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Wie du dich beim Jobwechsel per Mail bei Kollegen verabschiedest

Abschiedsmail schreiben: Zeitpunkt, Inhalt und Ton

Lesezeit ca. 7 Min. · zuletzt aktualisiert: 6. Oktober 2026 · Berufseinstieg im Überblick

Eine Abschiedsmail an Kollegen nennt Dank, letzten Arbeitstag und Kontakt. Hier erfährst du, wann du sie verschickst, wie du Adressen mit BCC schützt, welcher Ton passt und wie ein erfundenes Muster aufgebaut ist.

Wann du die Mail schickst und an wen

Als Vorschlag, nicht als feste Regel, kannst du die Abschiedsmail gegen Ende der letzten Arbeitstage verschicken, nachdem du den Zeitpunkt mit deinen Vorgesetzten abgestimmt hast. Eine Abschiedsmail an Kollegen kann als Vorschlag drei Teile nennen: einen Dank, deinen letzten Arbeitstag und einen Kontaktweg. Halte die Mail kurz und prüfe vor dem Versand, wer im Verteiler steht.

Beim Empfängerkreis lohnt ein genauer Blick. E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten, und der Datenschutzblog der TU Berlin hält fest, dass man sie nicht ohne Zustimmung weitergeben sollte. Bei Mails an mehrere Empfänger empfiehlt der Blog deshalb das Feld BCC oder eine Mailing-Liste. Der Blog spricht hier von einer Empfehlung, nicht von einer Vorschrift, und du kannst den Verteiler mit deinen Vorgesetzten abstimmen.

Laut dem E-Mail-Knigge der Universität Duisburg-Essen bedeutet BCC, dass die Adressen für die Empfänger nicht sichtbar sind. Wenn du also an das gesamte Team schreibst, trägst du die Adressen im Feld BCC ein, statt sie offen im Verteiler stehen zu lassen. Prüfe im Verteiler, ob nur Personen stehen, die du tatsächlich verabschieden willst, und ob jemand fehlt, den du persönlich erreichen möchtest.

Wer vorher noch Fragen zur Mailform hat, findet Orientierung: Die Form einer Mail klärt die Seite DIN 5008 für E-Mails. Wenn du als Werkstudentin oder Werkstudent gearbeitet hast, kannst du zusätzlich die Seite Arbeitszeugnis für Werkstudenten nutzen, weil Abschiedsmail und Zeugnis beide das Ende derselben Stelle betreffen.

Abschiedsmail schreiben: der Ablauf in drei Schritten

Was in die Abschiedsmail gehört

Für den Aufbau einer Abschiedsmail gilt zunächst der allgemeine E-Mail-Aufbau. Der E-Mail-Knigge der Universität Duisburg-Essen nennt dafür eine korrekte Anrede am Anfang, eine Grußformel zum Abschluss und den Namen als Unterschrift. Anrede, Grußformel und Name gehören also zur Mail, auch wenn der Abschied persönlich ist. Eine Betreffzeile kannst du so wählen, dass sie erkennen lässt, worum es geht; die genaue Formulierung bleibt dir überlassen.

Inhaltlich kannst du dich an einem einfachen Aufbau orientieren, den du als Vorschlag übernehmen oder abändern kannst. Beginne mit einem Dank für die Zusammenarbeit, ergänze einen kurzen Rückblick auf gemeinsame Projekte oder Momente, nenne deinen letzten Arbeitstag und schließe mit Kontaktdaten für den Austausch danach. Kontaktdaten gibst du freiwillig an, und private Angaben wie eine Handynummer setzt du sparsam ein. Ob du überhaupt einen privaten Weg nennst, entscheidest du selbst. Prüfe, ob dein Rückblick konkrete gemeinsame Momente nennt, statt nur allgemein zu loben.

Als Rat gilt: Verzichte in der Mail auf eine Abrechnung und auf Details zu deinem neuen Arbeitgeber, solange das nicht abgesprochen ist. Kläre solche Punkte lieber im direkten Gespräch mit deiner Vorgesetzten. Wer die Mail ohne leere Phrasen halten will, findet beim Streichen Hilfe auf der Seite Floskeln vermeiden. Lies deine Mail danach einmal durch und streiche Sätze, die höflich klingen, aber nichts Konkretes sagen.

Ton und Grußformel passend wählen

Bevor du den Ton festlegst, kannst du dir ansehen, wie frühere Verabschiedungen in deinem Team formuliert waren. Du entscheidest, was gut zum Team passt, und berücksichtigst dabei die Firmenkultur. Du kannst herzlich schreiben und trotzdem sachlich bleiben, indem du konkrete gemeinsame Erlebnisse nennst, statt nur pauschal zu loben.

Für informellere Grußformeln nennt die Universität Bamberg in ihrer Netiquette für E-Mails die Formeln Viele Grüße, außerdem Liebe Grüße und Alles Gute. Nach der Grußformel steht laut dieser Netiquette kein Komma. Außerdem ist es unter Kolleginnen und Kollegen unüblich, Grade und Titel zu nennen.

Die Universität Bamberg nennt Smileys im Zusammenhang mit offizieller Geschäftskommunikation, deshalb wägst du sie für eine persönliche Abschiedsmail an gute Kollegen nach eigenem Ermessen ab. Die Universität Duisburg-Essen empfiehlt zudem, Emoticons zu vermeiden. Ob du diese Hinweise übernimmst, entscheidest du selbst.

