So gelingt die Formatierung deiner Abschlussarbeit
Formatierung der Diplomarbeit: Vorgaben, Word und Checkliste
Die Vorgabe deiner eigenen Universität, Fachhochschule oder Schule hat Vorrang. Dieser Ratgeber zeigt anhand belegter österreichischer Beispiele, welche Angaben du zu Schrift, Abständen und Struktur in deiner eigenen Vorlage prüfen kannst.
Grundlagen und institutionelle Richtlinien
Die Vorgaben deiner eigenen Universität, Fachhochschule oder Schule gehen vor. Die belegten Beispiele zeigen, dass es keine bundesweit einheitliche Norm für Schrift, Größe, Zeilenabstand und Ränder gibt. Prüfe deshalb zuerst den Leitfaden, die Prüfungsordnung und die Formatvorlage deiner Institution. Bei einer offenen Frage klärst du den Punkt mit der Betreuung.
Die HLW Hartberg nennt für ihre Diplomarbeit Arial, Calibri und Cambria. Der Haupttext ist dort mit 12 pt vorgesehen, Fußnoten mit 10 pt. Genannt sind außerdem Blocksatz mit Silbentrennung sowie 1,5 Zeilen Abstand; Fußnoten sind üblicherweise einzeilig. Für die Ränder stehen oben 2,5 cm, unten 2 cm, links 3 cm und rechts 2,5 cm im Leitfaden. Bei Überschriften werden höchstens drei Ebenen empfohlen. Für ein Dreier-Team nennt der Leitfaden rund 80 Seiten ohne Anhang als Richtgröße.
Die HAK/HLW Reutte setzt andere Werte: Arial, Calibri oder Times New Roman, 11 pt im Haupttext und 9 pt in Fußnoten. Der Zeilenabstand beträgt dort 1,5-fach. Für alle vier Ränder nennt die Handreichung 2,5 cm. Der individuelle Umfang liegt bei 4.800 bis 6.000 Wörtern je Kandidat/in. Diese Werte sind schulspezifisch.
Auch die genannten Hochschulbeispiele gelten nur in ihrem jeweiligen Fachkontext. Für Diplomarbeiten im Diplomstudium Rechtswissenschaften der Universität Salzburg sind für den Haupttext entweder Times New Roman in 12 pt oder Arial in 11 pt angegeben. Fußnoten sind dort je nach Schriftart mit 10 oder 9 pt vorgesehen; der Haupttext hat 1,5 Zeilen Abstand, Fußnoten sind einzeilig. Links müssen mindestens 2,5 cm Rand bleiben. Als Ziel nennt der Leitfaden etwa 60 bis 80 Seiten.
Am Institut für Unternehmensrecht der Universität Graz stehen für die Diplomarbeit 12 pt und 1,5 Zeilen Abstand. Für Fußnoten nennt der Leitfaden Times New Roman, 10 pt, einfachen Abstand und Blocksatz; der Mindestumfang beträgt 60 Textseiten ohne Inhalts-, Literatur- und Judikaturverzeichnis. Die Katholisch-Theologische Fakultät der Universität Wien nennt dagegen etwa 200.000 Zeichen mit Leerzeichen einschließlich Fußnoten und eine Toleranz von zehn Prozent nach oben oder unten. Für die Reihenfolge der Kapitel prüfst du die Vorlage und bei Bedarf die Anleitung zur Aufbau und Gliederung der Diplomarbeit.
Struktur und formale Elemente
Die institutionelle Vorlage entscheidet, welche Bestandteile deine Arbeit enthält und wie sie gestaltet werden. Prüfe daher Deckblatt, Abstract, Verzeichnisse, Textteil, Literaturverzeichnis, Anhang und Erklärung einzeln gegen diese Vorlage. Ohne eine entsprechende Angabe lässt sich für keinen dieser Teile eine allgemeine Formatregel ableiten.
