Wann und wo du für dein Zeugnis eine Apostille bekommst
Apostille für Zeugnisse: Wann du sie brauchst und wer sie ausstellt
Eine Apostille bestätigt die Echtheit einer deutschen Urkunde für Staaten des Haager Übereinkommens, und welche Stelle sie ausstellt, hängt vom Bundesland ab. Hier erfährst du, wann ein Zeugnis eine Apostille braucht und wo du ansetzt, wenn du dich im Ausland bewirbst.
Was die Apostille ist und wie du ihre Geltung prüfst
Eine Apostille bestätigt, dass eine deutsche Urkunde echt ist, damit du sie im Ausland nutzen kannst. Die Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) beschreibt das Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 so: Es sieht vor, die bisher übliche Legalisation durch eine einzige Apostille zu ersetzen. Diese Apostille wird von einer zuständigen Behörde an dem Ort ausgestellt, an dem die Urkunde entstanden ist. Laut Seite der HCCH sind es 130 Vertragsparteien (Abruf 06.10.2026).
Im Kern des Übereinkommens steht also der Ersatz der Legalisation durch eine einzige Apostille. Die Apostille ist für Vertragsparteien des Übereinkommens vorgesehen. Ob dein Zielland dazugehört, prüfst du an der Vertragsstaatenliste der HCCH und bei der Vertretung des Ziellandes. Für Länder außerhalb des Übereinkommens gilt laut den Regierungspräsidien Baden-Württemberg ein anderer Weg: Erst erfolgt eine Vorbeglaubigung, danach die Legalisation durch die Vertretung des Bestimmungsstaates. Welche Beglaubigung konkret nötig ist, klärst du ebenfalls bei dieser Vertretung in Deutschland.
Prüfe, welches Dokument das Zielland anfordert, bevor du eine Apostille beantragst. Welches Dokument die Apostille tragen soll, hängt davon ab, was Bachelorurkunde und Zeugnis jeweils belegen; diese Frage klärst du mit dem Prüfungsamt deiner Hochschule.
Für Dokumente ohne deutsche Sprache verlangt das Merkblatt der Deutschen Botschaft Stockholm zusätzlich eine anerkannte deutsche Übersetzung. Das Vorgehen rund um die beglaubigte Übersetzung von Urkunden steht auf einer eigenen Seite.
Erfundenes Beispiel: Eine Bewerberin fragt bei einer ausländischen Hochschule nach, welches Dokument sie braucht, bevor sie eine Apostille beantragt.
Wer die Apostille je nach Bundesland ausstellt
In Bremen, an der TH Köln und in Baden-Württemberg gelten eigene Zuständigkeiten und Gebühren. Die folgende Tabelle stellt diese drei Fälle nebeneinander. Für andere Bundesländer sowie für Schulzeugnisse gilt die Auskunft der ausstellenden Schule oder Hochschule, und die Angaben aus einem Bundesland lassen sich nicht auf andere übertragen.
| Bundesland oder Hochschule | vorgelagerte Stelle | Stelle für die Apostille | Gebühr |
|---|---|---|---|
| Bremen (Hochschulen im Land Bremen) | Universität Bremen, International Office | Senator für Inneres | 20 Euro für Vorbeglaubigung, 20 Euro für Apostille |
| Köln (TH Köln) | Der Studierendenservice der TH Köln | Bezirksregierung Köln, für manche Länder zusätzlich Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten | Bitte um Rückfrage beim Studierendenservice |
| Baden-Württemberg | Bitte um Rückfrage bei der zuständigen Stelle | Regierungspräsidien | 25 Euro je Urkunde für Privatpersonen |
Für Hochschulen im Land Bremen beschreibt das International Office der Universität Bremen ein Vorbeglaubigungsverfahren. Nach dessen Angaben übersendet die ausstellende Hochschuleinrichtung das Original oder eine amtlich beglaubigte Fotokopie und nennt das Zielland, für das Apostille oder Legalisation gedacht ist. Die Universität gibt die vorbeglaubigte Urkunde an den Senator für Inneres weiter; dieser erteilt dort die Apostille. Laut dieser Stelle kosten Vorbeglaubigung und Apostille jeweils 20 Euro je Dokument.
An der TH Köln nimmt der Studierendenservice die Vorbeglaubigung vor. Danach folgt laut der Seite der Hochschule die Beglaubigung bei der Bezirksregierung Köln. Für manche Länder kommt zusätzlich eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dazu. Für die Gebühren an der TH Köln frage beim Studierendenservice nach.
In Baden-Württemberg nennen die Regierungspräsidien auf ihrer Seite für die Beglaubigung von Urkunden zwei Arten, Legalisation und Apostille. Für Privatpersonen nennen sie eine Gebühr von 25 Euro je Urkunde. Welche davon du brauchst, erfährst du bei der konsularischen Vertretung des Bestimmungsstaates. Welche Behörde Hochschulzeugnisse vorher prüfen muss, regelt diese Seite nicht, deshalb kläre das bei deiner Hochschule.
