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Wie du als Arbeitnehmer eine Kündigung formgerecht schreibst

Kündigungsschreiben formulieren: Form, Inhalt und Frist

Lesezeit ca. 7 Min. · zuletzt aktualisiert: 6. Oktober 2026 · Berufseinstieg im Überblick

Eine Kündigung braucht Schriftform und eine eigenhändige Unterschrift, eine Kündigung per E-Mail reicht nicht. Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung für dein Schreiben, damit du Form, Inhalt, Frist und Meldung sachlich im Blick behältst.

Schriftform: Welche Form die Kündigung braucht

Bevor du einen einzigen Satz formulierst, prüfst du die Form des Schreibens. Nach § 623 BGB braucht die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung die Schriftform, und die elektronische Form ist ausgeschlossen. Die Regeln stehen so im Gesetz und in den Erklärungen der Kammern, und für deinen Einzelfall braucht es eine Rechtsberatung.

Laut IHK Berlin verlangt Schriftform, dass du die Kündigung eigenhändig unterschreibst. Eine Kopie oder eine eingescannte Unterschrift, die du etwa als PDF per E-Mail verschickst, genügt nach dieser Erklärung nicht. Prüfe deshalb am Entwurf, ob ein Original mit deiner Unterschrift vorliegt und nicht nur eine Kopie oder ein Scan.

Die IHK Schwaben verweist ebenfalls auf § 623 BGB und nennt die eigenhändige Unterschrift als Teil der Schriftform. Eine Kündigung per E-Mail genügt demnach nicht; welche Folgen ein Formfehler im Einzelfall hat, überlässt du am besten einer Rechtsberatung. Wer noch in der Probezeit ist, kann den eigenen Vertrag mit diesem Text vergleichen, denn Besonderheiten dazu stehen auf der Seite Kündigung in der Probezeit. Ist später ein Zeugnis da, hilft die Seite Arbeitszeugnis verstehen beim Prüfen seiner Aussagen.

Kündigungsschreiben formulieren: der Ablauf in drei Schritten

Inhalt: Was ins Kündigungsschreiben gehört

Ein bestimmter Inhalt ist laut IHK Schwaben nicht vorgeschrieben. Die Kündigung muss demnach keine Angabe über Gründe enthalten. Der Zeitpunkt, zu dem das Ende eintreten soll, muss im Schreiben erkennbar sein. Prüfe deshalb am Entwurf, ob der gewünschte Endtermin im Text erkennbar ist.

Als sinnvolle Bausteine bieten sich die folgenden Punkte an. Die Aufzählung ist ein Vorschlag, den du an deinen eigenen Fall anpasst.

  • Absender mit Anschrift und Datum
  • Empfänger, also der Arbeitgeber mit korrekter Anschrift
  • Betreff, zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • Eine klare Kündigungserklärung ohne Umwege
  • Den gewünschten Beendigungstermin mit Datum
  • Deine eigenhändige Unterschrift am Ende

Als Vorschlag zum Stil kannst du kurze Sätze wählen. Ob der Endtermin dann klarer hervortritt, prüfst du am Entwurf selbst.

Als Vorschlag kannst du den Aufbau festlegen: Absenderdaten, Anschrift des Arbeitgebers, Datum und Betreff. Im Haupttext steht ein Satz, der die Kündigung ausspricht und den Endtermin nennt, zum Beispiel in der Form, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Datum enden soll.

Prüfe nach der Übergabe, ob du eine Kopie des unterschriebenen Schreibens in deinen Unterlagen hast. Lies den Entwurf vor dem Versand noch einmal durch und prüfe Namen, Anschrift und Datum.

Sonderfälle wie Kündigungsschutz, eine Tätigkeit als Werkstudent oder eine Befristung brauchen eine Rechtsberatung, die deinen Einzelfall kennt. Wer neben dem Studium arbeitet, prüft beim Anschreiben besonders den Beendigungstermin, denn für diesen Fall hilft die Seite Kündigung im Werkstudentenjob. Ob dein Vertrag zusätzliche Angaben festlegt, zeigt dir der Vertrag selbst, und diesen Inhalt liest du dort nach.

Frist und Zugang: Wann die Kündigung greift

§ 622 BGB nennt für die Kündigung durch den Arbeitnehmer eine Frist von vier Wochen, und zwar zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Während einer vereinbarten Probezeit, die höchstens sechs Monate dauern darf, kann laut Gesetz mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Abweichende Regelungen sind per Tarifvertrag möglich. Deine konkrete Frist steht im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag, dort kannst du nachsehen.

