Vollbeleg, Kurzbeleg und ebd.: So funktioniert die Fußnote in Citavi

Fußnote Citavi: Vollbeleg, Kurzbeleg und ebd. richtig einfügen

Dieser Leitfaden zeigt anhand des Citavi-Handbuchs, dass der Zitationsstil bestimmt, ob Nachweise im Text oder als Fußnoten erscheinen. Außerdem erfahren Sie, wie sich Vollbeleg und Kurzbeleg im Stil-Editor festlegen lassen und warum Änderungen an Nachweisen über Citavi erfolgen sollten.

Grundlagen der Fußnote in Citavi

Literaturverzeichnis mit Citavi erstellen und Fußnoten sind Ausgaben, die ein Zitationsstil steuern kann. Nach dem Citavi-Handbuch entscheidet der eingestellte Stil, ob Quellen im Fließtext oder als Fußnoten erscheinen. Er gibt außerdem die Form der Nachweise vor und kann ein Literaturverzeichnis erzeugen; bei einzelnen Fußnoten-Stilen bleibt es aus. Wählen Sie deshalb im Word Add-In zuerst einen Stil, der Fußnoten verwendet.

Öffnen Sie in Word die Registerkarte Citavi und klicken Sie auf den angezeigten Zitationsstil. Dort wählen Sie einen verfügbaren Stil. Falls kein passender Eintrag sichtbar ist, öffnen Sie Zitationsstil hinzufügen und suchen nach Name oder weiteren Merkmalen. Beim Wechsel zwischen einem Stil für Textnachweise und einem Fußnoten-Stil kann Citavi vorhandene Nachweise an die neue Position verschieben. Die Entscheidung über Vollbeleg, Kurzbeleg und weitere Ausgaben liegt somit beim Stil, nicht beim einzelnen Word-Feld.

Für eigene Vorgaben steht der Stil-Editor zur Verfügung. Dort wird bei den Textnachweisen das Layout für einen Vollbeleg in der Fußnote gewählt; die benötigten Bestandteile kommen anschließend in das Regelset für Fußnoten. Soll ein bereits zuvor genannter Titel verkürzt erscheinen, lässt sich dafür eine zusätzliche Vorlage mit einer passenden Bedingung anlegen. Für eine kurze Form über ein Titelstichwort bietet Citavi eine Kurzbeleg-Funktion. Auch wenn der gewünschte Stil kein Literaturverzeichnis ausgibt, werden die Bestandteile zusätzlich in dessen Regelset benötigt, damit Citavi die erfasste Literatur in der Vorschau verwenden kann.

Citavi-Literaturverzeichnis in Word einfügen betrifft dagegen die Ausgabe der gesammelten Literatur. Welche Form verlangt wird, klären Sie anhand der geltenden Vorgabe und richten den Zitationsstil danach aus.

Den passenden Stil im Add-In aktivieren

Ein Fußnoten-Zitationsstil wird im Citavi Word Add-In ausgewählt. Das Handbuch nennt für die Schreibphase auch einen einfachen Stil, etwa Citation Style Template 5, und empfiehlt den Wechsel zum endgültigen Stil erst zum Abschluss der Arbeit. Ob ein Stil Nachweise als Fußnoten ausgibt, ergibt sich aus seiner jeweiligen Einstellung. Beim Wechsel zwischen einer In-Text-Ausgabe und einer Fußnoten-Ausgabe übernimmt Citavi auf Wunsch das Verschieben der bestehenden Quellennachweise.

Gehen Sie dabei im Add-In in dieser Reihenfolge vor:

• Öffnen Sie in Word die Registerkarte Citavi.
• Klicken Sie auf den Namen des aktuell angezeigten Zitationsstils.
• Wählen Sie einen angebotenen Stil mit Fußnoten aus.
• Falls der gewünschte Stil nicht angeboten wird, wählen Sie Zitationsstil hinzufügen und suchen Sie nach Name oder anderen Kriterien.
• Bei einem Wechsel zwischen In-Text- und Fußnoten-Stil lassen Sie Citavi die vorhandenen Nachweise verschieben.

Citavi-Literaturverzeichnis in Word einfügen: Dieser Nachbarartikel ergänzt die Arbeit mit dem gewünschten Zitationsstil. Deutsche Zitierweise kann nur dann verwendet werden, wenn seine Ausgabe zu den Vorgaben der Arbeit passt. Das Handbuch legt keine allgemeine Eignung dieses Namens für bestimmte Einrichtungen oder Arbeiten fest. Entscheidend ist vielmehr, welchen Zitationsstil Sie im Add-In auswählen und ob dieser Textnachweise oder Fußnoten erzeugt. Wenn Sie während des Schreibens Citation Style Template 5 einsetzen, wechseln Sie anschließend im selben Auswahlbereich zum endgültigen Stil. Die Quellenangaben bleiben dabei Citavi-Felder; Änderungen an Inhalt, Seitenangaben oder Darstellung werden nicht direkt im Word-Text vorgenommen. Für diese Punkte stehen die Citavi-Funktionen und bei Bedarf die Einstellungen des gewählten Stils zur Verfügung.

