Wie kommt das Abschlusszeugnis nach der Prüfung bei einem an?

Zeugnisausgabe: Abholung, Vollmacht und Postversand im Vergleich

Nach der letzten Prüfung stellt sich schnell die Frage, wie das Abschlusszeugnis tatsächlich in die eigenen Hände kommt. Hochschulen geben Zeugnisse persönlich, mit Vollmacht für eine Vertretung oder per Post aus, und das Verfahren unterscheidet sich von Hochschule zu Hochschule.

Abholung vor Ort: wer wofür zuständig ist

Viele Hochschulen händigen das Abschlusszeugnis persönlich in einer bestimmten Stelle aus, doch die Stelle und der Ablauf sind verschieden. An der Universität Paderborn werden Abschlussdokumente persönlich oder durch eine schriftlich bevollmächtigte Vertretung im Zentralen Prüfungssekretariat abgeholt. Ein Versand ist dort nur die Ausnahme und erfolgt lediglich auf gesonderten Antrag, wobei das Risiko eines Verlusts bei der antragstellenden Person liegt. Wer die Abholung vor Ort plant, sollte deshalb zunächst klären, welche Stelle an der eigenen Hochschule tatsächlich zuständig ist, denn ein einheitliches Verfahren für alle Hochschulen gibt es nicht.

An der Europa-Universität Viadrina erfolgt die Ausstellung der Abschlussdokumente nur auf schriftlichen Antrag. Die Benachrichtigung über die Fertigstellung kommt dort per E-Mail an das Uni-Konto, abgeholt wird anschließend im Dekanatssekretariat der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät. Die Universität Potsdam gibt die fertigen Dokumente in den Sprechzeiten der zuständigen Stelle aus, während die Universität Stuttgart verlangt, dass vor der Abholung erst eine E-Mail an die Ausgabestelle geschrieben wird. Weder der Zeitpunkt noch der genaue Ort der Abholung sind damit von Hochschule zu Hochschule gleich geregelt.

Die Aufgaben des Studiensekretariats lassen sich direkt beim jeweiligen Fachbereich oder Prüfungsamt der eigenen Hochschule erfragen. Wer sein Zeugnis persönlich abholen möchte, informiert sich direkt bei der zuständigen Stelle der eigenen Hochschule, etwa einem Prüfungssekretariat oder einem Dekanatssekretariat. Die Beispiele aus Paderborn, der Viadrina, Potsdam und Stuttgart zeigen, dass sich sowohl die zuständige Stelle als auch die vorbereitenden Schritte von Hochschule zu Hochschule unterscheiden.

Vollmacht für die Abholung: was Hochschulen verlangen

Nicht jede Absolventin und nicht jeder Absolvent kann am Tag der Ausgabe persönlich erscheinen, deshalb lassen manche Hochschulen eine Vertretung bei der Abholung zu. Eine E-Mail ans Prüfungsamt klärt vorab, welche Unterlagen die Vertretung mitbringen muss und ob ein bestimmtes Formular verwendet werden soll. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Anforderungen einzelne Hochschulen an eine solche Vertretung stellen.

• Umwelt-Campus Birkenfeld: schriftliche Vollmacht mit Ausweiskopie der vollmachtgebenden Person
• Europa-Universität Viadrina: Vollmacht mit Ausweiskopie beider Personen
• LMU München (Physik): Vollmacht persönlich oder postalisch mit Ausweiskopie, die bevollmächtigte Person weist sich zusätzlich aus
• Universität Stuttgart: Einwilligungserklärung für die abholende Person
• Universität Göttingen (Sozialwissenschaften): Vollmacht als Alternative zum Postversand

Eine Vertretung braucht nach diesen Beispielen fast immer einen schriftlichen Nachweis und eine Ausweiskopie, die Form unterscheidet sich aber je nach Hochschule deutlich. Manche verlangen die Ausweiskopie nur von der vollmachtgebenden Person, andere von beiden Beteiligten, und manche Hochschulen nennen statt einer Vollmacht eine eigene Einwilligungserklärung. Ob die eigene Hochschule eine Vertretung bei der Abholung zulässt, klärt die zuständige Stelle der jeweiligen Hochschule.

