Dissertation Freiexemplare und Pflichtexemplare im Vergleich

Dissertation Freiexemplare: Verlag, Hochschule, Nationalbibliothek

Wer eine Dissertation veröffentlicht, stößt im Vergleich der Unterlagen rasch auf unterschiedliche Begriffe: Freiexemplare stellt dir der Verlag unentgeltlich für deinen eigenen Bedarf zur Verfügung, während du Pflichtexemplare verbindlich an deine Hochschulbibliothek oder die Nationalbibliothek abgibst. Wie viele Exemplare dir zustehen, bemisst das Verlagsgesetz als Orientierungsrahmen mit 5 bis 15 Stück, doch am Ende entscheidet stets die individuell vereinbarte Anzahl im Verlagsvertrag. Während der Normvertrag des Börsenvereins diesen Anspruch für den eigenen Bedarf verankert, legen Vorschriften wie die Promotionsordnung der Würzburger Fakultät für Humanwissenschaften sowie das Merkblatt der Deutschen Nationalbibliothek fest, welche Abgaben du für die Publikation leisten musst.

Begriffsklärung: Was sind Freiexemplare im Verlagsvertrag?

Kosten der Dissertation im Verlag sind in der Vertragsgestaltung strikt von den unentgeltlichen Belegstücken zu trennen, die der Normvertrag des Börsenvereins als Freiexemplare regelt: Danach steht dem Autor für den eigenen Bedarf ein Kontingent kostenloser Exemplare seiner gedruckten Arbeit zu. Welche Menge tatsächlich geliefert wird, gibt das Vertragsmuster allerdings nicht pauschal vor, sondern hält dafür ein offenes Eingabefeld bereit. Verbindlich für deine Kalkulation ist daher allein der Wert, auf den sich Autor und Verlag einigen und den sie im individuellen Vertragstext schriftlich fixieren.

Diese vertragliche Grundregel greift ebenso, wenn deine Arbeit zusätzlich oder ausschließlich als E-Book-Ausgabe veröffentlicht wird. An die Stelle gedruckter Freiexemplare treten bei der elektronischen Publikation kostenlose Downloads, mit denen sich der eigene Bedarf digital abdecken lässt. Darüber hinaus sichert das Muster des Börsenvereins auch spätere Nachdrucke ab: Bei jeder folgenden Auflage erwirbt der Autor erneut Anspruch auf eine im Vertrag einzutragende Anzahl an Freiexemplaren. Weil das Formular weder für die erste Auflage noch für spätere Folgeauflagen starre Werte diktiert, lohnt sich vor der Unterschrift ein gezielter Blick in sämtliche entsprechenden Lückenfelder für Print-Ausgaben und digitale Downloads.

Wie viele Freiexemplare stehen dir gesetzlich und vertraglich zu?

Gesetzliche Zahl: Gemäß § 25 Abs. 1 Verlagsgesetz hat der Verleger eines Werkes der Literatur dem Verfasser für je hundert hergestellte Abzüge ein Freiexemplar auszuhändigen, insgesamt jedoch mindestens fünf und höchstens fünfzehn Stück. Zusätzlich darf der Verfasser auf Wunsch ein ungebundenes Exemplar in Aushängebogen anfordern (§ 25 VerlG). Wendet man diesen gesetzlichen Schlüssel auf eine gedruckte Auflage von 300 Stück an, ergeben sich daraus 5 Freiexemplare, während bei 1.000 Stück genau 10 Freiexemplare anfallen.

Vertraglich: Da der Normvertrag des Börsenvereins keine starre Stückzahl vorschreibt, wird die tatsächliche Menge direkt im Vertragstext ergänzt. Weicht deine individuelle Abmachung vom gesetzlichen Richtwert ab, gibt stets der ausgefüllte und unterschriebene Vertrag den Ausschlag.

Autorenexemplare gegen Bezahlung: Einige Fachverlage bündeln abzunehmende Druckstücke direkt mit dem allgemeinen Publikationspaket. So führt der Verlag Dr. Kovac in seinen Beispielkalkulationen pauschal 35 Autorenexemplare auf, die bereits fest in die Ausgangskosten eingerechnet sind und von dir über den Gesamtpreis mitfinanziert werden (Verlag Dr. Kovac: Dissertation veröffentlichen). Kontrolliere vor Vertragsabschluss daher genau, ob es sich um echte kostenlose Freiexemplare handelt oder um bezahlte Autorenexemplare innerhalb der Kalkulation.

