Ausschreibungsunterlagen und Angebote prüfen

Wertungskriterien, Leistungsbeschreibung und Fristen abgleichen

Ausschreibungsunterlagen und Angebote brauchen eine klare Struktur: Bei einer strukturierten Wertung werden Angebote den vorgegebenen Kriterien zugeordnet. Sind geforderte Angaben schwer auffindbar, kann dies die Bewertung erschweren. Wer Ausschreibungsunterlagen, Angebote und Anlagen vor der Abgabe lektorieren lässt, kann die Angaben klarer strukturieren. Wer Ausschreibungsunterlagen und Angebote prüfen lässt, will vor allem eines: dass jedes Kriterium schnell auffindbar ist.

Die Gliederung folgt der Ausschreibung

Ein vermeidbarer Fehler ist ein Angebot, das nach der eigenen Logik gegliedert ist statt nach der Wertungsmatrix. Der Prüfende sucht dann zu jedem Kriterium quer durch das Dokument.

Wir vergleichen dein Inhaltsverzeichnis detailliert mit den geforderten Punkten der Ausschreibung und weisen auf Anforderungen hin, für die sich keine klare Zuordnung ergibt. Wenn du uns zusätzlich die Vergabeunterlagen einreichst, können wir diesen Abgleich in den Auftrag einbeziehen.

Eindeutigkeit statt Eleganz

Mehrdeutige Formulierungen in deinen Ausschreibungsunterlagen und Angeboten können zu Auslegungsspielräumen führen. Begriffe wie „in der Regel“, „zeitnah“, „nach Abstimmung“ oder „im üblichen Umfang“ können später Rückfragen auslösen. Wir identifizieren solche unklaren Wendungen und empfehlen konkretere Alternativen, ohne dabei deine vertraglichen Verpflichtungen zu erweitern.

Ebenso prüfen wir die Trennung zwischen fest zugesagten Leistungen und optionalen Positionen. Steht beides im selben Absatz, sollte klar erkennbar sein, was Bestandteil des Angebots ist.

Textbausteine aus vergangenen Vorgängen tauchen immer wieder auf. Sie verkürzen zwar die Arbeitszeit, können jedoch alte Kundennamen, ungültige Zertifikate oder abgelaufene Referenzen enthalten. Wir gleichen genannte Namen, Nachweise und Jahreszahlen mit deinen Daten ab und weisen auf Unstimmigkeiten hin.

Mengen, Fristen und Preise über alle Anlagen hinweg

Angebote und Ausschreibungsunterlagen können aus Hauptdokument, Preisblatt, Referenzblättern und Anlagen bestehen. Wurde eine Position nachträglich geändert, können Angaben im Text und im Preisblatt voneinander abweichen.

Zwischen den Dokumentteilen gleichen wir Mengenangaben, Ausführungsfristen und Positionsnummern ab und weisen auf unterschiedliche Werte mit genauer Fundstelle hin. Preisberechnungen führen wir nicht durch und Kalkulationen bewerten wir ebenfalls nicht.

Schutz der Vertraulichkeit bei Vergabeunterlagen

Angebotsunterlagen können Kalkulationen und Referenzen enthalten, die vertraulich zu behandeln sind. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt; hochgeladene Dokumente werden nach der Datenschutzerklärung spätestens sieben Tage nach dem Upload automatisch gelöscht.

Auf Wunsch unterzeichnen wir deine Vertraulichkeitsvereinbarung vor der Übermittlung. Bitte stimme den Ablauf vorab mit uns ab.

Wenn du einzelne Passagen nicht herausgeben möchtest, etwa Einheitspreise, kannst du diese vor der Übermittlung schwärzen. Je nach Prüfauftrag kann die Struktur für den Abgleich von Positionsnummern und Mengen ausreichen; die konkreten Beträge benötigen wir dafür nicht immer.

Unsere Konditionen und die Terminplanung

Über das kostenlose Geschäftskonto kostet das Korrektorat ab 1,90 €, das Lektorat ab 4,90 € pro Normseite mit 1.800 Zeichen. Ein Angebot mit 30 Normseiten liegt beim Lektorat bei rund 147 Euro, in der 24-Stunden-Stufe bei rund 267 Euro.

Besteht dein Angebot aus vielen zusätzlichen Dokumenten, sprechen wir zuerst darüber, welche Abschnitte tatsächlich bearbeitet werden und welche nur begleitend verglichen werden. Vordrucke der zuständigen Stelle etwa bearbeiten wir nicht inhaltlich, sondern kontrollieren lediglich deren korrektes Ausfüllen.

Für Vergabeverfahren gelten die jeweils bekannt gemachten Abgabefristen. Nenne uns Tag und Uhrzeit, damit wir vor dem Start prüfen können, ob die Bearbeitung im verfügbaren Zeitfenster möglich ist. Für Bestellungen über ein Geschäftskonto ab 100 Seiten beginnt die Rabattstaffel. Mehr dazu: B2B-Konditionen, Förderanträge und Whitepaper und Studien.