| Bestandteil | Was du prüfst |
|---|---|
| Deckblatt | Abgleich mit der Vorlage der Institution. |
| Abstract | Sprache, Länge und Platzierung in der Vorlage prüfen. |
| Verzeichnisse | Benötigte Verzeichnisse und ihre Reihenfolge prüfen. |
| Textteil | Beginn der Seitenzählung und Textformat prüfen. |
| Literaturverzeichnis | Zitierweise und Absatzgestaltung prüfen. |
| Anhang | Bedarf, Reihenfolge und Zählung prüfen. |
| Erklärung | Bedarf, Wortlaut und Position prüfen. |
Für das Institut für Unternehmensrecht der Universität Graz ist belegt, dass die erste Seite der Einleitung die Seitenzahl 1 trägt. Die Katholisch-Theologische Fakultät der Universität Wien nennt für Diplom- und Masterarbeiten ein Abstract in deutscher und englischer Sprache mit ein bis zwei Seiten. Diese Angaben gelten jeweils nur in ihrem genannten Kontext.
Römische Ziffern vor dem Textteil und arabische Ziffern ab dem Textteil sind eine mögliche Konvention, keine allgemeine Regel. Entscheidend ist die Vorlage deiner Institution. Prüfe dort auch, ob Tabellen und Grafiken Nummern oder Beschriftungen benötigen und wie sie im Text genannt werden sollen. Für das Literaturverzeichnis prüfst du dort die gewünschte Zitierweise und Absatzgestaltung. Wenn die Vorlage keine klare Antwort gibt, kläre den Punkt mit der Betreuung, bevor du das Dokument endgültig formatierst.
Technische Umsetzung im Textverarbeitungsprogramm
Richte dein Dokument nach der Vorlage deiner Institution ein. Lege dafür Formatvorlagen für Fließtext und die benötigten Überschriften an, sofern dein Textprogramm diese Funktion bietet. Trage Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand und Absatzabstände aus der Vorgabe in diese Vorlagen ein. So musst du gleiche Gestaltungen nicht an jeder Stelle erneut einstellen und kannst Abweichungen leichter finden.
Nutze ein automatisches Inhaltsverzeichnis nur, wenn du mit passenden Überschriftenformaten arbeitest und die institutionelle Vorlage ein Inhaltsverzeichnis vorsieht. Aktualisiere das Verzeichnis nach Änderungen an Überschriften oder Seitenumbrüchen und vergleiche es anschließend mit dem Dokument. Prüfe ebenso, ob ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis verlangt wird.
Für unterschiedliche Seitenzahlen prüfst du zuerst die Vorlage. Wenn sie einen Wechsel zwischen römischen und arabischen Zahlen verlangt, richte die notwendigen Abschnittsumbrüche in deinem Textprogramm ein und kontrolliere die Nummerierung in der PDF-Datei. Wenn keine Vorgabe vorhanden ist, frage die Betreuung, bevor du eine Zählweise festlegst. Kontrolliere danach Seite für Seite Schrift, Ränder, Abstände, Überschriften und Verzeichnisse gegen die geltende Vorlage.
Besonderheiten an berufsbildenden höheren Schulen
Für Diplomarbeiten an HTL und HAK ist die Vorgabe der jeweiligen Schule maßgeblich. Das Quellenpaket belegt konkrete Angaben der HAK/HLW Reutte: Haupttext in 11 pt, Fußnoten in 9 pt, 1,5-facher Zeilenabstand sowie Ränder von jeweils 2,5 cm. Als Schriftarten nennt diese Handreichung Arial, Calibri oder Times New Roman. Der individuelle Textumfang beträgt dort 4.800 bis 6.000 Wörter je Kandidat/in.
Diese Angaben sind keine Regel für alle HTL oder HAK. Prüfe den Leitfaden, die Formatvorlage und den Abgabeweg deiner eigenen Schule. Der Unterschied zur Hochschule liegt hier nicht in einer allgemeinen Formatregel, sondern darin, dass auch dort die Vorgabe der jeweils zuständigen Institution gilt. Wenn Angaben zu Teamanteilen, digitalen Medien, Tabellen oder Abgabeformat fehlen, kläre sie vor der Endfassung mit der Betreuung.
Häufige Stolperfallen und deren Lösung
Ein häufiger Prüfpunkt sind uneinheitliche Überschriften. Vergleiche Schrift, Größe, Abstand und Nummerierung jeder Überschriftenebene mit der institutionellen Vorlage und korrigiere Abweichungen über die vorgesehenen Formatvorlagen.
