Ausschreibungsunterlagen und Angebote vor der Abgabe prüfen

Wertungskriterien, Leistungsbeschreibung und Fristen abgleichen

Angebote werden nicht gelesen, sie werden gewertet. Wer prüft, arbeitet eine Matrix ab und sucht zu jedem Kriterium die passende Stelle. Findet er sie nicht schnell, kostet das Punkte, unabhängig von der Qualität der Leistung. Genau hier setzt ein Lektorat für Vergabeunterlagen an.

Die Gliederung folgt der Ausschreibung

Der häufigste vermeidbare Fehler ist ein Angebot, das nach der eigenen Logik gegliedert ist statt nach der Wertungsmatrix. Der Prüfende sucht dann zu jedem Kriterium quer durch das Dokument.

Wir gleichen Ihre Gliederung gegen die Kriterien der Ausschreibung ab und melden jedes Kriterium, zu dem sich keine eindeutige Stelle finden lässt. Schicken Sie uns die Vergabeunterlagen mit, ist dieser Abgleich Teil des Auftrags.

Eindeutigkeit vor Eleganz

In Angebotstexten ist jede Mehrdeutigkeit ein Risiko: „in der Regel“, „zeitnah“, „nach Abstimmung“ und „im üblichen Umfang“ sind später Streitpunkte. Wir melden solche Formulierungen und schlagen präzisere Varianten vor, ohne Ihre Zusagen auszuweiten.

Ebenso prüfen wir die Trennung zwischen fest zugesagten Leistungen und optionalen Positionen. Wo beides im selben Absatz steht, entsteht regelmäßig Streit darüber, was Bestandteil des Angebots war.

Ein zweiter wiederkehrender Punkt sind Textbausteine aus früheren Verfahren. Sie sparen Zeit, tragen aber häufig noch den Namen eines anderen Auftraggebers, eine veraltete Zertifizierung oder eine Referenz, die inzwischen abgelaufen ist. Wir gleichen alle genannten Namen, Nachweise und Jahreszahlen gegen Ihre Angaben ab und melden, was nicht zusammenpasst.

Mengen, Fristen und Preise über alle Anlagen hinweg

Angebote bestehen aus Hauptdokument, Preisblatt, Referenzblättern und Anlagen. Die Zahl im Text stimmt oft nicht mit der im Preisblatt überein, weil eine Position nachträglich geändert wurde.

Wir gleichen Mengenangaben, Ausführungsfristen und Positionsnummern zwischen allen Teilen ab und melden jede Abweichung mit Fundstelle. Preise rechnen wir nicht nach und Kalkulationen prüfen wir nicht: Wir melden, wo dieselbe Position unterschiedliche Werte trägt.

Vertraulichkeit bei Vergabeunterlagen

Angebotsunterlagen enthalten Kalkulationen und Referenzen, die nicht nach außen gehören. Alle Bearbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, die Übertragung läuft verschlüsselt, und Dateien werden nach Abschluss gelöscht.

Auf Wunsch unterzeichnen wir Ihre Vertraulichkeitsvereinbarung vor der Übermittlung. Das ist bei Vergabeverfahren der Normalfall und verzögert den Start nicht.

Wenn Sie einzelne Passagen nicht herausgeben möchten, etwa Einheitspreise, können Sie diese vor der Übermittlung schwärzen. Für den Abgleich der Positionsnummern und Mengen reicht die Struktur, die konkreten Beträge brauchen wir dafür nicht.

Konditionen und Terminplanung

Über das kostenlose Geschäftskonto kostet das Korrektorat ab 1,90 €, das Lektorat ab 4,90 € pro Normseite mit 1.800 Zeichen. Ein Angebot mit 30 Normseiten liegt beim Lektorat bei rund 147 Euro, in der 24-Stunden-Stufe bei rund 267 Euro.

Enthält das Angebot umfangreiche Anlagen, klären wir vorab, welche Teile in die Bearbeitung gehen und welche nur zum Abgleich mitlaufen. Formblätter der Vergabestelle etwa werden nicht lektoriert, sie werden ausgefüllt geprüft.

Weil Abgabefristen in Vergabeverfahren hart sind, planen wir rückwärts: Nennen Sie uns Frist und Uhrzeit, wir bestätigen die Machbarkeit vor Auftragsstart. Für Häuser mit mehreren Verfahren pro Jahr greift die Staffel ab 100 Seiten. Weiterführend: B2B-Konditionen, Förderanträge und Whitepaper und Studien.