Weshalb lässt das Musterdokument die konkrete Stückzahl offen?

Dissertation veröffentlichen und passende Konditionen aushandeln erfordert Spielraum für unterschiedliche Auflagenhöhen und Publikationsformen. Aus diesem Grund koppelt der Normvertrag den grundsätzlichen Anspruch des Autors auf Freiexemplare für den eigenen Bedarf bewusst von einer starren Mengenangabe ab. Das Vertragsformular sichert zwar verbindlich zu, dass dem Verfasser kostenlose Exemplare zustehen, hält für die genaue Stückzahl jedoch ein freies Textfeld bereit, das erst bei den Vertragsverhandlungen individuell ausgefüllt wird.

Nach genau derselben Systematik behandelt das Musterdokument auch spätere Nachdrucke und elektronische Formate. Erscheint das Werk in einer folgenden Auflage, ist die dafür vereinbarte Menge an Freiexemplaren ebenfalls in einer eigenen Leerstelle einzutragen. Kommt eine E-Book-Ausgabe hinzu, sieht der Normvertrag kostenlose Downloads für den Autor vor, verzichtet im vorgedruckten Mustertext aber ebenso auf eine pauschal festgelegte Anzahl. Damit verankert das Formular den Rechtsanspruch dem Grunde nach und überträgt die konkrete Bezifferung auf die individuelle Eintragung im Vertrag.

Wer seinen Verlagsvertrag vor der Unterzeichnung prüft, sollte deshalb jedes einzelne Eingabefeld zu den Belegstücken sorgfältig kontrollieren. Aus dem ausgefüllten Vertragsfeld für die jeweilige Ausgabe geht unmittelbar hervor, wie viele gedruckte Freiexemplare für den eigenen Bedarf geliefert werden, während die ergänzten Felder zur E-Book-Ausgabe und zu späteren Auflagen über kostenlose Downloads sowie Nachfolgekontingente Auskunft geben. Weil das Musterformular eine leere Stelle niemals automatisch durch einen Standardwert ersetzt, gilt im Verhältnis zum Verlag ausschließlich die Zahl, die in der jeweiligen Vertragslücke für die betreffende Ausgabe oder Auflage eingetragen wurde.

Hochschulrechtliche Vorgaben für Pflichtexemplare am Beispiel Würzburg

Pflichtexemplar abgeben richtet sich im Promotionsverfahren streng nach dem jeweiligen Satzungsrecht der Hochschule, wofür die Promotionsordnung der Fakultät für Humanwissenschaften an der Universität Würzburg ein anschauliches Beispiel liefert. Dort widmet sich Paragraf 11 sowohl der regulären Veröffentlichung der Dissertation als auch der verbindlichen Ablieferung der Pflichtexemplare. Entscheidet sich ein Doktorand für die Fotokopie-Variante zur Vervielfältigung, schreibt diese Ordnung eine exakte Stückzahl sowie die zuständige Annahmestelle an der Fakultät vor.

• Paragraf 11 der Würzburger Promotionsordnung definiert die Regeln für die Veröffentlichung sowie die Ablieferung der Pflichtexemplare.
• Der dort festgelegte Richtwert gilt speziell für eine Dissertation, die im Wege der Fotokopie vervielfältigt wird.
• Für diesen Publikationsweg müssen Doktoranden genau 70 Pflichtexemplare kostenfrei einreichen.
• Empfänger dieser gesamten Ablieferung ist unmittelbar die örtliche Universitätsbibliothek.

Der hohe Richtwert von 70 Stück hat folglich nichts mit kostenlosen Freiexemplaren aus einem Verlagsvertrag zu tun. Vielmehr resultiert diese Vorgabe in der Würzburger Regelung aus der kostenfreien Ablieferung von Pflichtexemplaren an die Universitätsbibliothek, sofern die Dissertation ohne Verlag als Fotokopie vervielfältigt wird. Der Satzungstext knüpft die hohe Abgabezahl ausdrücklich an diese spezifische Herstellungsart, während Paragraf 11 als übergeordneten Rahmen die Veröffentlichung der Dissertation und die ordnungsgemäße Ablieferung der Pflichtexemplare bündelt.