Für den Abschluss der Mail kannst du prüfen, welche Formel dein Team gewohnt ist. Je nach Team passt statt Viele Grüße auch Mit freundlichen Grüßen. Die Signatur darunter enthält deinen Namen, und laut der Universität Duisburg-Essen ist sie die Visitenkarte der Mail. Ob eine förmlichere Formel zu deinem Abschied passt, entscheidest du mit Blick auf die Beziehung zu den Kollegen.

Abschiedsmail schreiben: Prüfliste mit vier Punkten

Muster: eine Abschiedsmail Schritt für Schritt

Das folgende Muster ist ein erfundenes Beispiel. Namen, Daten und die Firma sind frei erfunden und dienen nur dazu, den Aufbau zu zeigen. Dieses Muster zeigt nur eine Möglichkeit, es ist nicht die einzige Form. Die Schritte lauten:

  1. Betreff wählen, zum Beispiel: Abschied aus dem Projektteam Nord.
  2. Anrede setzen, zum Beispiel: Hallo zusammen,
  3. Dank formulieren, zum Beispiel: Danke für eure Unterstützung bei den Messungen im Frühjahr.
  4. Kurzen Rückblick ergänzen, zum Beispiel: Das Projekt hat mir viel gebracht, besonders die Abstimmungen mit euch.
  5. Letzten Tag und Kontakt nennen, zum Beispiel: Mein letzter Arbeitstag ist der 30. Oktober. Für den Austausch danach erreichst du mich unter meiner privaten Mailadresse, die ich dir im Gespräch gebe.
  6. Gruß und Signatur setzen, zum Beispiel: Viele Grüße und darunter in der nächsten Zeile Lena Beispiel.

Im Muster ist die Anrede in der Du-Form gehalten, weil die Mail an Kolleginnen und Kollegen geht, mit denen du dich duzt. Diese Annahme gehört zum erfundenen Beispiel; in deinem Team entscheidest du selbst. Auch der Betreff lässt sich kürzen oder verlängern, solange er erkennen lässt, worum es geht.

Wenn dein Zeugnis zeitgleich mit dem Abschied ansteht, hilft dir die Seite Arbeitszeugnis verstehen, die Begriffe darin einzuordnen, während du die Mail schreibst. Beide Texte gehören zum Ende deiner Stelle, aber die Mail ist ein persönliches Schreiben an Kollegen.

Ob dein Arbeitsvertrag Angaben zum Ausscheiden enthält, prüfst du im Vertrag selbst. Schreibe den Abschluss der Mail so, dass er zu dem passt, was du mit deiner Vorgesetzten abgestimmt hast.

Quellen und Stand

Soll jemand dein wichtiges Schreiben vor dem Absenden auf Rechtschreibung, Ton und Aufbau prüfen?

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Häufige Fragen zur Abschiedsmail

Welche Angaben gehören zur Abschiedsmail?

Anrede, Grußformel und Name am Ende gehören zur Mail, so der E-Mail-Knigge der Universität Duisburg-Essen. Dank, kurzer Rückblick, letzter Arbeitstag und Kontakt sind dagegen ein Vorschlag, den du übernehmen oder anpassen kannst.

Muss ich bei mehreren Empfängern das Feld BCC nutzen?

Der Datenschutzblog der TU Berlin empfiehlt bei Mails an mehrere Empfänger das Feld BCC oder eine Mailing-Liste. Der Blog spricht dabei von einer Empfehlung, und er bezieht sich auf E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten. Ob dein Arbeitgeber dafür eigene Vorgaben hat, prüfst du in deinen internen Unterlagen.

Was bedeutet BCC in einer Abschiedsmail?

BCC bedeutet, dass die Adressen für die Empfänger nicht sichtbar sind, so die Universität Duisburg-Essen in ihrem E-Mail-Knigge. Für deinen Verteiler heißt das: Die Kollegen sehen die Adressen der anderen Empfänger nicht.

Darf ich Emoticons in einer Abschiedsmail verwenden?

Der E-Mail-Knigge der Universität Duisburg-Essen empfiehlt, Emoticons zu vermeiden. Die Universität Bamberg schreibt, Smileys hätten in der offiziellen Geschäftskommunikation nichts zu suchen. Beide Hinweise beziehen sich auf den dienstlichen Schriftverkehr, für eine persönliche Abschiedsmail entscheidest du nach Team und Ton.

Welche Grußformel passt zu einer informellen Abschiedsmail?

Die Universität Bamberg nennt in ihrer Netiquette für E-Mails Viele Grüße, außerdem Liebe Grüße und Alles Gute als informellere Grußformeln. Nach der Grußformel folgt laut dieser Netiquette kein Komma. Ob diese Formeln zu deinem Team passen, entscheidest du selbst.

Darf ich Titel oder Grade in der Anrede oder im Gruß nennen?

Laut der Netiquette der Universität Bamberg ist es unter Kolleginnen und Kollegen unüblich, Grade und Titel zu nennen. Diese Aussage stammt aus dem universitären Kontext dieser Netiquette für E-Mails, und sie bezieht sich nicht auf andere Arbeitsumgebungen.

Wie finde ich heraus, welcher Ton im Team passt?

Die Hinweise der Universität Bamberg und der Universität Duisburg-Essen beziehen sich auf den dienstlichen Schriftverkehr. Prüfe deshalb frühere Mails aus deinem Team und stimme den Ton mit deinen Vorgesetzten ab.

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