Die Apostille betrifft die Echtheit des Zeugnisses. Ob du zusätzlich einen Hochschulabschluss anerkennen lassen musst, klärst du mit deiner Hochschule oder der zuständigen Stelle, weil diese Frage nicht Teil der Apostille ist.
Apostille, Legalisation und beglaubigte Kopie auseinanderhalten
Für Vertragsstaaten genügt die Apostille. Bei Staaten außerhalb des Übereinkommens geht der Weg über eine Vorbeglaubigung; danach legalisiert die Vertretung des Bestimmungsstaates das Dokument. Das beschreiben die Regierungspräsidien Baden-Württemberg auf ihrer Seite zur Beglaubigung von Urkunden. Die Gebühr dafür liegt für Privatpersonen laut dieser Seite bei 25 Euro je Urkunde.
Welche Form deine Unterlagen brauchen, klärst du vorher bei Botschaft oder Konsulat des Ziellandes. Die TH Köln rät laut ihrer Seite, zu klären, ob bei der Apostille das Original oder eine Kopie verlangt wird. Diese Frage ist ein eigener Prüfpunkt, bevor du etwas einreichst. Notiere dir dazu Name und Land der Vertretung, damit du die Antwort später dem richtigen Bewerbungsfall zuordnen kannst.
Das Merkblatt der Deutschen Botschaft Stockholm (Stand September 2025) nennt für Zeugnisse und Diplome die Einreichung im Original, versehen mit Apostille oder Legalisation. Außerdem braucht es laut demselben Merkblatt für Dokumente ohne deutsche Sprache eine anerkannte deutsche Übersetzung. Diese Regel steht in diesem Merkblatt der Botschaft Stockholm; die Anforderung deines eigenen Ziellandes ist bei der Vertretung dieses Landes zu erfragen.
Beim Thema beglaubigte Kopien zur Immatrikulation fragst du bei der Stelle, die sie verlangt, welche Beglaubigung sie annimmt; das Vorgehen dazu steht auf einer eigenen Seite. Die Regierungspräsidien Baden-Württemberg nennen Legalisation und Apostille als zwei Arten der Beglaubigung von Urkunden. Welche davon für dein Zielland nötig ist, erfährst du bei der konsularischen Vertretung des Bestimmungsstaates in Deutschland.
So gehst du vor, wenn dein Zeugnis ins Ausland soll
Gehe die folgenden Schritte nacheinander durch:
- Kläre beim Zielland, ob Apostille oder Legalisation gilt und ob Original oder Kopie verlangt wird.
- Erfrage bei der Hochschule oder Schule, welche Stelle für dein Zeugnis zuständig ist.
- Veranlasse die Vorbeglaubigung bei der Stelle, die sie vornimmt.
- Beantrage die Apostille bei der Stelle, die sie ausstellt.
- Erfrage Gebühr und Dauer, bevor du Unterlagen versendest.
- Ordne die Unterlagen für deine Bewerbung nach Zielland und zuständiger Stelle.
Die Universität Bremen nennt als Voraussetzung für Zeugnisse der Hochschulen im Land Bremen ein rundes Hochschulsiegel und den Namen der unterzeichnenden Person auf dem Dokument. Prüfe dein Zeugnis deshalb vor dem Versand auf beides. Ob diese Vorgabe auch in anderen Bundesländern gilt, erfährst du bei der ausstellenden Hochschule.
Fehlt dir das Original, stellt sich zuerst die Frage nach einem Ersatz für ein verlorenes Abschlusszeugnis; ob die Hochschule diesen ausstellt, erfragst du bei ihr. Danach klärst du mit der Stelle, die die Apostille erteilt, welche Unterlagen sie annimmt. Notiere dir für jedes Zielland, welche Stelle du angeschrieben hast und welche Antwort du erhalten hast, damit du den Stand später nachvollziehen kannst.
Frage Fristen früh bei der zuständigen Stelle nach und plane Zeit für Vorbeglaubigung und Apostille ein, bevor du die Bewerbung einreichst. Wenn die Stelle im Zielland eine Kopie statt des Originals nennt, halte diese Auskunft schriftlich fest.
Quellen und Stand
- HCCH (Haager Konferenz für Internationales Privatrecht): Apostille Section, Abruf 06.10.2026: www.hcch.net (geprüft am 2026-10-06)
- Regierungspräsidien Baden-Württemberg: Beglaubigung von Urkunden, Abruf 06.10.2026: rp.baden-wuerttemberg.de (geprüft am 2026-10-06)
- TH Köln: Diplomas and degrees, Prior certification (Vorbeglaubigung), Abruf 06.10.2026: serviceinfo.campus-it.th-koeln.de (geprüft am 2026-10-06)
- Universität Bremen, International Office: Vorbeglaubigungsverfahren für Zeugnisse der Hochschulen im Land Bremen, Abruf 06.10.2026: uni-bremen.de (geprüft am 2026-10-06)
- Deutsche Botschaft Stockholm: Merkblatt Visum zum Studium (Promotion), Stand September 2025: stockholm.diplo.de (geprüft am 2026-10-06)