Regeln für den ersten und zweiten Auftritt

Fußnoten richtig setzen beginnt im Stil-Editor mit der Regel für den ersten Nachweis. Öffnen Sie dort den Bereich Textnachweise und wählen Sie als Layout In Fußnote: Vollbeleg. Ziehen Sie anschließend die benötigten Komponenten in das Regelset Fußnote. Welche Bestandteile darin stehen, richtet sich nach den Vorgaben für den verwendeten Stil. Citavi nutzt diese Regel, um den vollständigen Nachweis in einer Fußnote auszugeben.

Auch wenn der Stil kein Literaturverzeichnis ausgeben soll, kopieren Sie die verwendeten Komponenten zusätzlich in das Regelset Literaturverzeichnis. Citavi benötigt dieses Regelset für die Vorschau der erfassten Literatur. Soll eine Richtlinie bei einer erneuten Zitierung eine kürzere Form verlangen, erstellen Sie eine weitere Vorlage. Deren Bedingung prüft, ob der Titel schon in einer früheren Fußnote zitiert wurde. Für einen Kurzbeleg, der ein Titelstichwort verwendet, verweist das Handbuch auf die Kurzbeleg-Funktion. Sie ist damit das Werkzeug für diese Form des Kurzbelegs und keine Vorgabe für jede Kurzform. Der Vollbeleg, die Vorlage für Wiederholungen und das Regelset für die Vorschau sind getrennte Einstellungen im Stil-Editor. Änderungen an diesen Einstellungen erfolgen dort, nicht durch das Umschreiben eines bereits eingefügten Word-Nachweises.

Automatikfunktionen für Wiederholungen

Beim Thema ebd. zitieren steuert der gewählte Fußnoten-Zitationsstil die Ausgabe. Nach dem Citavi-Handbuch erhält die erste Zitierung eines Titels den vollständigen Nachweis. Erscheint derselbe Titel unmittelbar in der nächsten Fußnote erneut, kann der Stil den Vollbeleg durch ebd. oder ibid. ersetzen. Das Handbuch zeigt dafür erst „Claudia Müller: Lernen im Wandel. Bern 2013, S. 14.“ und danach „Ebd., S. 24.“. Die Seitenangabe der zweiten Fußnote bleibt dabei Teil des Nachweises.

Steht zwischen beiden Fußnoten ein anderer Titel, ist nicht mehr ebd. vorgesehen, sondern eine verkürzte Angabe. Als Form nennt das Handbuch etwa „Müller, Lernen, S. 104ff.“. Welche der Varianten ausgegeben wird, entscheidet allein der ausgewählte Zitationsstil. Das Handbuch nennt dafür unter anderem Aufklärung und Moderne sowie Chicago 16th (notes). Daraus folgt nicht, dass jeder Fußnoten-Stil ebd. verwendet: Ein Stil kann ibid. oder eine Kurzform ausgeben. Die Entscheidung wird also nicht beim einzelnen Nachweis von Hand getroffen, sondern über die Regeln des Stils.

Auch bei indirekten Zitaten kann der Stil das Präfix vgl. automatisch voranstellen, sofern seine Regeln dies vorsehen. Wenn ein Zusatz benötigt wird, der nicht durch den Stil entsteht, tragen Sie ihn im Citavi-Nachweis in das Feld Präfix oder Suffix ein. Direkte Änderungen an einer eingefügten Fußnote im Word-Dokument sind dafür nicht geeignet, weil Citavi die Nachweise als Word-Felder aktualisiert. Prüfen Sie deshalb bei einer gewünschten Ausgabe zuerst den ausgewählten Stil und bearbeiten Sie Angaben über Citavi statt im Dokumenttext.

Vermeidung manueller Eingriffe

Citavi Wissenselemente strukturieren ist keine Funktion zum Umschreiben eines eingefügten Nachweises in Word. Änderungen direkt im Quellennachweis sind nach dem Citavi-Handbuch nicht dauerhaft: Die eingefügten Nachweise und das Literaturverzeichnis sind Word-Felder. Bei der nächsten Aktualisierung setzt Word den ursprünglich gespeicherten Inhalt wieder ein. Bearbeiten Sie Angaben daher in Citavi oder im Zitationsstil, statt Text im Word-Feld auszutauschen.