Welche Nachweise eine Vertretung bei der Abholung tatsächlich erbringen muss, lässt sich nur über die zuständige Stelle der eigenen Hochschule ermitteln. Wer eine andere Person bevollmächtigen möchte, prüft deshalb am besten direkt bei der zuständigen Stelle der eigenen Hochschule, welches Formular und welche Nachweise konkret verlangt werden, statt sich auf eines der hier genannten Beispiele zu verlassen.

Postversand und Umschlag: fünf Beispiele im Vergleich

Wer nicht persönlich erscheinen kann und auch niemanden bevollmächtigen möchte, ist auf den Postversand des Zeugnisses angewiesen. Beim Thema Exmatrikulationsbescheinigung beantragen fragt man, ebenso wie nach einem möglichen Zusammenhang zum Zeugnisversand, am besten direkt beim zuständigen Prüfungsamt nach. Die folgenden fünf Beispiele zeigen, wie unterschiedlich der Versand von Hochschule zu Hochschule geregelt ist.

Die Universität Paderborn verschickt Dokumente nur ausnahmsweise auf gesonderten Antrag, dabei liegt das Risiko eines Verlusts auf dem Postweg ausdrücklich bei der antragstellenden Person. Die Universität Potsdam empfiehlt zudem, bereits vor der Exmatrikulation eine private E-Mail-Adresse zu hinterlegen, weil das universitätseigene E-Mail-Konto danach erlischt.

Wer sein Zeugnis per Post erhalten möchte, prüft am besten vorab, ob die eigene Hochschule einen selbst frankierten Umschlag verlangt oder den Versand vollständig eigenständig organisiert. Porto und Umschlaggröße unterscheiden sich den Beispielen zufolge von Hochschule zu Hochschule und gelten jeweils nur für die genannte Quelle, nicht als allgemeine Vorgabe für alle Hochschulen.

Ablauf und Wartezeiten bis zum Zeugnis

Zwischen dem Antrag und dem Zeugnis in der eigenen Hand liegt an jeder Hochschule ein eigener Ablauf mit mehreren Schritten. Die Universität Stuttgart stellt den Zeugnisantrag zusammen mit der Anmeldung der Abschlussarbeit, die Erstellung des Dokuments dauert dort sechs bis acht Wochen, der anschließende Versand in der Regel weitere zwei Wochen. Die folgende Schrittfolge fasst die wichtigsten Stationen anhand einzelner Hochschulbeispiele zusammen.

1. Zeugnisantrag stellen, zum Beispiel an der Universität Stuttgart zusammen mit der Anmeldung der Abschlussarbeit
2. Erstellung und Unterschriften abwarten, an der Bergischen Universität Wuppertal mit zwei bis drei Wochen für die Unterschriften
3. Benachrichtigung erhalten, an der Europa-Universität Viadrina per E-Mail an das Uni-Konto
4. Abholen oder Versand abwarten, an der Universität Potsdam mit rund vier Wochen nach dem Versand der Unterlagen bis zur Bereitschaft

Der akademische Grad und die genaue Form seines Nachweises lassen sich im Einzelfall nur über die Prüfungsordnung der eigenen Hochschule klären, bevor Abholung oder Versand des Zeugnisses geplant werden. An der Bergischen Universität Wuppertal rechnet das Prüfungsamt mit zwei bis drei Wochen allein für die nötigen Unterschriften, an der Universität Potsdam vergehen nach dem Versand der Unterlagen rund vier Wochen, bis das Zeugnis bereitsteht. Am Umwelt-Campus Birkenfeld wird bei der Ausgabe außerdem gefragt, ob ein Anhang gewünscht ist und welche Ausfertigung, deutsch oder englisch, benötigt wird; was beim Thema Diploma Supplement richtig nutzen gilt, klärt der jeweilige Fachbereich auf Anfrage.

