Dissertation Freiexemplare und Pflichtexemplare im Vergleich
Dissertation Freiexemplare: Verlag, Hochschule, Nationalbibliothek
Freiexemplare aus einem Verlagsvertrag und Pflichtexemplare sind verschiedene Dinge. Der Normvertrag des Börsenvereins beschreibt Freiexemplare für den eigenen Bedarf; die Promotionsordnung der Würzburger Fakultät für Humanwissenschaften und das Merkblatt der Deutschen Nationalbibliothek regeln jeweils Ablieferungen.
Definition: Was bedeutet Freiexemplar im Verlagsvertrag?
Kosten der Dissertation im Verlag ändern nichts daran, was der Normvertrag des Börsenvereins zu Freiexemplaren festhält: Der Autor erhält für den eigenen Bedarf eine Anzahl kostenloser Exemplare. Diese Anzahl wird im Vertrag eingetragen. Damit beschreibt der Normvertrag einen Anspruch auf Freiexemplare, ohne im Muster selbst eine Stückzahl vorzugeben. Maßgeblich ist deshalb die Zahl, die die Vertragsparteien in das dafür vorgesehene Feld einsetzen.
Der Anspruch umfasst auch eine E-Book-Ausgabe. Statt gedruckter Freiexemplare sind dafür kostenlose Downloads vorgesehen. Auch bei einer späteren Auflage bleibt das Thema im Vertrag erhalten: Der Autor erhält von jeder folgenden Auflage erneut eine einzutragende Anzahl von Freiexemplaren. Das Muster unterscheidet somit zwischen Exemplaren für den eigenen Bedarf und Downloads bei einer digitalen Ausgabe. Es nennt weder eine feste Zahl für die erste Auflage noch eine feste Zahl für spätere Auflagen. Wer den Vertrag liest, kann daher feststellen, welche Anzahl dort für die konkrete Ausgabe und für Folgeauflagen eingetragen ist. Die Vereinbarung im ausgefüllten Vertragsfeld bestimmt die Stückzahl; der Normvertrag beschreibt den Anspruch und die Stellen, an denen die Anzahl ergänzt wird.
Warum steht keine fixe Stückzahl im Musterdokument?
Dissertation veröffentlichen und Freiexemplare vereinbaren sind im Normvertrag getrennt von einer festen Stückzahl geregelt. Das Vertragsformular enthält für die Anzahl der Freiexemplare ein Feld zum individuellen Ausfüllen. Der Normvertrag legt damit fest, dass der Autor Freiexemplare für den eigenen Bedarf erhalten soll. Eine konkrete Zahl trägt das Muster jedoch nicht selbst ein.
Dasselbe Prinzip gilt für die dort vorgesehene Zahl bei einer folgenden Auflage. Auch diese Anzahl ist einzutragen. Bei einer E-Book-Ausgabe sieht der Normvertrag kostenlose Downloads vor, ohne dafür im Text des Musters eine festgeschriebene Menge zu nennen. Das Formular enthält also einen Anspruch dem Grunde nach und überlässt die jeweilige Anzahl dem Eintrag im Vertrag.
Für die konkrete Vereinbarung ist deshalb das ausgefüllte Vertragsfeld entscheidend. Dort lässt sich ablesen, wie viele gedruckte Freiexemplare für den eigenen Bedarf vereinbart sind. Für digitale Ausgaben ist im Normvertrag die entsprechende kostenlose Download-Regelung vorgesehen. Bei späteren Auflagen kann ebenfalls geprüft werden, welche Zahl im betreffenden Feld steht. Das Muster ersetzt diesen individuellen Eintrag nicht durch eine allgemeine Stückzahl. Es verbindet den Anspruch auf Freiexemplare mit einer Leerstelle, die im konkreten Vertrag ergänzt wird. Die dort eingetragene Angabe ist die vereinbarte Anzahl für die jeweilige Ausgabe oder Auflage.
