Wie schreibst du eine erste Mail an Professorinnen und Professoren?
Anrede und Betreff: So schreibst du die erste Mail an Lehrende
Eine erste Mail an Professorinnen und Professoren braucht eine Anrede mit Titel, einen konkreten Betreff und einen knappen Text. Hochschulen regeln die Einzelheiten unterschiedlich, deshalb nennt jeder Abschnitt die Hochschule, die eine Regel so vorgibt.
Anrede mit Titel richtig wählen
Die Anrede ist das Erste, was dein Gegenüber liest, und genau hier unterscheiden sich die Vorgaben. Der Duden nennt für die Briefanrede, dass der Professorentitel ausgeschrieben wird. Eine Frau wird als Frau Professor oder Frau Professorin angesprochen, und der Familienname kann zusätzlich genannt werden. Daraus folgt nicht, dass jede Hochschule oder jeder Lehrstuhl dieselbe Anrede in E-Mails erwartet. Deshalb lohnt sich der Blick in die Hinweise der jeweiligen Stelle, bevor du die Anrede festlegst. Eine E-Mail an eine Professorin wirkt vor allem dann sicher, wenn die Anrede zum Ton der Stelle passt und nicht bloß aus einer Vorlage übernommen wird.
Die Abteilung Germanistische Linguistik der Universität Vechta nennt als übliche Anrede Sehr geehrte/r Herr/Frau mit dem Familiennamen. Im Titel stehen dort nur Prof. und Dr., und Professoren erhalten nur diesen Titel, immer zusammen mit Herr oder Frau. Guten Tag und Hallo werden nicht empfohlen. Eine Anrede wie Sehr geehrter Professor ohne Herr gilt dort als im Deutschen nicht üblich, und Anreden wie Universitätsprofessorin seien unangemessen. Im Zweifel bleibst du deshalb bei der schlichten Form mit Herr oder Frau. Diese Hinweise gelten ausdrücklich für diese Abteilung und nicht automatisch für andere Fächer.
Die Hochschule Niederrhein nennt in ihrem Leitfaden für internationale Studierende nur den höchsten Titel und lässt den Vornamen weg. Professor wird dort ausgeschrieben, Dr. abgekürzt, und Dozent gilt nicht als Titel. Als Muster stehen dort Anreden mit Frau Professorin oder Herr Dr., jeweils mit dem Familiennamen. Ein eigenes Beispiel im gleichen Muster lautet etwa Sehr geehrte Frau Professorin Lindner oder Sehr geehrter Herr Dr. Bauer, je nachdem, welcher Titel zutrifft. Dekan, Rektor und Präsident werden ohne Titel und Namen angesprochen. E-Mails gelten dort als weniger formell als Briefe, und ein Prof. fällt in der Anrede nicht negativ auf.
| Hochschule | Hinweis zur Anrede |
|---|---|
| Duden (Sprachratgeber) | Professorentitel in der Briefanrede ausgeschrieben, Frau Professorin möglich |
| Universität Vechta | Sehr geehrte/r Herr/Frau mit Familienname, nur Prof. und Dr., kein Guten Tag und kein Hallo |
| Hochschule Niederrhein | Nur höchster Titel, Vorname nicht, Professor ausgeschrieben |
Der größte Unterschied zwischen Vechta und Niederrhein betrifft Prof. in der Anrede. Vechta führt Prof. als Titel mit auf und verlangt Herr oder Frau mit dem Familiennamen, während Niederrhein Professor ausschreibt und den Vornamen weglässt. Beide Hinweise begrenzen den Titel in der Anrede, Vechta auf Prof. und Dr., Niederrhein auf den höchsten Titel. Wenn du unsicher bist, prüfe im Leitfaden des Fachbereichs, welche Form dort verlangt wird, und kläre offene Punkte mit der betreuenden Person. Eine kurze Sichtung der Webseite des Lehrstuhls hilft außerdem, die Schreibweise des Titels zu erkennen. Ob du siezt oder duzt, klärt die Seite zu Siezen oder Duzen im Hochschulalltag allgemein, hier geht es nur um die erste Mail an eine Professorin.
Betreff und Aufbau der ersten Mail
Der Betreff entscheidet mit darüber, wie deine Mail im Postfach ankommt. Die Universität Kassel empfiehlt einen aussagekräftigen Betreff statt eines Einzelworts wie Frage. Als Beispiel nennt der Leitfaden Frage zur mündlichen Prüfung am ... Die Hochschule Niederrhein beschreibt einen Betreff im Nominalstil, der konkret und kurz ist, und nennt dafür Terminvereinbarung wegen Klausureinsicht. Beide Hinweise setzen also auf einen Betreff, der das Anliegen sofort benennt.