Wer seine Dissertation in dieser Fotokopie-Form einreicht, kann die hochschulrechtliche Anforderung demnach klar zusammenfassen: Es sind 70 kostenfreie Pflichtexemplare direkt an die Universitätsbibliothek zu übergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist allein die Promotionsordnung der Fakultät für Humanwissenschaften der Universität Würzburg, weshalb sich der Wert nicht pauschal auf andere Fachbereiche übertragen lässt. Welche Abgabemengen für das eigene Promotionsvorhaben gelten, muss stets anhand der offiziellen Unterlagen der jeweiligen Heimatfakultät geprüft werden.

Ablieferungspflicht gegenüber der Deutschen Nationalbibliothek (DNB)

Verlagsvertrag prüfen heißt für Promovierende auch, die gesetzliche DNB-Ablieferung sauber von den vertraglichen Belegexemplaren zu trennen: Laut Merkblatt der Deutschen Nationalbibliothek richtet sich die Abgabepflicht maßgeblich nach der Publikationsform der Hochschulschrift. Gedruckte Dissertationen und Habilitationsschriften, die ausschließlich körperlich verbreitet werden oder inhaltlich von einer parallelen Online-Ausgabe abweichen, sind völlig unabhängig von der Auflagenhöhe in zwei Pflichtexemplaren einzureichen. Für eine digitale Online-Ausgabe definiert das Merkblatt stattdessen technische Vorgaben für die elektronische Übermittlung.

Wird eine Hochschulschrift parallel sowohl online als auch körperlich als Printwerk publiziert, nimmt die DNB gemäß ihrem Merkblatt ausschließlich die Online-Ausgabe in den Sammelbestand auf. Die Abgabe von zwei Exemplaren greift somit nur dann, wenn die im Merkblatt genannte körperliche Form ohne identisches Netzpendant erscheint oder inhaltliche Abweichungen aufweist. Für die Online-Ausgabe entfällt eine klassische Stückzahl; entscheidend ist hier allein, dass die Datei technisch für die dauerhafte Archivierung und Bereitstellung geeignet ist. Diese Systematik des Merkblatts gilt gleichermaßen für Dissertationen und Habilitationsschriften und grenzt reine Printpublikationen sowie abweichende Druckfassungen klar von inhaltsgleichen Hybridveröffentlichungen ab.

Gestaffelte Pflichtexemplare nach Publikationsweg an der Uni Freiburg

Dissertation publizieren führt je nach gewähltem Publikationsmodell zu stark abweichenden Abgabemengen, wie das Freiburger Merkblatt für Pflichtexemplare verdeutlicht. Dort staffelt die Gemeinsame Kommission, kurz GeKo, der Universität Freiburg die einzureichenden Belegstücke konsequent nach der Veröffentlichungsart. Wählst du den klassischen Buch- oder Fotodruck ohne Verlag, musst du 80 Pflichtexemplare direkt bei der Universitätsbibliothek einreichen. Übernimmt hingegen ein gewerblicher Verleger die Publikation und garantiert eine Mindestauflage von 150 Exemplaren, reduziert das Merkblatt diese Abgabe an die Bibliothek auf lediglich sechs Pflichtexemplare.

Auch bei einer Publikation in einer wissenschaftlichen Zeitschrift setzt die GeKo für die Bibliotheksabgabe sechs Pflichtexemplare an. Unabhängig davon verlangt das Merkblatt für die Unterlagen der Gemeinsamen Kommission im Regelfall drei weitere Pflichtexemplare. Wurde die Dissertation mit der Bestnote summa cum laude ausgezeichnet, erhöht sich dieser zusätzliche Kommissionsanteil auf vier weitere Pflichtexemplare. Sämtliche Werte entstammen dem offiziellen Merkblatt der Freiburger Gemeinsamen Kommission und gelten spezifisch für die dort definierten Veröffentlichungswege.

