

Als Planungsfragen nennt die Universität Trier den Grund für den Zeitpunkt des Aufenthalts, die Passung des Forschungsorts und die Gestaltung der Zeit vor Ort. Außerdem empfiehlt sie ein Motivationsschreiben mit Zeitplan sowie frühe Kontakte zu Institutionen vor Ort. Wer den Ablauf im Ausland durchdenkt, findet Hinweise, wie du ein Auslandsstudium komplett planen kannst, und kann diese Fragen Schritt für Schritt beantworten.

Der Zeitpunkt innerhalb deiner Promotion verdient eigene Überlegung. Denke an Phasen wie Datenerhebung, Archivarbeit und die Wahl deiner Methode, denn ein Aufenthalt wirkt anders, je nachdem, ob er vor oder nach diesen Schritten liegt. Erfundenes Beispiel: Du möchtest in einem Archiv einer fremden Stadt Akten sichten, bevor du deine Methode festlegst. Dann kläre vorab mit deiner Betreuung, ob die Methode diesen Aufenthalt überhaupt verlangt.

Daraus lässt sich vorsichtig folgern, dass ein klarer Grund und ein klarer Zeitplan bei Gasthochschule und Förderer helfen können. Stimme die Planung mit deiner betreuenden Person ab und kläre offene Punkte mit dem Prüfungsamt oder dem Leitfaden deines Fachbereichs.

Das DAAD-Forschungsstipendium im Überblick

Die Angaben zum DAAD-Forschungsstipendium stützen sich auf Hochschulseiten, nicht auf die Programmseite des DAAD selbst. Laut TU Chemnitz dauert die Förderung ein bis zwölf Monate. Eine zweimalige Förderung ist vorgesehen, zusammen höchstens 18 Monate, wobei mindestens sechs Monate Pause zwischen beiden Phasen liegen. Zu den Leistungen zählen laut derselben Seite unter anderem eine Stipendienrate, ein Reisekostenzuschuss und Versicherungsleistungen. Für deine Planung heißt das, dass du die Gesamtdauer früh mit deinem Forschungsplan abgleichst, bevor du Termine festlegst.

Laut TU Chemnitz gehören zur Bewerbung eine Darstellung des Vorhabens, ein Zeitplan und ein Gutachten der Betreuungsperson. Die TUM-Präsentation nennt als Schritt, die Durchführbarkeit zu klären, und richtet sich an Promovierende deutscher Hochschulen. Damit erkennst du früh, ob dein Vorhaben in diesen Rahmen passt, bevor du Unterlagen zusammenstellst. Schreibe den Zeitplan so, dass jede Etappe einen konkreten Arbeitsschritt beschreibt, etwa Literaturzugang, Messreihen oder Abstimmungen im Labor.

Wer sich bewirbt, nutzt die Anleitung, wie du ein DAAD-Stipendium bewerben kannst, und prüft Fristen auf der Programmseite des DAAD. Die Höhe der Stipendienrate und aktuelle Bewerbungstermine prüfst du direkt beim DAAD, denn die TU Chemnitz weist darauf hin, dass die Fristen auf ihrer Seite veraltet sind. Die TUM-Präsentation stammt aus dem Jahr 2022; daraus folgt nicht, dass die Bedingungen unverändert sind. Lege dir eine Liste mit Fristen an und trage jede Angabe mit Quelle und Abrufdatum ein, damit du Änderungen früh erkennst.

Gastbetreuung und Abstimmung mit zu Hause

Der Zeitplan gehört mit dem Gastinstitut abgestimmt, bevor du Termine festschreibst. Die TUM-Präsentation nennt genau diesen Schritt, und die Universität Trier empfiehlt zusätzlich frühe Kontakte zu Institutionen vor Ort. Solche Kontakte geben dir die Möglichkeit, die Zeit vor Ort früh zu strukturieren und offene Fragen zur Arbeit mit der Gasthochschule rechtzeitig zu klären. Notiere dabei, welche Ansprechpersonen für Labor, Bibliothek und Verwaltung zuständig sind.

Die TU Chemnitz verlangt für das DAAD-Forschungsstipendium ein Gutachten der Betreuungsperson, das über das DAAD-Portal läuft. Um Absprachen festzuhalten, kannst du eine Betreuungsvereinbarung für die Abschlussarbeit als Muster ansehen und auf die Promotion übertragen. Die TUM-Präsentation nennt außerdem, das Gutachtenformular etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin über das Portal abzurufen, wobei dieser Stand aus dem Jahr 2022 stammt.

Kläre vorab mit deiner Hauptbetreuung, wer dich während des Aufenthalts betreut und wie der Austausch in dieser Zeit läuft. Bei Beschäftigten an der Hochschule kläre die Freistellung mit der Führungskraft und der Personalabteilung, denn die TU Chemnitz nennt diese Klärung ausdrücklich. Die Universität Trier empfiehlt zudem bei Bedarf eine rechtzeitige Beurlaubung oder Freistellung. Lege außerdem fest, wie oft ihr euch in dieser Zeit schriftlich oder per Videoanruf abstimmt, damit beide Seiten wissen, woran sie sind.

Versicherung und Ablauf der Vorbereitung

Laut TU Chemnitz zählen Versicherungsleistungen zu den Leistungen des DAAD-Forschungsstipendiums, und die TUM-Präsentation nennt die Versicherung über den DAAD. Welche Absicherung genau darunter fällt, prüfst du beim Programm selbst. Für den Fall ohne Förderung lohnt der Blick auf die Bedingungen, bevor du eine Auslandskrankenversicherung abschließen willst. Die folgende Schrittfolge zeigt, wie du die Vorbereitung ordnest.

1. Ziel festlegen: Halte fest, welche Frage der Aufenthalt beantworten soll.
2. Gastgeber ansprechen: Kläre Zeitplan und Durchführbarkeit mit dem Gastinstitut.
3. Förderung klären: Prüfe die Angaben des Programms zu Leistungen und Bedingungen.
4. Gutachten anfragen: Frage das Gutachten der Betreuungsperson über den vorgesehenen Weg an.
5. Versicherung prüfen: Kläre Absicherung und Bedingungen selbst.
6. Antrag einreichen: Reiche die Unterlagen über den vorgesehenen Weg ein.

Die Reihenfolge dient als Orientierung und ersetzt keine Auskunft des Programms. Die Reihenfolge hilft dir, Schritte zu erkennen, die aufeinander aufbauen, etwa die Klärung der Förderung vor dem Antrag. Das Gutachten läuft laut TU Chemnitz über das DAAD-Portal, und die TUM-Präsentation nennt, dass das Formular aus dem Portal geladen wird. Bei Fragen zu Vertrag, Steuer oder Versicherung wende dich an die zuständige Stelle oder an eine Beratung.

Um zwei Hochschulen formal zu verbinden, kannst du die Cotutelle-Promotion planen, ein anderer Weg als ein Gastaufenthalt. Ob du diesen Weg prüfst, besprichst du am besten mit deiner Betreuung. Die Frage, ob ein Gastaufenthalt oder eine formale Doppelbetreuung zu deinem Vorhaben passt, gehört zu den Punkten, die du früh klärst.

Quellen und Stand

• TU Chemnitz, DAAD-Forschungsstipendien: www.tu-chemnitz.de (geprüft am 2026-10-06)
• TUM Graduate School, DAAD Outgoing (2022): www.gs.tum.de (geprüft am 2026-10-06)
• Uni Trier, Planung Forschungsaufenthalt: www.uni-trier.de (geprüft am 2026-10-06)