Die hier genannten Wochenangaben stammen jeweils von einer einzelnen Hochschule, wie die Beispiele aus Stuttgart, Wuppertal und Potsdam zeigen, und lassen sich nicht auf andere Hochschulen übertragen. Wer selbst wissen möchte, wie lange die Erstellung an der eigenen Hochschule dauert, findet verlässliche Angaben am ehesten bei der zuständigen Stelle vor Ort.

Grenzen: was die Quellen nicht klären

Die Quellen zeigen Beispiele einzelner Hochschulen, sie ersetzen nicht die eigene Prüfungsordnung. Jede der genannten Angaben zu zuständiger Stelle, Form der Vertretung, Wartezeit, Porto oder Umschlag gilt nur als Einzelbeispiel der jeweiligen Hochschule und lässt sich nicht auf andere Hochschulen übertragen. Das Göttinger Dokument zur Abholung und Vollmacht trägt kein Datum. Porto und Umschlag sind beim Göttinger Dokument und beim Umwelt-Campus Birkenfeld Angaben, deren Aktualität nicht bestätigt ist. Auch die genannten Wartezeiten, etwa die Wochenangaben einzelner Prüfungsämter, stammen jeweils von einer einzelnen Hochschule und sagen nichts über die Dauer an einer anderen Hochschule aus.

Ob die eigene Hochschule das Zeugnis abholen lässt oder verschickt, wann es fertig ist und welcher Nachweis für eine Vertretung bei der Abholung reicht, steht in diesen Quellen nicht für jede einzelne Hochschule. Offen bleibt zum Beispiel, welche Unterlage die eigene Hochschule für eine Vollmacht verlangt, ob ein frankierter Umschlag mitgeschickt werden muss und wie lange die Bearbeitung dort dauert. Dafür helfen am ehesten die Seite des eigenen Prüfungsamts und eine direkte Rückfrage bei der zuständigen Stelle weiter, bevor eine der hier beschriebenen Vorgehensweisen übernommen wird. Wer die zuständige Stelle noch nicht kennt, ermittelt sie am besten aus den offiziellen Unterlagen der eigenen Hochschule, etwa der Prüfungsordnung oder der Webseite des Prüfungsamts, statt sich auf ein Beispiel aus diesem Artikel zu verlassen.

Stand dieses Artikels ist Oktober 2026, einzelne Angaben der genannten Hochschulen können sich seither geändert haben. Wer sich auf eine bestimmte Wartezeit, ein bestimmtes Porto oder eine bestimmte Form der Vollmacht verlassen möchte, prüft diese Angabe deshalb am besten direkt bei der eigenen Hochschule nach, statt sich allein auf ein Beispiel aus diesem Artikel zu stützen. Das gilt besonders dann, wenn zwischen Abgabe der Abschlussarbeit und tatsächlicher Zeugnisausgabe mehrere Wochen liegen und sich in dieser Zeit Zuständigkeiten oder Verfahren an der eigenen Hochschule geändert haben könnten.

Quellen und Stand

• Universität Paderborn: Zeugnisversand und Abschlussdokumente: www.uni-paderborn.de (geprüft am 2026-10-02)
• Umwelt-Campus Birkenfeld (Hochschule Trier): Urkunden und Zeugnisse für Absolventen: www.umwelt-campus.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Göttingen (Sozialwissenschaftliche Fakultät): Abholung und Vollmacht (PDF): www.uni-goettingen.de (geprüft am 2026-10-02)
• Europa-Universität Viadrina: Studienabschluss (Wirtschaftswissenschaften): www.wiwi.europa-uni.de (geprüft am 2026-10-02)
• Bergische Universität Wuppertal: FAQ des Zentralen Prüfungsamts: zpa.uni-wuppertal.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Stuttgart: Zeugnis (Prüfungsorganisation): www.student.uni-stuttgart.de (geprüft am 2026-10-02)
• LMU München: Allgemeine Formalitäten (Prüfungsamt Physik): www.physik.lmu.de (geprüft am 2026-10-02)
• Universität Potsdam: Erstellung der Abschlussdokumente: www.uni-potsdam.de (geprüft am 2026-10-02)