Persönliche Mitteilungen wie E-Mails wissenschaftlich belegen

E-Mail zitieren: persönliche Mitteilung im Text belegen

Wenn du Informationen aus einer E-Mail, einem Gespräch oder einer privaten Nachricht in deiner akademischen Arbeit verwendest, kann es sich je nach Zitierstil um eine persönliche Mitteilung handeln. Bei APA 7 werden E-Mails als persönliche Kommunikation im Fließtext belegt; sie erscheinen dort nicht im Literaturverzeichnis. Die Schreibberatung der FHNW schlägt für E-Mails ein eigenes Schema vor und empfiehlt, im Text kenntlich zu machen, dass die Aussage nicht aus einer veröffentlichten Quelle stammt. Zitate aus E-Mails sind laut der Universitätsbibliothek der TU Hamburg nicht automatisch zulässig; zuvor ist eine Erlaubnis einzuholen. Besprich persönliche Kommunikation in einer Abschlussarbeit mit deiner Betreuung.

Grundprinzip der persönlichen Mitteilung

Du kannst eine E-Mail im Text als persönliche Mitteilung belegen. Nenne dabei den Namen der sendenden Person, die Art der Mitteilung und das Datum. Der APA-7-Leitfaden des BGS Chur ordnet E-Mails der persönlichen Kommunikation zu und sieht den Verweis im Fließtext oder am Satzende vor. Die FHNW-Schreibberatung empfiehlt ebenfalls, im Text kenntlich zu machen, dass die Aussage nicht aus einer veröffentlichten Quelle stammt.

Die genaue Form hängt vom Stil deiner Arbeit ab. Für APA 7 beschreibt der BGS-Leitfaden die Angaben Autor, persönliche Kommunikation und Datum. Ein neutraler Satz kann daher lauten: Anna Beispiel erläutert ihre Einschätzung in einer persönlichen Mitteilung vom 12. Mai 2024. Die FHNW-Schreibberatung schlägt für E-Mails ein Schema mit Nachname, Vorname, Jahr, Betreff, Kennzeichnung als E-Mail, Absenderadresse und Datum vor. Prüfe deshalb vor dem Schreiben die Vorgabe deiner Hochschule oder die Abstimmung mit deiner Betreuung. So kennzeichnest du die Mitteilung direkt an der Stelle, an der du ihre Aussage verwendest, ohne sie mit einer veröffentlichten Quelle gleichzusetzen.

Regelung im Literaturverzeichnis

Ob eine E-Mail im Verzeichnis steht, richtet sich nach dem verwendeten Stil. Für APA 7 zitieren beschreibt der Leitfaden des BGS Chur E-Mails als persönliche Kommunikation. Sie sind für Lesende nicht auffindbar; der Leitfaden sieht deshalb keinen Eintrag im Literaturverzeichnis vor. Stattdessen steht der Hinweis im Fließtext oder am Satzende mit Autor, persönlicher Kommunikation und Datum. Auch die Schreibberatung der Universität Mannheim beschreibt persönliche Kommunikation wie E-Mails als nicht auffindbar und nennt ihre Kennzeichnung im Fließtext.

Die FHNW-Schreibberatung schlägt für E-Mails ein Schema mit Name, Betreff, Kennzeichnung als E-Mail, Absenderadresse und Datum vor. Daraus folgt jedoch keine einheitliche Regel für jeden Zitierstil. Prüfe daher die Vorgabe deiner Hochschule oder besprich den Fall mit deiner Betreuung. Ein Anhang kann in Betracht kommen, wenn die betreffende Person vorher in die Veröffentlichung eingewilligt hat. Beim Thema Anhang der Hausarbeit solltest du außerdem klären, ob und wie die Mitteilung dort dokumentiert werden soll. Die TU Hamburg rät für persönliche Kommunikation in Abschlussarbeiten zur Rücksprache mit den Betreuenden. So triffst du die Entscheidung über Textbeleg, Verzeichnis und Anhang anhand der Stilvorgabe und der erteilten Erlaubnis.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Zustimmung