Hier ist ein erfundenes Beispiel, kein Zitat aus einer Quelle: Betreff Frage zum Referat im Seminar Sprachgeschichte. Der Niederrhein-Leitfaden sieht beim ersten Kontakt außerdem eine kurze Vorstellung vor. Du nennst also in ein bis zwei Sätzen, wer du bist, etwa so, erfunden: Ich studiere im dritten Semester Geschichte und besuche das Seminar Sprachgeschichte. Die Schritte danach ordnen den Aufbau:
- Betreff formulieren, mit dem konkreten Anliegen.
- Anrede setzen, mit Titel und Familienname.
- Kurz vorstellen, beim ersten Kontakt.
- Anliegen in wenigen Sätzen nennen.
- Schlussformel setzen.
- Vollen Namen nennen.
- Vor dem Absenden lesen.
Die Reihenfolge ist eine Orientierung und keine Vorgabe jeder Hochschule. Ob eine Stelle eine andere Abfolge erwartet, prüfst du im Leitfaden des Fachbereichs oder fragst die betreuende Person. Ein klarer Betreff hilft außerdem, den übrigen Text kurz zu halten, wie es der Kassel-Leitfaden für den gesamten Text empfiehlt. Bei einer Anfrage zu Terminen hilft das Muster für eine E-Mail ans Prüfungsamt, wenn du einen Aufbau für die Verwaltung suchst. Ob dort weitere Angaben verlangt werden, prüfst du in den offiziellen Unterlagen des Prüfungsamts.
Ton, Anredekomma und Schlussformel
Die Universität Kassel rät, kurz zu fassen und Konjunktiv II oder bitte zu nutzen. Auf Emoticons verzichtet der Leitfaden, und als Schlussformel nennt er Mit freundlichen Grüßen statt LG oder MfG. Der Ton soll also sachlich bleiben, auch wenn du die Mail freundlich formulierst.
Die Hochschule Niederrhein sieht E-Mails als weniger formell als Briefe an. Ein Prof. falle dort nicht negativ auf, wenn du formell beginnst. Dort heißt es, zuerst formell zu schreiben und bei einer informellen Antwort anzupassen. So bleibt dein erster Kontakt auf der sicheren Seite, und du kannst den Ton später an die Antwort anpassen.
Nach der Anrede steht ein Komma, und das erste Wort danach bleibt klein, außer es ist ein Nomen. Beispiel, erfunden: Sehr geehrter Herr Dr. Meier, ich studiere im dritten Semester Geschichte. Wie das Anredepronomen geschrieben wird, behandelt die Großschreibung der Höflichkeitsform, weil dort die Schreibung des Pronomens selbst im Mittelpunkt steht.
Wer die Zeilenabstände und den Briefkopf festlegt, findet Regeln unter E-Mail nach DIN 5008, und für deine erste Mail rücken Anrede und Betreff in den Vordergrund. Den vollen Namen nennt der Kassel-Leitfaden ausdrücklich, deshalb setzt du ihn unter die Schlussformel. Vor dem Absenden lohnt sich außerdem eine Korrektur, denn auch dafür gibt der Leitfaden einen Hinweis.
Nach dem Absenden und zur Sprechstunde
Die Abteilung Germanistische Linguistik der Universität Vechta nennt eine konkrete Regel: Wer nach drei Tagen ohne Antwort ist, kann noch einmal schreiben. Das ist ein Hinweis dieser Abteilung und keine allgemeine Regel für andere Stellen.
Daraus folgt für andere Lehrstühle eine Prüfhandlung: Erfrage dort die Gepflogenheiten, bevor du nachhakst. Die Universität Kassel weist darauf hin, dass die Gepflogenheiten je Universität und Fachbereich verschieden sind. Prüfe deshalb im Leitfaden deines Fachbereichs, ob dort ein Hinweis steht, oder frage die betreuende Person direkt.
Passt dein Anliegen nicht in eine Mail, hilft dir ein Blick auf Sprechstunde bei Lehrenden vorbereiten, das Gespräch mit einer klaren Frage zu planen. Ein Termin eignet sich vor allem dann, wenn mehrere Fragen zusammenkommen, die sich in wenigen Sätzen nicht sauber klären lassen.
Stand ist Oktober 2026. Die Erwartungen einzelner Lehrstühle können abweichen, deshalb gilt die Drei-Tage-Angabe nur als Hinweis der Abteilung Vechta. Wenn du unsicher bist, frage nach, bevor du erneut schreibst.
Quellen und Stand
- Duden Sprachratgeber: Professorinnen und Professoren anschreiben oder anreden: www.duden.de (geprüft am 2026-10-06)
- Universität Kassel (MUMIS): Leitfaden E-Mail-Kommunikation: www.uni-kassel.de (geprüft am 2026-10-06)
- Universität Vechta, Germanistische Linguistik: E-Mail an Lehrende: www.uni-vechta.de (geprüft am 2026-10-06)
- Hochschule Niederrhein (PROFI): E-Mail-Kommunikation für internationale Studierende: www.hs-niederrhein.de (geprüft am 2026-10-06)