Prüfe außerdem, ob auf dem Deckblatt eine Seitenzahl stehen soll. Entferne oder ergänze sie nur nach der Vorgabe. Kontrolliere bei jeder Abbildung und Tabelle, ob die Vorlage eine Nummer und Beschriftung verlangt; ergänze fehlende Angaben entsprechend dieser Regel. Für das Literaturverzeichnis prüfst du die Absatzgestaltung. Ein hängender Einzug ist nur dann einzustellen, wenn die institutionelle Vorgabe ihn verlangt.
Kontrolliere zuletzt Seitenumbrüche, Ränder, Schriftgrößen, Zeilenabstände und Verzeichnisse in der erzeugten PDF-Datei. Bei einer unklaren Vorgabe hilft eine Rückfrage bei der Betreuung mehr als eine allgemeine Annahme.
Systematischer Prüfprozess vor der Einreichung
Prüfe die Formatierung erst anhand der gültigen Vorgabe deiner Institution und arbeite dann mit einer klaren Liste. So bleibt sichtbar, welche Punkte du bereits kontrolliert hast und welche du noch klären musst.
- Lies die Vorgabe vollständig und markiere Angaben zu Schrift, Größe, Zeilenabstand, Rändern und Umfang.
- Vergleiche das Deckblatt mit der institutionellen Vorlage.
- Prüfe, ob Abstract, Verzeichnisse, Textteil, Literaturverzeichnis, Anhang und Erklärung in der verlangten Reihenfolge stehen.
- Setze für Überschriften und Fließtext die vorgesehenen Formatvorlagen.
- Kontrolliere die Überschriftenebenen gegen die Vorgabe.
- Aktualisiere Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis, soweit sie in deiner Arbeit vorhanden sind.
- Prüfe Seitenzahlen, Beginn der Zählung und Kopf- oder Fußzeilen anhand der Vorlage.
- Kontrolliere Nummern und Beschriftungen von Abbildungen und Tabellen.
- Vergleiche das Literaturverzeichnis mit der verlangten Zitierweise.
- Erzeuge die PDF-Datei und prüfe sie Seite für Seite auf Umbrüche, Ränder, Überschriften und fehlende Inhalte.
- Prüfe vor der Abgabe, ob das verlangte Dateiformat und der Abgabeweg in den Unterlagen genannt sind.
Bleibt eine Regel unklar, frage die Betreuung. Beim Thema Lektorat der Diplomarbeit kann eine zusätzliche Person einzelne Stellen mit der Vorlage vergleichen; die Verantwortung für die Vorgabe bleibt bei dir. Für die Ausgabe kannst du die Angaben zum Diplomarbeit drucken gegen die Vorlage prüfen. Hinweise zur Formatierung der Bachelorarbeit oder zur Diplomarbeit an HTL und HAK ersetzen keine Vorgabe für diese Arbeit. Auch beim Diplomarbeit schreiben lohnt sich ein letzter Abgleich von Inhalt und formaler Gestaltung.
Quellen und Stand
- HLW Hartberg: Leitfaden für das Verfassen von Diplomarbeiten (September 2017): www.hlw-hartberg.at (geprüft am 2026-09-12)
- HAK/HLW Reutte: Handreichung Diplomarbeit: www.hak-reutte.ac.at (geprüft am 2026-09-12)
- Universität Salzburg, Fachbereich Öffentliches Recht, Völker- und Europarecht: Hinweise zum Anfertigen einer Diplomarbeit: www.plus.ac.at (geprüft am 2026-09-12)
- Universität Graz, Institut für Unternehmensrecht: Leitfaden für Seminar-, Bachelor- und Diplomarbeiten: static.uni-graz.at (geprüft am 2026-09-12)
- Universität Wien, Katholisch-Theologische Fakultät: Formalia der schriftlichen wissenschaftlichen Arbeit: pt-ktf.univie.ac.at (geprüft am 2026-09-12)
Bei „So gelingt die Formatierung deiner Abschlussarbeit“ werden zusätzlich „richtig“, „formatieren“ und „Schritt“ eingeordnet.