Vor dem Zitieren einer vertraulichen E-Mail solltest du die Erlaubnis der betreffenden Person einholen. Die Universitätsbibliothek der TU Hamburg weist für E-Mail-Korrespondenz auf den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts hin. Nach ihrem Beitrag darf ein vertraulich gesprochenes Wort nicht ohne Erlaubnis veröffentlicht werden. Zitate aus E-Mails sind daher nicht automatisch zulässig. Die Erlaubnis soll vor der Veröffentlichung eingeholt werden und kann auch per E-Mail erteilt werden.

Besprich den Umgang mit persönlicher Kommunikation in deiner Abschlussarbeit mit deiner Betreuung. Diesen Rat nennt auch die TU Hamburg. Eine solche Rücksprache hilft dir dabei, die Vorgabe für deine Arbeit und den geplanten Nachweis zu klären. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Bei einer Einwilligungserklärung für ein Interview geht es um ein anderes Material; übertrage deren Form nicht automatisch auf eine E-Mail. Entscheidend für ein E-Mail-Zitat sind hier die vorherige Erlaubnis und die Abstimmung mit der Betreuung.

Zitierformate verschiedener Systeme

Für APA 7 und Harvard enthält das Quellenpaket Hinweise für den Textbeleg. Der APA-7-Leitfaden des BGS Chur behandelt E-Mails als persönliche Kommunikation und nennt Autor, persönliche Kommunikation und Datum. Die Schreibberatung der Universität Mannheim beschreibt persönliche Kommunikation im Fließtext; ihr Beispiel verwendet Name, die Kennzeichnung persönliche Kommunikation und ein Datum. Für die deutsche Zitierweise enthält das Quellenpaket dagegen kein belegtes Muster. Prüfe hierfür die Vorgabe deiner Hochschule.

Auch für eine Fußnote in der deutschen Zitierweise liegt im Quellenpaket kein belastbares Muster vor. Deshalb lässt sich hier keine Fußnotenform vorgeben. Beim Thema Fußnoten richtig setzen solltest du die Form aus der Hochschulvorgabe übernehmen. Die FHNW-Schreibberatung zeigt für E-Mails ein weiteres empfohlenes Schema mit Name, Jahr, Betreff, Kennzeichnung, Absenderadresse und Datum. Es ist eine Empfehlung dieser Schreibberatung, keine allgemeine Vorgabe für jeden Stil. Entscheide daher erst nach der Stilvorgabe, welche Angaben du im Text oder gegebenenfalls in einer Fußnote verwendest.

Unterschiede zu Interviews und sozialen Medien

Eine E-Mail und ein Social-Media-Beitrag werden im Quellenpaket unterschiedlich dokumentiert. Beim Thema Social-Media-Beitrag zitieren zeigt die FHNW-Schreibberatung ein Schema mit Nutzername, Text, Datum, der Kennzeichnung des Beitrags und seiner Adresse in eckigen Klammern. Für die E-Mail nennt dieselbe Empfehlung dagegen die Absenderadresse und das Datum. Damit wird die E-Mail als Quelle beschrieben, die Lesende nicht abrufen können, während der Social-Media-Beitrag eine Adresse des Beitrags erhält.

Auch ein Interview aus einem eigenen Forschungsprojekt ist davon abzugrenzen. Wenn du Interview aus eigenem Forschungsprojekt zitieren möchtest, beschreibt der Leitfaden der WU Wien ein anonymisiertes Kürzel für die befragte Person sowie Zeilennummern aus dem Transkript. Im Text wird dieses Kürzel erläutert; dokumentiert wird die Quelle im Transkript oder Anhang statt als eigener Eintrag im allgemeinen Literaturverzeichnis. Dieses Verfahren bezieht sich auf selbst geführte, transkribierte Interviews. Übernimm es deshalb nicht als Vorgabe für eine E-Mail, sondern prüfe für die Mitteilung den gewählten Zitierstil und die Hochschulvorgabe.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Hole vor einer Veröffentlichung die Erlaubnis der betreffenden Person ein; sie kann auch per E-Mail erteilt werden.
2. Halte Absender und Datum der Mitteilung fest.
3. Setze den Beleg im Text nach dem gewählten Stil.
4. Prüfe die Stilregel dafür, ob die Mitteilung im Verzeichnis erscheint.
5. Lege gegebenenfalls einen Anhang an, nachdem die betreffende Person eingewilligt hat.

