Spendenaufruf und Spendenbescheinigung richtig formulieren

Zwei Texte, zwei völlig verschiedene Maßstäbe

Wer einen Spendenaufruf und eine Spendenbescheinigung schreibt, verfasst zwei Texte mit unterschiedlichen Aufgaben. Der Spendenaufruf wirbt um Unterstützung. Die Zuwendungsbestätigung dokumentiert eine Spende für steuerliche Zwecke und muss die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllen. Für beide Texte sind klare, zutreffende Angaben wichtig.

Der Spendenaufruf: konkret schlägt gut gemeint

Ein Spendenaufruf wird verständlicher, wenn er das Vorhaben und die mögliche Verwendung einer Spende konkret beschreibt. „Unterstützen Sie unsere wichtige Arbeit“ nennt weder, was passiert, noch was der Betrag bewirkt. Eine Verbindung aus konkretem Vorhaben, Betrag und Ergebnis kann den Anlass greifbar machen.

Ein einzelner Fall kann ein Vorhaben anschaulich machen. Gesamtzahlen können ergänzend, etwa im Jahresbericht, stehen.

Im Beispiel ordnet der zweite Satz die Angaben ein und zeigt, dass die Arbeit bereits stattfindet. Beide Zahlen müssen stimmen und sollten mit den Angaben im Jahresbericht übereinstimmen.

Die Zuwendungsbestätigung: Hier gilt das amtliche Muster

Für Zuwendungsbestätigungen sind die amtlichen Muster der Finanzverwaltung maßgeblich. Die vorgeschriebenen Angaben müssen vollständig und zutreffend enthalten sein.

Wichtig sind Name und Anschrift des Zuwendenden, der Betrag in Ziffern und Worten, der Tag und die Art der Zuwendung, die Bestätigung über die Verwendung für satzungsmäßige Zwecke sowie die Angaben des passenden amtlichen Musters zum jeweils einschlägigen Freistellungsbescheid, zur Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder zum Feststellungsbescheid nach § 60a AO.

Bei bestimmten Geldzuwendungen kann ein vereinfachter Nachweis genügen. Ob die Voraussetzungen in Ihrem Fall erfüllt sind, klärt Ihre Steuerberatung.

Betreff und die ersten zwei Zeilen

Bei Aufrufen per Post oder E-Mail können Betreff und Einstieg das Anliegen früh erkennbar machen. Ein Betreff wie „Unser Spendenaufruf 2026“ beschreibt die Textsorte, nicht den konkreten Anlass.

Ein Betreff kann den konkreten Bedarf nennen, etwa: „Zwölf Kinder warten auf einen Lernplatz“. Der erste Satz kann diesen Bedarf aufgreifen. Ein Jahresrückblick kann folgen, wenn er zum Anlass des Aufrufs passt.

Sachspenden und Aufwandsspenden

Bei Sachspenden müssen Gegenstand und Wert nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei einer Aufwandsspende muss ein zuvor vereinbarter Erstattungsanspruch bestehen, auf den freiwillig verzichtet wird. Die Wertgrundlagen müssen sich aus den Aufzeichnungen ergeben.

Wichtig ist uns, dass Bestätigung und zugrunde liegender Vorgang übereinstimmen. Wenn im Beschluss von einer Aufwandsentschädigung die Rede ist, die Bestätigung aber eine Sachzuwendung nennt, ist das ein Widerspruch, der später auffällt.

Dankschreiben: der unterschätzte Text

Zwischen Appell und Quittung kann ein Dankschreiben stehen. Es kann die Spende würdigen und den weiteren Einsatz der Organisation erläutern. Ein allgemeines „vielen Dank für Ihre Spende“ lässt sich bei Bedarf um konkrete Informationen ergänzen.

Ein Dank kann den Betrag bestätigen, seine konkrete Wirkung beschreiben und einen Ausblick auf die nächsten Schritte geben. Der Ausblick kann über die weitere Arbeit informieren, ohne unmittelbar um eine weitere Spende zu bitten.

Dankschreiben und Zuwendungsbestätigung sollten getrennt bleiben, damit die Angaben der Bestätigung klar erkennbar sind. Ein Dankschreiben kann auch im selben Umschlag verschickt werden.

Was wir prüfen

Beim Spendenaufruf prüfen wir Sprache und Verständlichkeit. Bei einer Zuwendungsbestätigung prüfen wir Schreibweisen sowie die Konsistenz von Beträgen in Ziffern und Worten. Die steuerliche Prüfung nach dem amtlichen Muster gehört zur Steuerberatung.

Eine steuerliche Beratung ist das nicht. Ob eine Zuwendung bestätigungsfähig ist, beurteilt Ihre Steuerberatung. Passend dazu: Newsletter prüfen für den Versand an Ihren Verteiler.