Wie bringst du Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in eine PDF?
Eine Datei, klare Reihenfolge: So fügst du die Bewerbung zusammen
Stellen verlangen unterschiedliche Dateizahlen und Dateigrößen, und die Vorgabe der Anzeige oder des Portals geht vor. Hier siehst du, wie die Unterlagen zu einer Datei werden und wann Einzeldateien verlangt werden.
Eine Datei oder mehrere Einzel-PDFs?
Stellen machen unterschiedliche Vorgaben zu Dateizahl und Dateigröße, und die Anzeige oder das Portal, über das du dich bewirbst, geht dabei vor. Deshalb verschaffst du dir zuerst einen Überblick über die Ausschreibung und beginnst erst danach mit dem Zusammenstellen. Die Checkliste Bewerbungsunterlagen der Bundesagentur für Arbeit empfiehlt für den Versand per E-Mail, alle Dokumente zu einem Gesamt-PDF zusammenzuführen. Die Checkliste nennt aber auch, dass manchmal Einzel-PDFs gefordert sind.
Der Career Service der Frankfurt University of Applied Sciences beschreibt einen anderen Fall. Wenn kein Bewerbungsportal vorhanden ist oder keine besonderen Vorgaben gemacht werden, empfiehlt er eine PDF-Datei mit Lebenslauf, Anschreiben, relevanten Zeugnissen und relevanten Zertifikaten. Dort ist also ausdrücklich nur von relevanten Dokumenten die Rede, nicht von allem, was du gesammelt hast. Diese Empfehlung gilt für diese Hochschule und ihren Career Service und lässt sich nicht auf andere Arbeitgeber übertragen.
Die MVV beschreibt im Online-Verfahren einen dritten Weg. Eine Anlage lässt sich einzeln hochladen, alternativ lassen sich die Unterlagen in einer zusammengefassten Datei im Feld Anschreiben hochladen. Das Unternehmen bevorzugt, möglichst wenige einzelne Dateien zu erhalten. Diese Vorgaben gelten für MVV und ihr Portal und nicht für andere Stellen.
Wer ein Deckblatt einfügt, findet Hilfe beim Deckblatt für die Bewerbung, denn es steht vor allen anderen Seiten der Datei.
Für deine Entscheidung heißt das: Prüfe zuerst die Vorgabe der Anzeige. Fehlt eine Vorgabe und gibt es kein Portal, kannst du die Empfehlung der Frankfurt University übernehmen und eine PDF-Datei erstellen. Verlangt die Stelle Einzel-PDFs, bereitest du mehrere Dateien vor. Ist unklar, welche Form gilt, frage im Zweifel bei der Stelle nach, bevor du hochlädst. Stand ist Oktober 2026, also prüfe die Vorgabe am Tag des Versands noch einmal.
Reihenfolge und Bestandteile der Datei
Die Checkliste der Bundesagentur für Arbeit sieht bei einem Gesamt-PDF ein Anlageverzeichnis auf der ersten oder zweiten Seite vor. Welche Seite es ist, hängt davon ab, ob ein Deckblatt vorhanden ist. Den Lebenslauf erklärt die Seite Lebenslauf für Berufseinsteiger, hier zählt nur seine Stelle in der Datei. Das Schreiben selbst behandelt Anschreiben für Berufseinsteiger, in der Datei steht es zuerst.
Der Career Service der TU Chemnitz beschreibt die Weiterleitung an Unternehmen. Dort sollen Anhänge gruppiert werden, nämlich Notenübersicht und Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und Beurteilungen sowie Zertifikate. Innerhalb dieser Gruppen sind die Anhänge antichronologisch sortiert, das jeweils neueste zuerst. Außerdem soll das Seitenformat als A4 im Hochformat gewählt werden.
Das folgende Beispiel ist ein erfundenes Beispiel einer Reihenfolge und ist keine Vorgabe einer Stelle. Es zeigt nur, wie du die Arbeitsschritte ordnen kannst:
- Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate ordnen.
- Seitenformat prüfen.
- Die Dokumente zusammenfügen.
- Die Seitenzahl kontrollieren.
Die Schritte beschreiben den Weg zur Datei, nicht die Reihenfolge der Seiten in einer fremden Vorgabe. Frage bei Unsicherheit nach, ob die Stelle eine bestimmte Anordnung verlangt, denn die Vorgabe der Anzeige geht vor.
Dateiname und Dateigröße im Vergleich
Die Checkliste Bewerbungsunterlagen der Bundesagentur für Arbeit empfiehlt für den Versand per E-Mail ein Gesamt-PDF mit eindeutiger Benennung, als Beispiel Bewerbung_Schmidt. Die digitale Datei soll nicht größer als 10 MB sein. Diese Grenze ist die Vorgabe dieser Checkliste und gilt nicht automatisch für jeden Arbeitgeber.