Eine Seitenangabe ergänzen Sie über die Registerkarte Nachweise. Tragen Sie den Wert im Feld Seiten von-bis als vollständigen Bereich ein, etwa 14 bis 15 und nicht 14f. Soll vor oder nach dem Nachweis ein Zusatz stehen, verwenden Sie dafür Präfix beziehungsweise Suffix. Auf diese Weise stammt die Ausgabe aus den Angaben des Citavi-Nachweises und kann bei einer Aktualisierung erneut erzeugt werden. Das betrifft auch ein vgl. bei einem indirekten Zitat, soweit der gewählte Stil dieses Präfix vorsieht.

Auch einen falsch geschriebenen Autorennamen ändern Sie nicht im Dokument. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Nachweis, wählen Sie In Citavi bearbeiten und berichtigen Sie den Eintrag im Ursprungsprojekt. Die Gestaltung des Nachweises wird ebenfalls nicht durch manuelle Formatierung in Word geändert. Dafür passt man den Zitationsstil an. Das ist besonders wichtig, wenn ein Stil Vollbelege, verkürzte Nachweise oder unterschiedliche Zeichensetzung ausgibt.

Prüfen Sie nach einer Korrektur, ob die Angabe im Citavi-Fenster richtig hinterlegt ist, und aktualisieren Sie anschließend den Nachweis. Direkte Eingriffe in Seitenbereiche, Namen, Zusätze oder Formatierungen im Word-Text bleiben damit nicht Teil der gespeicherten Citavi-Daten.

Zusammenfassung des Workflows

Für Fußnoten mit Citavi arbeiten Sie in drei Schritten. Wählen Sie zunächst im Word Add-In auf der Registerkarte Citavi einen Zitationsstil für Fußnoten. Klicken Sie dazu auf den aktuell angezeigten Stil. Sie können einen vorhandenen Stil auswählen oder über Zitationsstil hinzufügen nach einem passenden Eintrag suchen. Wenn bereits Textnachweise vorhanden sind, kann Citavi sie beim Stilwechsel in Fußnoten überführen.

1. Aktivieren Sie den gewünschten Fußnoten-Stil im Word Add-In. Der Stil entscheidet, ob der Nachweis im Text oder in einer Fußnote erscheint und in welcher Form er ausgegeben wird.
2. Öffnen Sie bei abweichenden Vorgaben den Stil-Editor. Legen Sie dort den Vollbeleg für die Fußnote fest. Für einen Titel, der bereits in einer früheren Fußnote genannt wurde, kann eine eigene Vorlage für den Kurzbeleg eingerichtet werden. Nutzen Sie die Kurzbeleg-Funktion, wenn eine Titelstichwort-Form benötigt wird.
3. Ändern Sie eingefügte Nachweise nur über Citavi. Ergänzen Sie Seitenangaben über Nachweise im Feld Seiten von-bis. Korrigieren Sie einen fehlerhaften Eintrag über In Citavi bearbeiten im Ursprungsprojekt. Die Form des Nachweises ändern Sie im Zitationsstil.

Schreiben Sie nicht in das Word-Feld eines eingefügten Nachweises. Die dortigen Nachweise sind Word-Felder; eine Aktualisierung stellt ihren gespeicherten Inhalt wieder her. Auch Präfixe oder Suffixe erfassen Sie in den dafür vorgesehenen Citavi-Feldern. So bleibt die Änderung mit dem Nachweis verbunden.

Am Ende prüft der gewählte Stil die Wiederholung eines Titels. ebd., ibid. oder eine Kurzform werden automatisch gemäß diesem Stil ausgegeben. Ebenso setzt der Stil bei indirekten Zitaten vgl., falls seine Regeln das vorsehen. Welche Ausgabe erscheint, hängt also vom konkret gewählten Zitationsstil ab.

Quellen und Stand

• Quelle: Citavi Handbuch: Zitationsstil wählen: www1.citavi.com (geprüft am 2026-09-16)
• Quelle: Citavi Handbuch: Fußnoten-Stile: www1.citavi.com (geprüft am 2026-09-16)
• Quelle: Citavi Handbuch: Ebd., ders., vgl.: www1.citavi.com (geprüft am 2026-09-16)
• Quelle: Citavi Handbuch: Quellen nicht manuell ändern: www1.citavi.com (geprüft am 2026-09-16)

Die Einordnung „Vollbeleg, Kurzbeleg und ebd.: So funktioniert die Fußnote in Citavi“ fasst den vollständigen Zusammenhang zusammen.