Lies vorab die Vorgabe deiner Hochschule oder Prüfungsordnung. Für APA 7 nennt der BGS-Leitfaden E-Mails persönliche Kommunikation: Der Verweis steht im Fließtext oder am Satzende mit Autor, Art der Kommunikation und Datum; ein Eintrag im Literaturverzeichnis entfällt. Die FHNW-Schreibberatung schlägt für E-Mails dagegen ein eigenes Schema mit Name, Betreff, Kennzeichnung, Absenderadresse und Datum vor. Diese Beispiele zeigen, dass du zuerst den verlangten Stil bestimmen solltest. Die TU Hamburg rät bei persönlicher Kommunikation in Abschlussarbeiten außerdem zur Rücksprache mit den Betreuenden. So kannst du den Textbeleg, das Verzeichnis und einen möglichen Anhang passend zu deiner Arbeit abstimmen.

Häufige Stolperfallen vermeiden

Ein Fehler ist, eine E-Mail in das Literaturverzeichnis zu setzen, obwohl der gewählte Stil das nicht vorsieht. Vermeide ihn, indem du die Verzeichnisregel des verwendeten Stils prüfst: Im APA-7-Leitfaden des BGS Chur erscheinen persönliche Kommunikationen nicht im Literaturverzeichnis. Ein zweiter Fehler ist ein Beleg ohne Datum. Vermeide ihn, indem du das Datum der Mitteilung im Beleg ergänzt. Ein dritter Fehler ist ein Beleg ohne Absender oder Name der sendenden Person. Vermeide ihn, indem du diese Angabe nach dem gewählten Schema aufnimmst.

Als vierter Fehler fehlt manchmal die Art der Mitteilung. Vermeide das, indem du die Mitteilung im Text als persönliche Kommunikation oder E-Mail kenntlich machst, soweit dein Stil dies vorsieht. Ein weiterer Fehler ist, eine Nachricht ohne vorherige Erlaubnis im Anhang abzudrucken. Vermeide ihn, indem du die Erlaubnis vor einer Veröffentlichung einholst und die Nutzung mit deiner Betreuung besprichst. Verändere eine Aussage auch nicht unklar: Gib sie entweder als Paraphrase erkennbar wieder oder zitiere sie wörtlich. So bleibt nachvollziehbar, welche Aussage aus der Mitteilung stammt und wie du sie in deiner Arbeit verwendest.

Quellen und Stand

• Schreibberatung Paedagogische Hochschule FHNW: Quellenverzeichnis, Spezialfaelle: www.schreiben.zentrumlesen.ch (geprüft am 2026-09-11)
• WU Wien, Institut für Gender und Diversität in Organisationen: Zitierrichtlinien: www.wu.ac.at (geprüft am 2026-09-11)
• Bildungszentrum Gesundheit und Soziales (BGS) Chur: Zitierrichtlinien APA 7: www.bgs-chur.ch (geprüft am 2026-09-11)
• Universität Mannheim, Abteilung VWL, Schreibberatung: Leitfaden Online-Quellen: www.vwl.uni-mannheim.de (geprüft am 2026-09-11)
• Universitätsbibliothek TU Hamburg: Zitieren aus einer E-Mail, nicht ohne Erlaubnis: www.tub.tuhh.de (geprüft am 2026-09-11)

Bei „Persönliche Mitteilungen wie E-Mails wissenschaftlich belegen“ werden zusätzlich „korrekt“ und „angeben“ eingeordnet.