Wirksam wird die Kündigung, wenn sie dem Gegenüber zugeht. Das betont die IHK Berlin, und sie empfiehlt bei der Übergabe eine Empfangsquittung aus Beweisgründen. Diese Empfehlung ist ein Vorschlag der Kammer und keine Pflicht. Für den Nachweis des Zugangs im Einzelfall verweist die IHK Berlin auf eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

Die Meldung bei der Agentur für Arbeit hängt am Endtermin. Nach § 38 SGB III musst du dich spätestens drei Monate vor der Beendigung arbeitsuchend melden. Beträgt der Abstand zwischen deiner Kenntnis vom Endtermin und dem Ende weniger als drei Monate, meldest du dich innerhalb von drei Tagen nach dieser Kenntnis. Notiere dir beide Termine, den Endtermin und den Meldetermin. Zur Frist im eigenen Vertrag passt die Seite Arbeitsvertrag prüfen, denn dort geht es um genau dieses Dokument.

Kündigungsschreiben formulieren: Prüfliste mit vier Punkten

Muster und Ton: Ablauf und Beispieltext

Der Ton sollte sachlich und höflich bleiben. Eine Abrechnung mit dem Arbeitgeber gehört nicht in dieses Schreiben, das vor allem den Endtermin klar nennen sollte. Ein kurzer, klarer Satz mit dem gewünschten Datum ist ein Vorschlag für den Haupttext. Die Empfangsquittung stammt als Empfehlung von der IHK Berlin und ist ebenfalls keine Pflicht. Für den Kopf des Schreibens, also Absender, Datum und Anrede, zeigt die Seite Brief schreiben den Aufbau.

So kannst du als Vorschlag in fünf Schritten vorgehen:

  1. Prüfe die Frist im Vertrag oder im Tarifvertrag.
  2. Setze das Schreiben auf, mit Absender, Empfänger, Datum, Betreff und dem gewünschten Beendigungstermin.
  3. Drucke es aus und unterschreibe es eigenhändig.
  4. Übergib es mit einer Empfangsquittung oder einem anderen Nachweis.
  5. Notiere den Termin der Meldung bei der Agentur für Arbeit.

Den Ablauf passt du an deinen Vertrag und deinen Fall an. Die Reihenfolge ist ebenfalls ein Vorschlag; den Endtermin kannst du erst festlegen, nachdem du den Vertrag angesehen hast. Danach kannst du Schreiben, Übergabe und Meldung nebeneinander prüfen.

Max Mustermann (erfunden), Musterweg 4, 12345 Musterstadt, an die Musterbau GmbH (erfunden), Personalabteilung. Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum 30. November 2026. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Schreibens. Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann

Das Muster ist ausdrücklich erfunden. Name, Firma, Adresse und Datum sind frei erfunden und dienen nur als Beispiel für Wortwahl und Ton. Ob das Datum zu deinem Vertrag passt, prüfst du an deinem Vertrag selbst, und das Muster ersetzt weder diese Prüfung noch eine Rechtsberatung.

Quellen und Stand

Soll jemand dein wichtiges Schreiben vor dem Absenden auf Rechtschreibung, Ton und Aufbau prüfen?

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Häufige Fragen zum Kündigungsschreiben

Muss ich die Kündigung eigenhändig unterschreiben?

Laut IHK Schwaben muss eine Kündigung nach § 623 BGB schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. Die IHK Berlin erklärt zusätzlich, dass eine Kopie oder eine eingescannte Unterschrift nicht reicht. Welche Folgen ein Formfehler im Einzelfall hat, klärt eine Rechtsberatung.

Reicht eine Kündigung per E-Mail?

Nach § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen, daher genügt eine Kündigung per E-Mail nicht. Folgen im Einzelfall klärt eine Rechtsberatung.

Muss ich in der Kündigung Gründe nennen?

Laut IHK Schwaben muss die Kündigung keine Angabe über Gründe enthalten. Ein bestimmter Inhalt ist dort nicht vorgeschrieben, erkennbar sein muss aber der Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis enden soll.

Was muss im Kündigungsschreiben erkennbar sein?

Laut IHK Schwaben muss erkennbar sein, zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis enden soll. Als Vorschlag helfen Absender, Empfänger, Datum, Betreff, eine klare Kündigungserklärung und die Unterschrift.

Wann wird die Kündigung wirksam?

Laut IHK Berlin wird die Kündigung wirksam, wenn sie dem Gegenüber zugeht. Die Kammer empfiehlt bei der Übergabe eine Empfangsquittung aus Beweisgründen, das ist eine Empfehlung und keine Pflicht.

Was sagt § 622 BGB zur Kündigungsfrist?

Nach § 622 BGB kann ein Arbeitnehmer mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. In einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten sind laut Gesetz zwei Wochen möglich. Abweichende Regelungen sind per Tarifvertrag möglich, deshalb prüfe deine konkrete Frist im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.

Wann muss ich mich bei der Agentur für Arbeit melden?

Nach § 38 SGB III musst du dich spätestens drei Monate vor der Beendigung arbeitsuchend melden. Liegen zwischen deiner Kenntnis vom Endtermin und dem Ende weniger als drei Monate, meldest du dich innerhalb von drei Tagen nach dieser Kenntnis.

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