Der Career Service der Frankfurt University of Applied Sciences nennt für den Fall, dass kein Bewerbungsportal vorhanden ist oder keine besonderen Vorgaben gemacht werden, die Benennung Bewerbung_Vorname_Nachname.pdf. Die Benennung soll klar und professionell sein. Die Dateigröße soll dort unter 5 MB liegen.
| Stelle | Grenze | Beleg |
|---|---|---|
| Bundesagentur für Arbeit | höchstens 10 MB als Vorgabe dieser Checkliste | Checkliste Bewerbungsunterlagen (PDF) |
| Frankfurt UAS | unter 5 MB als Vorgabe des Career Service | Career Service: Bewerbungsunterlagen |
| Saarland | 20 MB als Vorgabe der Universität | Tipps zur Bewerbung |
| MVV | 10 MB je Anlage und 20 MB für eine zusammengefasste Datei als Vorgabe des Unternehmens | Technische Tipps zur Online-Bewerbung (PDF) |
Die Universität des Saarlandes bittet bei Bewerbungen auf ihre Stellen, die Unterlagen in einer einzelnen PDF-Datei zusammenzufassen. Die Datei darf dort höchstens 20 MB groß sein. Als Begründung nennt die Hochschule, dass dies bei vielen E-Mail-Programmen die Obergrenze für den Versand und Empfang eines Anhangs ist. Die Hochschule verweist außerdem auf kostenlose Programme, mit denen sich auch die Größe komprimieren lässt, wenn gescannte Zeugnisse die Datei zu groß machen.
Die MVV nennt in ihren Technischen Tipps zwei Varianten: 10 MB für eine einzelne Anlage und 20 MB für eine zusammengefasste Datei, die im Feld Anschreiben hochgeladen wird. Diese Grenzen gelten nur für das Unternehmen, das sie nennt.
Nach Erfahrung der MVV vergrößern gescannte Zeugnisse die Anlagen erheblich, und das Unternehmen nennt dafür eine Auflösung von 150 dpi.
Ist die Datei zu groß, hilft die Seite PDF-Dateigröße reduzieren, bevor du sie versendest.
Was du vor dem Absenden prüfst
Der Career Service der Frankfurt University hält fest, dass die Bewerbung als PDF gespeichert werden soll, dass man sie korrekturlesen lässt und dass ihre Darstellung auf verschiedenen Geräten getestet wird. Diese drei Punkte gehören damit zur Prüfung vor dem Versand. Die Hochschule knüpft diese Empfehlung an den Fall, dass kein Portal vorhanden ist und keine besonderen Vorgaben bestehen. Lass Anschreiben und Lebenslauf vor dem Zusammenführen von einer zweiten Person gegenlesen.
Der Career Service der TU Chemnitz nennt als Prüfpunkt die Scanqualität. Achte bei gescannten Seiten darauf, dass die Ausrichtung stimmt und der Kontrast gut ist. Dazu kommt das Seitenformat, das die TU mit A4 im Hochformat angibt. Prüfe, ob alle Seiten diesem Format entsprechen. Die TU Chemnitz schlägt außerdem vor, die Anhänge in Gruppen zu ordnen und innerhalb jeder Gruppe das jeweils neueste Dokument zuerst zu setzen. Lebenslauf und Anhänge fasst die TU idealerweise in einem PDF zusammen, das nicht größer als 5 MB ist.
Gehört ein Verzeichnis dazu, regeln Anlagen nach DIN 5008 die Schreibweise der Anlagenzeile im Brief. Lies die Regel nach, bevor du das Verzeichnis übernimmst.
Ergänzend prüfst du Dateiname, Seitenzahl und Lesbarkeit zuletzt in der fertigen Datei, nicht im Ausgangsdokument. Öffne die fertige PDF-Datei, zähle die Seiten, vergleiche den Namen mit der Vorgabe der Stelle und lies die Seiten am Bildschirm durch. Erst wenn alles stimmt, lädst du die Datei hoch oder hängst sie an die E-Mail.
Quellen und Stand
- Bundesagentur für Arbeit: Checkliste Bewerbungsunterlagen (PDF): www.arbeitsagentur.de (geprüft am 2026-10-06)
- Frankfurt University of Applied Sciences, Career Service: Bewerbungsunterlagen: www.frankfurt-university.de (geprüft am 2026-10-06)
- Universität des Saarlandes: Tipps zur Bewerbung: www.uni-saarland.de (geprüft am 2026-10-06)
- TU Chemnitz, Career Service: Weiterleitung deiner Bewerbungsunterlagen: www.tu-chemnitz.de (geprüft am 2026-10-06)
- MVV: Technische Tipps zur Online-Bewerbung (PDF): www.mvv.de (geprüft am 2026-10-06)