Was tun, wenn das Abschlusszeugnis verloren ist?

Abschlusszeugnis verloren: Zweitschrift beantragen, Kosten und Rückgabe des Originals

Wer sein Abschlusszeugnis verloren hat, kann bei der Hochschule eine Zweitschrift oder Zweitausfertigung beantragen. Gebühr und Ablauf legt jede Hochschule selbst fest.

Zweitschrift oder Zweitausfertigung: Begriffe und Anspruch

Geht ein Abschlusszeugnis verloren, stellt die Hochschule auf Antrag eine Zweitschrift oder Zweitausfertigung aus. Wie dieser Ersatz genau heißt und welche Stelle ihn ausstellt, legt jede Hochschule für sich selbst fest. Wer unsicher ist, welche Abteilung zuständig ist, klärt das am besten direkt mit der eigenen Hochschule. Dabei hilft es, die Aufgaben des Studiensekretariats zu klären: Ermittle über die eigene Hochschulseite, welche Stelle dort für Ersatzdokumente zuständig ist.

An der Universität Kassel unterscheidet das Merkblatt zu Ausfertigungen von Prüfungsdokumenten mit dem Stand März 2016 drei Begriffe: Erstausfertigung, Zweitausfertigung und Zweitschrift. Eine Zweitschrift stellt diese Hochschule nur auf schriftlichen Antrag mit Angabe eines Grundes aus, und das Dokument trägt den Vermerk Zweitschrift. Diese Unterscheidung zeigt, dass der Ersatz kein einfaches Duplikat ist, sondern ein eigenes, gekennzeichnetes Schriftstück.

Auch die Technische Hochschule Mittelhessen nennt einen Anspruch auf eine Zweitschrift bei Verlust, bei Zerstörung oder zur Korrektur falscher Angaben, nicht aber bei einer gewöhnlichen Namensänderung wie einer Heirat. Die LMU München nennt für ihre Physik-Fakultät dagegen Verlust und Namensänderung als Gründe für eine Zweitschrift, schließt eine Namensänderung wegen Eheschließung dabei aber ausdrücklich aus. Die Universität Paderborn stellt Urkunden und Zeugnisse nur einmal kostenfrei aus, jede weitere Ausfertigung ist als solche gekennzeichnet und gebührenpflichtig. Diese drei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich einzelne Hochschulen den Anspruch auf Ersatz begrenzen.

Antrag auf Ersatz: Was die Hochschulen verlangen

Was ein Antrag auf Ersatz enthalten muss, legt jede Hochschule für sich fest. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Angaben einzelne Hochschulen von Antragstellenden verlangen, bevor ein Ersatzdokument ausgestellt wird. Der Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Universität Gießen beschreibt für seine Zweitausfertigung einen Antrag per E-Mail und nennt dafür diese Angaben als Beispiel:

• Überweisungsbeleg
• Name zum Ausstellungszeitpunkt
• Matrikelnummer
• Geburtsdatum
• Adresse
• Art des Dokuments

Die Technische Hochschule Mittelhessen verlangt für ihre Zweitschrift einen schriftlichen Antrag, in dem der Grund für den Antrag genannt wird. Die Universität Mainz verlangt laut ihrem Formular vom 21.11.2019 bei der Antragstellung die Vorlage des Personalausweises, wird der Versand per Post gewünscht, reicht eine Kopie des Ausweises. Beide Beispiele zeigen, dass neben den persönlichen Angaben auch ein Nachweis der eigenen Identität zum Antrag gehören kann.

Bevor überhaupt ein Antrag auf Ersatz gestellt wird, kann sich eine kurze Nachfrage lohnen, ob das Zeugnis nicht einfach an anderer Stelle liegt. Beim Thema Fundbüro an der Hochschule nutzen bedeutet das in diesem Fall, bei der eigenen Hochschule nachzufragen, ob dort ein verlorenes Zeugnis bereits abgegeben wurde, bevor der aufwendigere Weg über einen förmlichen Antrag eingeschlagen wird.

Gebühren und Vermerk im Überblick

Was eine Zweitschrift oder Zweitausfertigung kostet und welchen Vermerk sie trägt, unterscheidet sich von Hochschule zu Hochschule. Die folgende Übersicht zeigt fünf Beispiele mit Gebühr und Besonderheit, jeweils mit dem Stand, der in der jeweiligen Quelle genannt wird.

Aus diesen fünf Beispielen ergibt sich eine Gebühr von rund 46 bis 55 Euro, doch diese Zahlen sind datiert und können sich ändern, maßgeblich ist deshalb der aktuelle Gebührenhinweis der eigenen Hochschule. Die Universität Kassel ergänzt zum Vermerk, dass die Zweitausfertigung im Rechtsverkehr an die Stelle der Erstausfertigung tritt, das Dokument also dieselbe Funktion wie das Original übernimmt. Ergänzend lohnt ein Blick auf das Thema Diploma Supplement richtig nutzen: Es ist ein eigenes Begleitdokument zum Abschluss, das bei der Vorlage des Zeugnisses häufig zusätzlich verlangt wird und deshalb beim Beschaffen von Ersatzpapieren mitbedacht werden kann.