Im direkten Vergleich zeigt sich, wie stark ein Verlagsvertrag die Abgabenlast senkt: Während beim eigenen Buch- oder Fotodruck volle 80 Exemplare fällig werden, genügen sowohl für die gewerbliche Verlegung samt nachgewiesener Mindestauflage als auch für die wissenschaftliche Zeitschrift jeweils sechs Stück für die Bibliothek. Hinzu kommen die im Merkblatt gesondert ausgewiesenen Abgaben an die GeKo, die sich auf drei weitere Exemplare im Normalfall beziehungsweise vier weitere bei einer Benotung mit summa cum laude belaufen. Das Freiburger Modell arbeitet somit nicht mit einer Pauschalzahl, sondern kombiniert die gewählte Veröffentlichungsart mit der erreichten Bewertung. Doktoranden sollten daher vor Drucklegung ihren geplanten Veröffentlichungsweg, die vertragliche Mindestauflage und die Gesamtnote genau mit den offiziellen Unterlagen ihrer Fakultät abgleichen.

Dissertation Freiexemplare und Pflichtexemplare im direkten Vergleich

Dissertation schreiben bildet den wissenschaftlichen Teil der Promotion, doch für die anschließende Publikationsphase musst du beide Exemplartypen organisatorisch strikt auseinanderhalten: Ein Freiexemplar bezeichnet nach dem Normvertrag des Börsenvereins eine vertragliche Leistung des Verlags an den Autor, mit der dieser seinen eigenen Bedarf deckt. Die genaue Stückzahl wird individuell im Vertrag eingetragen, wobei bei einer E-Book-Ausgabe kostenlose Downloads an die Stelle gedruckter Bücher treten und für jede folgende Auflage erneut eine einzutragende Anzahl an Freiexemplaren vereinbart wird.

Demgegenüber resultiert ein Pflichtexemplar aus einer öffentlich-rechtlichen Ablieferungspflicht, etwa gegenüber der Deutschen Nationalbibliothek. Gemäß deren Merkblatt müssen Dissertationen und Habilitationsschriften immer dann in zwei Pflichtexemplaren eingereicht werden, wenn ihre Verbreitung ausschließlich körperlich erfolgt oder der Druckinhalt von einer Online-Ausgabe abweicht. Während die Auflagenhöhe auf diese feste DNB-Angabe keinen Einfluss hat, gilt für eine Online-Ausgabe die Vorgabe, die Datei in einer für dauerhafte Archivierung und Bereitstellung geeigneten Form zu übermitteln.

In der Praxis entscheidet somit die Richtung des Buchflusses über die Zuordnung: Freiexemplare fließen vom Verlag an den Autor für dessen eigenen Bedarf, wohingegen Pflichtexemplare gemäß DNB-Merkblatt vom Ablieferungspflichtigen an die Deutsche Nationalbibliothek oder gemäß Promotionsordnung an die Hochschulbibliothek gehen. Während die Freiexemplarzahl im Normvertrag über ein verhandelbares Vertragsfeld gesteuert wird, setzt die DNB für die beschriebene körperliche Form verbindlich zwei Exemplare fest und nimmt bei einer gleichzeitig online und körperlich publizierten Hochschulschrift laut Merkblatt allein die Online-Ausgabe in ihren Bestand auf. Da beide Begriffe völlig getrennte Rechtsverhältnisse und Adressaten betreffen, solltest du vor Druckfreigabe sowohl die Eintragung zu deinen Freiexemplaren im Verlagsvertrag als auch die geforderte Ablieferungsform in den amtlichen Unterlagen separat abgleichen.

Quellen und Stand

• Börsenverein des Deutschen Buchhandels: Normvertrag für den Abschluss von Verlagsverträgen: www.boersenverein.de (geprüft am 2026-09-16)
• Universität Würzburg, Fakultät für Humanwissenschaften: Promotionsordnung: www.uni-wuerzburg.de (geprüft am 2026-09-16)
• Deutsche Nationalbibliothek: Ablieferungspflicht von Dissertationen und Habilitationsschriften: www.dnb.de (geprüft am 2026-09-16)
• Universität Freiburg, Gemeinsame Kommission (GeKo): Hinweise zur Veröffentlichung der Dissertation: www.geko.uni-freiburg.de (geprüft am 2026-09-16)
• § 25 Verlagsgesetz: www.gesetze-im-internet.de (geprüft am 2026-10-04)
• Dissertation veröffentlichen, Verlag Dr. Kovac: www.verlagdrkovac.de (geprüft am 2026-10-04)