Automatisches Abkürzungsverzeichnis in Word erstellen
Mit der Index-Funktion statt mühsamer Handarbeit
Word hat keinen eigenen Knopf für das Abkürzungsverzeichnis – mit einem Trick lässt es sich trotzdem automatisch erstellen: über die Index-Funktion. Diese Anleitung zeigt beide Wege, das automatische Abkürzungsverzeichnis über Index-Einträge und die schnelle Tabellen-Variante, und erklärt, welche Abkürzungen überhaupt hineingehören.
Warum Word keinen eigenen Button hat
Für Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis bringt Word fertige Funktionen mit – ein Abkürzungsverzeichnis fehlt im Menüband. Die Lösung: Du zweckentfremdest die Index-Funktion. Jede Abkürzung wird als Indexeintrag markiert, und Word baut daraus ein automatisches Verzeichnis, das sich wie jedes andere aktualisieren lässt.
Abkürzungen als Indexeintrag festlegen
So markierst du jede Abkürzung einmalig:
- Abkürzung im Text markieren, zum Beispiel „BGB“.
- Menüband Referenzen → Gruppe Index → Eintrag festlegen (Alt+Shift+X).
- Im Feld Haupteintrag hinter die Abkürzung die Bedeutung schreiben: „BGB (Bürgerliches Gesetzbuch)“.
- Auf Festlegen klicken – nicht auf „Alle festlegen“, sonst erscheint jede Fundstelle im Verzeichnis.
Word fügt ein verstecktes XE-Feld ein. Die Feldmarken blendest du mit dem ¶-Symbol im Start-Menüband ein und aus.
Das automatische Abkürzungsverzeichnis einfügen
Sind alle Abkürzungen festgelegt, setzt du den Cursor an die Zielstelle (üblich: nach dem Inhaltsverzeichnis) und wählst Referenzen → Index → Index einfügen. Im Dialog stellst du eine Spalte ein und deaktivierst bei Bedarf die Seitenzahlen – im Abkürzungsverzeichnis interessiert die Bedeutung, nicht die Fundstelle.
Word sortiert die Einträge automatisch alphabetisch. Neue Abkürzungen erscheinen nach einem Rechtsklick → Felder aktualisieren, genau wie beim automatischen Inhaltsverzeichnis in Word. Automatisches Verzeichnis heißt dabei: einmal sauber anlegen, danach pflegt Word die Liste selbst.
Alternative: die Tabellen-Variante
Für kurze Arbeiten mit einer Handvoll Abkürzungen ist eine simple zweispaltige Tabelle oft schneller: links die Abkürzung, rechts die Bedeutung, alphabetisch sortiert über Tabelle → Sortieren. Die Rahmenlinien blendest du aus, die Überschrift „Abkürzungsverzeichnis“ bekommt keine Gliederungs-Formatvorlage, damit sie das Inhaltsverzeichnis nicht verschmutzt.
Der Nachteil: Diese Variante aktualisiert sich nicht automatisch – bei jeder neuen Abkürzung musst du selbst nachtragen und neu sortieren.
Welche Abkürzungen gehören hinein?
Ins Verzeichnis gehören fachspezifische Abkürzungen, die nicht im Duden stehen – etwa Gesetzeskürzel, Normen oder Fachbegriffe. Allgemein bekannte Kürzel wie z. B., etc. oder usw. bleiben draußen. Jede Abkürzung wird bei der ersten Nennung im Text einmal ausgeschrieben eingeführt: „das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB)“.
Welche Konventionen sonst noch gelten – einheitliche Schreibweise, keine Abkürzungen in Überschriften –, erklärt der Ratgeber Abkürzungsverzeichnis der Bachelorarbeit.
Einordnung in die Arbeit
Das Abkürzungsverzeichnis steht in der Regel nach Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis, aber vor der Einleitung, und trägt eine römische Seitenzahl. Alle Verzeichnisse im Zusammenspiel zeigt die Übersicht Verzeichnisse in Word automatisch erstellen; sämtliche Einstellungen für die Abschlussarbeit bündelt der Word-Hub für die Bachelorarbeit.