Hochschulrechtliche Vorgaben am Beispiel Würzburg
Pflichtexemplar abgeben: Die Promotionsordnung der Fakultät für Humanwissenschaften an der Universität Würzburg enthält dafür ein konkretes Beispiel. Ihr Paragraf 11 behandelt die Veröffentlichung der Dissertation sowie die Ablieferung der Pflichtexemplare. Für die Fotokopie-Variante nennt diese Ordnung eine bestimmte Zahl und den Ablieferungsort. Die Aussage betrifft diese Fakultät und diese Veröffentlichungsform.
- Paragraf 11 der Würzburger Ordnung regelt Veröffentlichung und Ablieferung der Pflichtexemplare.
- Die genannte Zahl bezieht sich auf eine Dissertation, die als Fotokopie vervielfältigt wird.
- In diesem Fall sind 70 Pflichtexemplare kostenfrei abzuliefern.
- Die Ablieferung erfolgt bei der Universitätsbibliothek.
Die Zahl von 70 steht somit nicht für Freiexemplare aus einem Verlagsvertrag. Sie gehört in der Würzburger Regelung zur kostenfreien Ablieferung von Pflichtexemplaren bei der Universitätsbibliothek, wenn die Dissertation als Fotokopie vervielfältigt wird. Der Wortlaut verbindet die Zahl ausdrücklich mit dieser Variante. Paragraf 11 nennt zugleich die Veröffentlichung der Dissertation und die Ablieferung der Pflichtexemplare als seinen Regelungsgegenstand.
Für eine Dissertation in dieser Fotokopie-Form lässt sich die Angabe daher so zusammenfassen: 70 kostenfreie Pflichtexemplare gehen an die Universitätsbibliothek. Die Quelle ist die Promotionsordnung der Fakultät für Humanwissenschaften der Universität Würzburg. Sie beschreibt keine allgemeine Stückzahl, sondern eine Regelung für den dort genannten Fall. Offene Angaben für den eigenen Promotionsweg lassen sich aus den offiziellen Unterlagen ermitteln.
Ablieferungspflicht bei der Deutschen Nationalbibliothek
Verlagsvertrag prüfen und die DNB-Ablieferung getrennt betrachten: Das Merkblatt der Deutschen Nationalbibliothek unterscheidet nach der Form der Hochschulschrift. Dissertationen und Habilitationsschriften, die nur körperlich verbreitet werden oder deren Inhalt von einer Online-Ausgabe abweicht, müssen unabhängig von der Auflagenhöhe in zwei Pflichtexemplaren abgeliefert werden. Für eine Online-Ausgabe nennt das Merkblatt dagegen Anforderungen an die Form der Ablieferung.
| Form | Anzahl | Besonderheit |
|---|---|---|
| körperliche Form | zwei Pflichtexemplare | bei ausschließlicher körperlicher Verbreitung oder abweichendem Inhalt gegenüber der Online-Ausgabe |
| Online-Ausgabe | Online-Ablieferung | in einer Form, die Archivierung und Bereitstellung ermöglicht |
Erscheint eine Hochschulschrift zugleich online und körperlich, nimmt die DNB nach ihrem Merkblatt nur die Online-Ausgabe in ihren Bestand auf. Die zwei Exemplare betreffen damit die im Merkblatt beschriebene körperliche Form und die dort genannten Fälle. Die Online-Ausgabe wird nicht mit einer allgemeinen Stückzahl beschrieben, sondern mit ihrer Eignung für Archivierung und Bereitstellung. Das Merkblatt behandelt Dissertationen und Habilitationsschriften. Es unterscheidet zudem, ob eine körperliche Ausgabe ausschließlich verbreitet wird oder inhaltlich von der digitalen Ausgabe abweicht.
Staffelung der Exemplare an der Uni Freiburg
Dissertation publizieren kann nach dem Freiburger Merkblatt mit unterschiedlichen Stückzahlen für Pflichtexemplare verbunden sein. Die Gemeinsame Kommission, GeKo, der Universität Freiburg staffelt die Angaben nach der Veröffentlichungsart. Bei Buch- oder Fotodruck sind 80 Pflichtexemplare bei der Universitätsbibliothek abzuliefern. Bei einer Verlegung durch einen gewerblichen Verleger mit einer Mindestauflage von 150 Exemplaren nennt das Merkblatt sechs Pflichtexemplare.