Wiederauffinden des Originals und Gültigkeit

Wird das Abschlusszeugnis vermisst, stellt die Hochschule den Ersatz nach einem förmlichen Antrag aus. An der Universität Würzburg und der Universität Mainz lässt sich das Vorgehen anhand der veröffentlichten Formulare nachvollziehen.

1. Verlust gegenüber der Hochschule erklären, zum Beispiel über eine Verlusterklärung wie an der Universität Würzburg
2. Antrag mit den geforderten Nachweisen stellen, etwa mit Ausweis oder Ausweiskopie wie an der Universität Mainz
3. Gebühr zahlen, wie sie die jeweilige Hochschule festlegt
4. Zweitschrift oder Zweitausfertigung entgegennehmen
5. Taucht das Original später wieder auf, ist es zurückzugeben

Die Universität Würzburg verlangt in ihrem Formular zur Verlusterklärung die unverzügliche Rückgabe des Originals, falls es wieder auftaucht, die Vorgängerurkunde verliert dort ihre Gültigkeit. Die Universität Mainz formuliert in ihrem Antragsformular vom 21.11.2019 ebenso, dass die Erstschrift ihre Gültigkeit verliert und bei Wiederauffinden zurückzugeben ist. Die Universität Kassel ergänzt für ihren eigenen Fall, dass eine teilweise zerstörte Erstausfertigung eingezogen wird.

Wer das Zeugnis im Ausland oder bei einer Behörde vorlegen muss, prüft am besten vorab, ob die neue Zweitschrift eine eigene beglaubigte Übersetzung braucht. Zum Thema Beglaubigte Übersetzung fürs Zeugnis gibt es Hinweise dazu, worauf dabei zu achten ist; wer die neue Zweitschrift im Ausland verwenden will, findet unter Zeugnisse übersetzen und anerkennen lassen weitere Hinweise zum Ablauf.

Grenzen: Was die Quellen nicht klären

Die Quellen zeigen Beispiele einzelner Hochschulen, sie ersetzen nicht die eigene Prüfungsordnung. Wer sein Zeugnis verloren hat, braucht für den eigenen Fall die aktuellen Vorgaben der eigenen Hochschule, nicht die Zahlen aus fremden Merkblättern.

Das Kasseler Merkblatt trägt den Stand März 2016, das Mainzer Formular den Stand 21.11.2019. Die dort genannten Gebühren von 50 Euro beziehungsweise 46,25 Euro sind deshalb Beispiele aus der Vergangenheit und keine aktuelle, allgemeine Gebühr. Wie lange die Ausstellung einer Zweitschrift oder Zweitausfertigung dauert und ob die eigene Hochschule überhaupt eine Zweitschrift oder stattdessen eine beglaubigte Kopie ausstellt, lässt sich aus diesen Beispielen für jede einzelne Hochschule nicht ableiten. Wer das klären möchte, wendet sich an das eigene Prüfungsamt und prüft die aktuelle Gebührenordnung der Hochschule.

Stand dieses Artikels ist Oktober 2026, Vorgaben einzelner Hochschulen können sich seitdem geändert haben. Wer einen Ersatz für das eigene Abschlusszeugnis beantragen will, prüft deshalb vor jedem Schritt die aktuellen Angaben der zuständigen Stelle und verlässt sich nicht allein auf die hier genannten Beispiele.

Quellen und Stand

• Justus-Liebig-Universität Gießen: Zweitausfertigung von Zeugnissen (Fachbereich 02): www.uni-giessen.de (geprüft am 2026-10-02)
• Technische Hochschule Mittelhessen: Beglaubigungen und Zweitschriften: www.thm.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Kassel: Merkblatt Ausfertigungen von Prüfungsdokumenten (PDF, Stand März 2016): www.uni-kassel.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Würzburg: Verlusterklärung und Antrag auf Zweitschrift (Formular): www.uni-wuerzburg.de (geprüft am 2026-10-02)
• Johannes Gutenberg-Universität Mainz: Antrag auf Zweitschrift (Formular, 21.11.2019): cms.zdv.uni-mainz.de (geprüft am 2026-10-02)
• LMU München: Allgemeine Formalitäten (Prüfungsamt Physik): www.physik.lmu.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Paderborn: Zeugnisversand und Abschlussdokumente: www.uni-paderborn.de (geprüft am 2026-10-02)

Im Zusammenhang „Was tun, wenn das Abschlusszeugnis verloren ist?“ werden die zentralen Punkte gebündelt.