Für eine Veröffentlichung in einer wissenschaftlichen Zeitschrift nennt die GeKo ebenfalls sechs Pflichtexemplare. Zusätzlich sieht das Merkblatt für die Gemeinsame Kommission in der Regel drei weitere Pflichtexemplare vor. Bei einer Dissertation mit der Bewertung summa cum laude werden vier weitere Pflichtexemplare genannt. Die Angaben gehören zu dem Merkblatt der Freiburger Gemeinsamen Kommission und zu den darin aufgeführten Veröffentlichungswegen.
Die Stückzahl von 80 ist damit dem Buch- oder Fotodruck zugeordnet. Die Zahl sechs erscheint sowohl für die gewerbliche Verlegung mit der genannten Mindestauflage als auch für die wissenschaftliche Zeitschrift. Daneben führt das Merkblatt weitere Exemplare für die GeKo auf. Dort stehen drei weitere Exemplare als Regelfall und vier weitere bei summa cum laude. Das Freiburger Beispiel zeigt keine einheitliche Zahl, sondern eine Aufteilung nach der gewählten Veröffentlichungsart und der zusätzlich genannten Bewertung. Für den konkreten Fall lassen sich Veröffentlichungsweg, Mindestauflage und Bewertung mit den offiziellen Unterlagen abgleichen.
Fundamentaler Unterschied zwischen beiden Begriffen
Dissertation schreiben und die beiden Begriffe auseinanderhalten: Ein Freiexemplar ist im Normvertrag des Börsenvereins eine Leistung des Verlags an den Autor für dessen eigenen Bedarf. Die Anzahl wird im Vertrag eingetragen. Bei einer E-Book-Ausgabe entsprechen dem kostenlose Downloads. Für jede folgende Auflage sieht der Normvertrag erneut eine einzutragende Anzahl von Freiexemplaren vor.
Ein Pflichtexemplar beschreibt demgegenüber die Ablieferungspflicht gegenüber der Deutschen Nationalbibliothek. Nach deren Merkblatt sind Dissertationen und Habilitationsschriften in zwei Pflichtexemplaren abzuliefern, wenn sie ausschließlich körperlich verbreitet werden oder sich ihr Inhalt von der Online-Ausgabe unterscheidet. Die Auflagenhöhe ändert diese DNB-Angabe nicht. Eine Online-Ausgabe ist in einer Form abzuliefern, die für Archivierung und Bereitstellung geeignet ist.
Der Unterschied liegt somit in der Zuordnung: Freiexemplare kommen vom Verlag an den Autor für den eigenen Bedarf. Pflichtexemplare werden nach dem DNB-Merkblatt bei der Deutschen Nationalbibliothek abgeliefert. Die Freiexemplarzahl ist im Normvertrag ein Vertragsfeld; die DNB nennt für die beschriebene körperliche Form zwei Exemplare. Erscheint eine Hochschulschrift online und körperlich, nimmt die DNB laut Merkblatt nur die Online-Ausgabe in ihren Bestand auf. Beide Begriffe betreffen daher unterschiedliche Vorgänge und unterschiedliche Adressaten. Die konkrete Eintragung zu Freiexemplaren und die Form der Ablieferung lassen sich getrennt in den jeweiligen Unterlagen feststellen.
Quellen und Stand
- Börsenverein des Deutschen Buchhandels: Normvertrag für den Abschluss von Verlagsverträgen: www.börsenverein.de (geprüft am 2026-09-16)
- Universität Würzburg, Fakultät für Humanwissenschaften: Promotionsordnung: www.uni-würzburg.de (geprüft am 2026-09-16)
- Deutsche Nationalbibliothek: Ablieferungspflicht von Dissertationen und Habilitationsschriften: www.dnb.de (geprüft am 2026-09-16)
- Universität Freiburg, Gemeinsame Kommission (GeKo): Hinweise zur Veröffentlichung der Dissertation: www.geko.uni-freiburg.de (geprüft am 2026-09-16)